Fiche prestataire de mariage : le modèle à remplir, du premier contact au jour J

Que mettre dans une fiche prestataire de mariage ?

Une fiche par prestataire, avec onze informations : le nom, la catégorie, le contact principal, le contact du jour J, le statut, la date du devis, sa validité, le montant prévu, les échéances, les documents et les notes. Rien de plus, rien de moins : chaque champ répond à une question que tu te poseras vraiment, soit pendant la recherche, soit la veille du mariage.

Le but n'est pas de faire un beau tableau. C'est de ne plus jamais chercher « qui m'a envoyé ce devis, et quand ? » dans trois boîtes mail, un fil de messages et un carnet de notes. Quand les échanges avec une dizaine de prestataires se mélangent, une fiche unique par personne remet tout au même endroit.

Dans l'appli, chaque prestataire a sa fiche, avec un statut (contacté, devis reçu, validé, refusé) et des documents joints. Ce carnet est personnel : ce n'est pas un annuaire et il ne met en relation avec personne, il garde seulement ce que tu y écris. Le modèle ci-dessous marche aussi bien sur papier ou dans un tableur, il suffit de recopier les colonnes.

Les champs de la fiche et à quoi ils servent

Chaque champ de la fiche existe pour une raison précise, et le tableau ci-dessous les donne un par un, avec un exemple et leur utilité. Les exemples sont volontairement sans chiffre : les montants dépendent de ta région, de ta date et de ton budget.

Deux champs méritent une explication. Le contact du jour J n'est pas toujours le contact principal : le commercial qui t'a fait le devis ne sera pas sur place, alors que le chef d'équipe ou l'assistant, si. Note son prénom et son numéro direct dès la signature. La validité du devis évite de découvrir au moment de signer que le tarif n'était plus tenu depuis un mois.

Quels statuts donner à un prestataire ?

Quatre statuts suffisent : contacté, devis reçu, validé, refusé. Plus il y en a, moins on les met à jour, et un statut faux est pire que pas de statut du tout.

• Contacté : tu as écrit ou appelé, tu attends une réponse. Note la date du message dans la colonne « Prochaine action » de ton tableau de synthèse sur papier ou tableur (voir plus bas) et décide d'avance quand tu relanceras (par exemple une semaine plus tard).
• Devis reçu : tu as un document en main. Renseigne la date du devis et sa validité, joins le fichier, et mets une date limite pour répondre. C'est le statut où l'on perd le plus de temps, parce qu'on oublie qu'il y a une échéance.
• Validé : le devis est signé, éventuellement un acompte est versé. Passe à ce statut seulement quand c'est signé, pas quand « c'est presque décidé ».
• Refusé : le prestataire n'est pas retenu, ou il n'est pas disponible à ta date. Garde la fiche : si le prestataire validé se désiste, tu sais déjà à qui revenir.

Tu changes le statut toi-même, au moment où l'information arrive : il dit ce que tu sais, pas ce que tu supposes.

Où ranger devis, contrats et factures ?

Range chaque document dans la fiche du prestataire concerné, pas dans un dossier « mariage » où tout se mélange. Un devis, le contrat signé, la facture d'acompte et la facture finale d'un même traiteur doivent s'ouvrir depuis le même endroit.

Dans l'appli, la fiche accepte des documents joints, et les paiements du budget acceptent eux aussi des pièces jointes. Garde le devis daté tel que tu l'as reçu : en cas de désaccord sur ce qui était inclus, c'est lui qui fait foi, pas ton souvenir d'un appel.

Nomme les fichiers de façon à les retrouver sans les ouvrir : catégorie, nom du prestataire, nature du document, date (par exemple « traiteur, devis, 12 mars »). Et conserve les mails d'accord quand un détail a été confirmé par écrit, comme une heure d'arrivée ou une option ajoutée.

Comment relier la fiche prestataire au budget ?

La fiche dit où en est le dossier, le budget dit où en est l'argent, et les deux se répondent poste par poste : quand tu valides un prestataire, un poste est créé au budget avec le montant prévu, et l'engagé suit les paiements que tu enregistres.

