Cuántos pases dar por invitación de boda

Qué son los pases y cómo se cuentan

Un pase es un lugar reservado a nombre de una persona o de una familia, y una invitación con cuatro pases permite asistir a cuatro personas, ni una más. Es la palabra que se usa en México para decir cuántos asientos incluye cada invitación.

Cada pase equivale a un asiento en el banquete, así que conviene contarlos por persona y no por familia. Una familia de seis no ocupa lo mismo que una pareja, aunque las dos reciban una sola invitación en la mano.

Hay dos maneras de dejarlo claro. La primera es escribir el número de lugares (“Hemos reservado 4 lugares para ustedes”). La segunda es escribir los nombres de quienes están invitados. La segunda es más precisa y evita malentendidos, aunque te obliga a saber cómo se llama cada acompañante.

Parte del tope de tu salón, no de tu lista ideal

El total de pases que puedes repartir es el número de lugares del salón menos un margen para imprevistos. Si el salón tiene lugar para 150 personas sentadas y reservas 10 de margen, tienes 140 pases para repartir.

Antes de sumar familias, pregunta al salón o al catering, por escrito, cuántas personas caben sentadas en el banquete (no solo de pie) y hasta qué fecha puedes cambiar el número definitivo. Ese tope manda, porque el costo del banquete casi siempre se calcula por persona.

El margen sale de ese tope y no se suma a él. Sirve para quien se agrega al final, para proveedores que comen en el banquete si así lo acordaste, y para ese familiar que no estaba en la lista pero que no puedes dejar fuera. Diez lugares en un salón de 150 es un punto de partida razonable; ajústalo a lo que te diga tu salón.

• Lugares del salón: los asientos del banquete, confirmados con el salón.
• Margen: los lugares que dejas sin asignar.
• Pases totales: lugares del salón menos margen.
• Reparto: los pases totales entre tu familia, la de tu pareja y los amigos.

Una forma de empezar es dividir los pases en tres partes: la familia de uno, la del otro y los amigos. No tiene que ser exacto, pero obliga a conversar pronto si un lado ocupa mucho más lugar que el otro. Si todavía no tienes los nombres, empieza por armar la lista de invitados.

Asigna los pases por familia, no por persona suelta

Lo más práctico es armar la lista por grupo (una familia, una pareja, un grupo de amigos) y anotar cuántos adultos y cuántos niños lleva cada uno. La suma de esos números es lo que de verdad ocupas en el salón.

En MyWedding Planner la lista de invitados se arma por grupo, con categorías como familia o amigos y una edad por persona (adulto o niño). Es el mismo orden que sigue la tabla de esta página.

Para decidir cuántos pases le tocan a cada grupo, hazte tres preguntas:

1. ¿Esta persona vendría sin su pareja o sin su acompañante? Si no, el acompañante entra en su pase.
2. ¿Los hijos son pequeños o ya son adultos? Un hijo adulto con pareja suele merecer su propia invitación.
3. ¿A qué momentos de la boda conviene que venga cada quien? No todos tienen que estar en la ceremonia, el cóctel y la cena.

La última pregunta importa porque el aforo de la ceremonia y el del banquete no siempre son iguales. En la app puedes marcar a qué momentos clave (ceremonia, cóctel, cena, día siguiente) está convocada cada persona. Para el tope del salón cuentan los pases del banquete.

Un ejemplo con números: salón de 40 lugares

Con un salón de 40 lugares y un margen de 4, quedan 36 pases por repartir, y en el ejemplo de la tabla se reparten todos. Los nombres son ficticios; lo que importa es la cuenta.

La fórmula es: lugares del salón (40) menos margen (4) igual a pases totales (36). Luego sumas, por grupo, adultos más niños, y verificas que el total de la columna “Pases dados” no pase de 36.

La columna “Confirmados” se llena con las respuestas que vas recibiendo. En el ejemplo ya confirmaron 31 de 36, así que faltan 5 respuestas y el margen de 4 sigue intacto.

Cómo escribir los pases en la invitación

Lo mejor es que la invitación diga el número de lugares y, si puedes, los nombres, con una frase cálida y sin tono de cuota. Estas son fórmulas que funcionan, para que elijas la que vaya con el tono de tu boda:

• Con número: “Hemos reservado 3 lugares para ustedes.”
• Con nombres: “Familia García Ríos: Ana, Luis y Mateo.”
• Individual: “Tu lugar está reservado.”
• Pareja o acompañante: “Te esperamos a ti y a tu acompañante.”
• Solo adultos: “Para que todos disfruten la noche, esta celebración es solo para adultos.”

Si escribes solo el número, quienes reciben la invitación a veces suman a alguien que no contabas. Si escribes los nombres, cada quien sabe de inmediato quién está invitado. Para un grupo grande (una familia con muchos primos, por ejemplo) los nombres te ahorran llamadas.

Cuida el tono en la frase de los niños. Decirlo una sola vez, con claridad y con amabilidad, funciona mejor que ponerlo en tres lugares distintos de la invitación.

Qué hacer con quien pide más pases

Cuando alguien pide un pase más, lo más sencillo es responder con el mismo criterio que usaste para todos, no caso por caso. Tener un criterio escrito (por ejemplo, “solo parejas estables y familiares directos”) te protege de sentir que cedes por presión.

Puedes responder con algo así: “Nos encantaría, pero el salón tiene un tope y ya repartimos todos los lugares. Te agradecemos mucho que lo entiendas.” Es breve, no culpa a nadie y no deja la puerta a una negociación.

Si decides ceder, hazlo con el margen y no con los pases ya repartidos. Si el margen ya se terminó, la respuesta honesta es esperar a las confirmaciones: quienes avisan que no vienen liberan lugares, y puedes decidir con números reales. Revisa el presupuesto antes de aceptar, porque cada persona extra se suma al costo del banquete.

Contar confirmaciones contra pases dados

Para saber dónde estás, compara cada semana los pases dados con las personas que ya confirmaron y con las que siguen pendientes. Si los pases dados son 36 y han confirmado 31, quedan 5 por resolver, y esa es la cifra que llevas a tus llamadas.

En el sitio web de la boda, una vez publicado, los invitados responden por persona o por grupo y eligen su comida. Sus respuestas llenan la lista de invitados, las comidas y la distribución de mesas. La publicación del sitio se incluye en el pago único, y puedes prepararlo en la prueba gratuita antes de publicarlo.

Si alguien te contesta por teléfono o por mensaje, tú anotas su respuesta en la lista. La app te muestra quién no ha respondido, pero eres tú quien le escribe de nuevo: no envía recordatorios por su cuenta. Más detalle en la confirmación en línea.

Fija una fecha límite para confirmar, unas semanas antes del cierre que te pide el salón, e indícala en la invitación. Después de esa fecha, los pases sin respuesta se consideran liberados y los puedes reasignar con tranquilidad.

Pases y distribución de mesas

Los pases confirmados son el punto de partida de la distribución de mesas: cada persona confirmada es un asiento por ocupar. Conviene esperar a tener la mayoría de las respuestas antes de sentar a nadie, para no mover mesas varias veces.

En la app, el plan de mesas se arma arrastrando a los invitados a su asiento y cada persona muestra si asiste, no asiste o está pendiente. Eso te deja ver en la misma pantalla quién falta por responder mientras repartes las mesas.

Deja siempre una o dos mesas con asientos libres hasta el último momento. Son tu margen físico: ahí caben los pases de último minuto y los cambios, sin deshacer el resto del acomodo. Si tu pareja tiene una lista de padrinos con lugar especial, resuélvelo antes de repartir el resto; aquí tienes una guía sobre los padrinos.