Conferma di presenza al matrimonio: come chiederla e come raccoglierla

La risposta breve

Una conferma di presenza che funziona ha una data limite precedente a quella che ti chiedono la location o il catering, un unico canale per rispondere e un elenco di domande identico per ogni invitato.

Il resto è organizzazione. Se sulla partecipazione indichi più modi diversi di rispondere (telefono, messaggio, biglietto, passaparola), finirai per ricopiare le risposte da più posti e per dubitare di ogni numero. Se invece scegli un posto solo e tutti ricevono le stesse domande, le risposte arrivano già confrontabili.

• Data limite: la ricavi dal contratto del catering, non dal calendario dei buoni propositi.
• Un solo posto: il link o il QR stampato sulla partecipazione. Il telefono resta per chi non usa lo smartphone.
• Le stesse domande: presenza, persone del nucleo, momenti, menu, allergie. Sempre in quest'ordine.

Dove chiedere la conferma: partecipazione, sito, messaggio

Il posto migliore per chiedere la conferma è quello che l'invitato ha già in mano quando legge la partecipazione: una riga con la data limite e un link, oppure un QR da inquadrare.

Sulla carta stampata scrivi la data limite per esteso (per esempio «ti chiediamo di rispondere entro il 15 aprile») e, sotto, l'indirizzo o il QR. Una partecipazione che dice solo «gradita conferma» lascia a ciascuno la libertà di rispondere quando gli pare, cioè mai.

Sul sito del matrimonio l'invitato cerca il suo nome e risponde. Con MyWedding Planner le risposte online arrivano dal mini-sito una volta pubblicato, per singola persona o per nucleo, con la scelta del menu. Si riempiono da sole la lista degli invitati, i menu e la disposizione dei tavoli. La pubblicazione del mini-sito è inclusa nel pagamento unico: puoi prepararlo nella prova senza carta di credito, ma per farlo rispondere agli invitati va pubblicato.

L'app non scrive agli invitati: non manda email, SMS né messaggi di nessun tipo. Il link lo condividi tu, con un messaggio, sulla partecipazione o con il QR. C'è un adesivo QR da stampare che porta al mini-sito: lo puoi attaccare al biglietto o alla busta.

Cosa chiedere oltre al sì o al no

Oltre alla presenza servono sempre cinque informazioni: chi risponde, quante persone del nucleo vengono, a quali momenti partecipano, cosa mangiano e se hanno allergie o intolleranze.

Sono le domande a cui dovrai comunque rispondere tu, a un certo punto, al catering e alla location. Chiederle subito, tutte insieme, ti evita il secondo giro di messaggi («ma tuo marito mangia carne?») che è quello che fa perdere più tempo.

Nella tabella qui sotto trovi le domande, il motivo per cui servono e un esempio di risposta. Sul mini-sito pubblicato le risposte arrivano per persona o per nucleo familiare, con la scelta del menu, e riempiono la lista invitati, i menu e la disposizione dei tavoli.

Entro quando confermare: la data limite si ricava dal catering

La data limite delle conferme va fissata partendo dal giorno entro cui il catering o la location vogliono il numero definitivo dei coperti, e anticipandola di alcune settimane.

Il passaggio concreto è uno solo: apri il contratto o scrivi al referente e chiedi «entro quale data ti serve il numero definitivo, e fino a quando posso ancora modificarlo?». Ogni location ha le sue regole, quindi vale la risposta che hai per iscritto, non un numero trovato online.

Dalla data del catering torna indietro. Lascia un margine per i ritardatari e per i solleciti (due o tre settimane sono un ordine di grandezza ragionevole, adattalo ai tuoi invitati), e quel giorno diventa la data da scrivere sulla partecipazione. Chi risponde dopo la scadenza non è un problema se il margine c'era; lo è se la data limite coincideva con quella del catering.

Per persona o per nucleo familiare

Per le famiglie conviene una risposta per nucleo, con il dettaglio persona per persona dentro; per gli amici e le coppie di invitati singoli è più chiara una risposta a testa.

Il rischio della risposta per nucleo è che qualcuno scriva «veniamo» senza dire in quanti, o che i bambini non vengano contati. Il rischio della risposta singola è che due genitori rispondano in momenti diversi e le risposte non combacino. Nell'app la lista degli invitati è organizzata per nucleo, con le categorie (famiglia, amici) e la fascia d'età (adulto, bambino), quindi sai già da quante persone è fatto ogni gruppo prima di chiedere conferma.

Se inviti persone solo a una parte della giornata (il rito ma non la cena, per esempio), indicalo già nella partecipazione e nel messaggio: l'app permette di assegnare a ciascun invitato i momenti a cui è invitato, così la conferma riguarda esattamente quelli.

Chi non risponde: il sollecito lo fai tu

Chi non risponde entro la data limite va ricontattato da te, di persona o con un messaggio breve, perché nessuno strumento lo fa al posto tuo.

Nell'app vedi chi non ha ancora risposto, e sei tu a decidere chi contattare e come. Se invece qualcuno ti risponde per telefono o con un messaggio, inserisci tu la risposta ricevuta: resta tutto nello stesso elenco e non devi tenere un secondo foglio.

Un messaggio di sollecito che funziona è corto, non accusa e chiede una cosa sola. Per esempio:

• «Ciao (nome), ci stiamo preparando a dare il numero definitivo alla location. Ci confermi se ci sarete e in quanti? Basta una riga, grazie!»
• Se hai già dato un link: «Ti rimando il link per rispondere, ci vogliono due minuti: (link)».

Dopo il sollecito, dai a chi non risponde ancora una seconda scadenza, più stretta, e poi decidi. Telefonare a un parente o a un amico stretto non è scortese: spesso è il modo più rapido per chiudere la questione.

Dopo le conferme: menu, tavoli e numero definitivo

Quando le conferme sono chiuse, hai tre cose da fare: controllare il numero, ordinare i menu e sistemare gli invitati ai tavoli.

Il numero definitivo è la somma dei sì, più eventuali persone che porti tu (fornitori, musicisti, bambini che mangiano a parte) se il catering le conta tra i coperti: chiedilo al referente. I menu li passi al catering con le scelte di ciascuno, allergie e intolleranze comprese; nell'app c'è la vista catering e, con il pagamento unico, l'esportazione in CSV per il catering, per invitato o per tavolo.

Poi si passa ai tavoli: ogni invitato mostra la sua risposta (presente, assente, in attesa) nell'elenco di sistemazione, quindi non devi incrociare due documenti. Se vuoi un passo avanti, leggi la guida sulla disposizione dei tavoli del matrimonio; per tenere in ordine chi hai invitato c'è anche la guida sulla lista degli invitati.