Le budget de l'appli suit trois chiffres par poste : le prévu, l'engagé et le reste à dépenser. Les paiements s'y enregistrent avec leurs échéances et des pièces jointes. Concrètement : tu notes un montant prévu pour le poste « photographe » dès le départ. Quand le devis est validé, tu inscris le montant signé et les échéances de paiement, et tu vois ce qu'il reste sur ce poste.

Pour la construction du budget lui-même, poste par poste, le guide budget de mariage détaille la méthode. Ici, retiens seulement la règle de passage : un devis reçu n'engage rien, seul un devis signé engage une dépense.

Quels contacts confier à un proche le jour J ?

Le jour J, confie à un proche une seule feuille avec, pour chaque prestataire, le prénom de la personne sur place, son numéro direct, son heure d'arrivée et ce qu'elle doit livrer. Toi, tu n'as pas à décrocher : ce proche devient le point d'appel.

Pourquoi une feuille à part ? Parce que le numéro commercial du devis ne sert à rien à 18 h le samedi. Le contact du jour J est celui du terrain, et il faut l'avoir noté avant, pas le chercher dans une conversation.

• le lieu : la personne qui ouvre les portes et connaît les accès de livraison ;
• le traiteur : le chef d'équipe ou le responsable de salle ;
• le photographe et, s'il y en a un, le vidéaste ;
• la musique : le DJ ou le chef du groupe ;
• le fleuriste, le gâteau, le transport, selon ce que tu as réservé ;
• les deux proches qui s'occupent de la coordination, avec leur numéro.

Si tu organises à plusieurs, tu peux inviter un ou plusieurs co-organisateurs : ils reçoivent un e-mail d'invitation et ne sont pas des invités du mariage. Pour répartir les rôles du jour, l'appli propose aussi des fiches de mission pour les proches qui aident, et le guide qui fait quoi le jour du mariage montre comment les distribuer. Imprime la feuille de contacts en deux exemplaires, ne compte pas sur un téléphone déchargé.

Les erreurs fréquentes avec un carnet de prestataires

L'erreur la plus courante est le contact qui n'existe que dans un téléphone : un numéro enregistré sous un prénom, sans nom d'entreprise, que personne d'autre ne peut retrouver. Écris le contact dans la fiche, avec le nom de l'entreprise.

• Un devis non daté, donc impossible de savoir s'il est encore valable. Date et validité sont les deux premières lignes à remplir.
• Un statut jamais mis à jour : un prestataire resté « contacté » trois mois après la signature t'empêchera de faire confiance au carnet.
• Un seul contact par prestataire, alors que celui du jour J est souvent une autre personne.
• Des documents éparpillés entre mail, messagerie et dossier papier : rassemble-les dans la fiche dès réception.
• Aucune échéance notée : un acompte oublié peut remettre ta date en jeu. Chaque échéance a sa date dans la fiche.
• Un carnet que toi seul comprends : si un proche doit appeler à ta place, la fiche doit se lire sans toi.

Pour le calendrier de réservation, c'est-à-dire savoir qui contacter en premier, quand réserver ses prestataires donne l'ordre et les délais.

Le tableau de synthèse pour garder une vue d'ensemble

En plus des fiches, un tableau de synthèse d'une ligne par prestataire donne la vue d'ensemble en trente secondes. Cinq colonnes suffisent : Prestataire, Catégorie, Statut, Prochaine action, Date.

Remplis-le une ligne par fiche : « Prestataire » reprend le nom, « Statut » l'un des quatre statuts, « Prochaine action » une phrase courte et concrète (relancer, répondre au devis, verser l'acompte), « Date » le jour où cette action doit être faite. Trie ensuite par date : ce qui est en haut est ce que tu fais cette semaine.

Ce tableau n'est qu'un reflet des fiches. Recopie-le à la main chaque semaine, pendant le point de dix minutes, plutôt que de l'entretenir au fil de l'eau.