Plantilla de presupuesto de boda para wedding planners

Qué lleva la plantilla de presupuesto de una wedding planner

La plantilla de presupuesto de boda de una wedding planner lleva una fila por partida y cinco datos en cada una: proveedor, cotizado, pagado, por pagar y próximo vencimiento.

Tú no llevas una sola boda con una lista de gastos y un total: llevas varias bodas, cada una con sus proveedores, y necesitas ver de un vistazo qué ya se comprometió, qué ya se pagó y qué pago viene. Por eso la plantilla gira alrededor de tres columnas de dinero que no se mezclan y de una columna de fechas.

• Partida: el concepto de gasto de la boda (lugar, banquete, fotografía…), con el mismo nombre en todas tus bodas.
• Proveedor: quién presta ese servicio en esta boda.
• Cotizado, pagado y por pagar: tres columnas separadas, que se explican más abajo.
• Próximo vencimiento: la fecha del siguiente pago de esa partida.
• Quién da seguimiento: tú o los novios, para que ninguna fila quede sin dueño.

La tabla completa, con ocho partidas genéricas, está al final de la página en texto simple. Es una estructura de trabajo que viene de la práctica del oficio, no una norma: adáptala a las partidas que tú manejas.

Arrancar cada boda con tus propias partidas

Lo que hace útil una plantilla es que no empiezas de cero: cada boda nueva parte de tus partidas habituales, y solo ajustas lo que cambia.

Si hoy copias el Excel de la última boda y borras los datos a mano, tarde o temprano se te queda un proveedor o un monto de otra pareja. Una alternativa más limpia es guardar una versión en blanco con tus partidas y duplicarla al cerrar a cada pareja. Quita las partidas que no aplican, agrega las propias de esa boda (un traslado, una ceremonia religiosa, un brunch al día siguiente) y listo.

En MyWedding Pro, un nuevo proyecto de boda se crea con los nombres de la pareja y parte de tus plantillas: tus tareas, con sus fechas calculadas a partir de la fecha de la boda, y tus partidas de presupuesto. Así cada boda arranca con tu estructura ya puesta.

Cotizado, pagado y por pagar: tres columnas que no se mezclan

Cotizado es lo que el proveedor propuso y la pareja aceptó, pagado es lo que ya salió y por pagar es la diferencia entre ambos.

Un error que conviene evitar es llevar una sola columna de “costo” que a veces significa lo cotizado y a veces lo pagado. Cuando eso pasa, el total no dice nada: no sabes si la pareja ya gastó esa cantidad o solo se comprometió a gastarla. Con tres columnas, cada número responde una pregunta distinta.

• Cotizado: el compromiso. Anota la versión que la pareja aceptó, no la primera propuesta que llegó.
• Pagado: lo que ya se abonó al proveedor, sea anticipo o liquidación.
• Por pagar: lo cotizado menos lo pagado. En tu hoja, usa una fórmula de resta para que no tengas que escribirla a mano.

En MyWedding Pro, el presupuesto de cada boda se lleva por partida con la cotización (lo comprometido), lo pagado y lo que queda por pagar por categoría.

El calendario de pagos a proveedores

El calendario de pagos es la lista de todos los vencimientos de la boda ordenados por fecha, y te dice qué semana va a ser pesada para los novios.

Cada partida tiene su próximo vencimiento, pero lo que te interesa es verlos juntos. Si el banquete, la música y el mobiliario piden su pago final en la misma quincena, conviene avisar a la pareja con tiempo. Ordena la hoja por la columna de vencimiento y revisa los que vienen primero; esa pasada corta vale más que mirar el total.

Al anotar un vencimiento, escribe también qué lo dispara: “anticipo al firmar” o “liquidación antes del evento” se vuelven fechas distintas según cuándo se firme. Las condiciones de cada pago las fija el contrato de cada proveedor; ante cualquier duda sobre lo que dice, consulta a un profesional del derecho. Para el detalle de cómo ordenar los pagos, tienes el seguimiento a proveedores.

En MyWedding Pro, el presupuesto incluye una cronología de pagos con sus fechas de vencimiento. Cada proveedor del proyecto tiene además su ficha, con su estado (contactado, cotización recibida, validado o rechazado) y sus documentos adjuntos; si quieres armar esa base, revisa el directorio de proveedores.

Compartir el presupuesto con los novios sin escribirlo dos veces

La forma más sencilla de evitar escribir todo dos veces es que los novios vean el mismo presupuesto que tú, en lugar de recibir una copia cada vez que algo cambia.

Con un Excel por boda, el ciclo se repite: cambia una cotización, actualizas la hoja, la envías, la pareja responde con dudas sobre una versión anterior. Cada copia es una oportunidad de que dos personas hablen de números distintos.

En MyWedding Pro, los novios ven todo el proyecto de su boda (invitados y respuestas, presupuesto, distribución de mesas, itinerario y proveedores) y pueden completarlo. No ven las otras bodas, ni tus plantillas, ni tu suscripción. Llevas una lista de tus bodas sin límite de número, y cada una es un proyecto aparte.

Si todavía llevas el control de varias bodas en hojas sueltas, el control de eventos en Excel explica cómo tener una fila por boda para saber cuál necesita atención hoy.

El punto de presupuesto en cada reunión de seguimiento

Dedicar unos minutos fijos de cada reunión de seguimiento al presupuesto evita que las sorpresas lleguen de golpe cerca de la fecha.

No hace falta repasar todas las partidas. Una revisión corta, con un orden fijo, es suficiente y se vuelve costumbre para la pareja.

1. Revisa los próximos vencimientos y confirma que la pareja sabe que vienen.
2. Mira qué partidas cambiaron de cotización desde la última reunión y actualiza la columna de cotizado.
3. Registra los pagos hechos desde la última vez, para que por pagar quede al día.
4. Identifica las partidas que siguen por cotizar y fija una fecha para decidirlas.
5. Anota quién da seguimiento a cada tarea pendiente, tú o los novios.

Si en la misma reunión revisas las tareas del evento, el check list pre evento te sirve de guion para lo que falta cerrar con cada proveedor, y la planeación de bodas da el panorama de cómo ordenar el resto del trabajo.