Lista de convidados para o buffet: colunas por mesa, alergias e prazo de envio

A resposta curta: um número fechado por mesa, com cardápio e restrição de cada pessoa

A lista de convidados para o buffet é um documento por mesa, com o total de pessoas que vão comer, o cardápio escolhido por cada uma, as crianças contadas à parte e as restrições alimentares e alergias em destaque. Quem recebe é a equipe do buffet: a cozinha usa os totais e os cardápios, o maître usa o mapa de mesas e as alergias, e os garçons precisam saber em que mesa está cada prato especial.

Você envia essa lista quando as confirmações de presença estão fechadas e o mapa de mesas está definido, dentro do prazo que o contrato do buffet pede. Esse prazo varia de um buffet para outro, então confirme a data no contrato ou com o responsável do buffet, e trabalhe com uma folga de alguns dias antes dela.

• Quem recebe: a cozinha (totais e cardápios), o maître (mesas e alergias) e quem coordena os garçons.
• Quando: com as confirmações e as mesas fechadas, no prazo do contrato do buffet.
• O que ela traz: pessoas por mesa, crianças, cardápio escolhido, restrições e alergias, com a versão datada.
• O que ela não traz: telefones, endereços e observações da família que o buffet não usa.

Lista do buffet e lista da portaria: o que muda de uma para a outra

A lista da portaria é ordenada por sobrenome e serve para reconhecer quem chega, enquanto a lista do buffet é ordenada por mesa e serve para servir quem está sentado. As duas saem da mesma lista de convidados do projeto, mas respondem a perguntas diferentes e não devem virar um único documento.

Na portaria, a pergunta é “quem é essa pessoa e para onde ela vai?”. No buffet, a pergunta é “quantos pratos saem para a mesa 7, de quais cardápios, e onde está o prato sem glúten?”. Por isso a lista do buffet leva o cardápio e a restrição de cada pessoa, que a portaria não precisa, e dispensa a coluna “entrou”, que o buffet não usa.

Se você ainda não montou a lista da entrada, o guia sobre a lista de convidados para a portaria traz o formato. E a regra de ouro entre as duas é a numeração das mesas: o número que aparece na lista do buffet precisa ser o mesmo da lista da portaria e o mesmo que está impresso nas mesas.

As colunas da lista do buffet e por que cada uma existe

A lista do buffet precisa de oito colunas: mesa, nome, faixa (adulto, adolescente ou criança), cardápio escolhido, restrição alimentar, alergia, observação do serviço e total da mesa. Cada coluna evita uma pergunta que a cozinha ou o maître faria a você na semana do casamento.

Mesa. Use o nome ou o número exatamente como aparece no mapa de mesas e nos números de mesa impressos. Se a lista do buffet falar em “mesa 7” e a mesa física disser “Primos”, o prato especial vai para o lugar errado.

Faixa. Separe adultos, adolescentes e crianças. Muitos buffets cobram e porcionam de forma diferente para crianças, e algumas casas têm cardápio infantil. A regra de contagem depende do contrato, então confirme com o buffet em que idade ele passa a considerar a pessoa adulta.

Cardápio escolhido. Quando o casal oferece mais de uma opção, como duas entradas ou dois pratos principais, escreva a escolha de cada pessoa. Quando há um cardápio único, a coluna pode ficar fora e a lista fica mais curta.

Restrição alimentar e alergia. Mantenha as duas em colunas separadas. Restrição é uma escolha ou uma crença (vegetariano, vegano, halal, kosher, sem lactose), e alergia é um risco à saúde (amendoim, crustáceos, glúten em caso de doença celíaca). A cozinha trata as duas com seriedade, mas só a alergia pede uma conversa sobre contaminação cruzada.

Observação do serviço. Um campo curto para o que o garçom precisa saber na hora, como “prato servido primeiro” ou “sem castanhas, avisar o maître”. Se a observação não ajuda quem serve, ela não entra.

Total da mesa. Uma linha por mesa com o número de pessoas que vão comer. É o número que o buffet confere contra o mapa de mesas, e o primeiro que você confere antes de enviar.

Restrições e alergias: como coletar na confirmação e o que o maître precisa ver

A melhor hora para coletar restrições e alergias é a confirmação de presença, perguntando por pessoa e não por convite. Quem responde pela família costuma lembrar da própria alergia e esquecer a do sobrinho, então a pergunta precisa aparecer para cada pessoa do convite.

No MyWedding Pro, os convidados respondem pelo site do casamento, sem criar conta, informando presença, cardápio escolhido e alergias, e cada resposta chega à lista de convidados do projeto, que os noivos e você consultam. Se alguém responde por telefone ou mensagem, você pode registrar a resposta dessa pessoa (presença, cardápio e restrição) na lista de convidados do projeto.

Para o maître, o que importa é a alergia ligada a uma mesa e a uma pessoa. Uma lista que diz “1 alergia a amendoim” não ajuda; uma lista que diz “mesa 7, Rafael Souza, amendoim” permite que ele avise a cozinha e acompanhe o prato até a cadeira certa. Por isso a coluna de alergia fica separada e a mesa aparece na mesma linha.

• Confirme o que está escrito. Se a resposta diz apenas “alergia”, pergunte a quê. Uma alergia sem nome não ajuda a cozinha.
• Peça o grau, se a pessoa quiser dizer. “Não pode nem traços” e “prefere evitar” pedem cuidados diferentes.
• Leve o assunto ao buffet cedo. Se há uma alergia grave, avise o buffet assim que souber, sem esperar o envio da lista final.
• Não dependa só da lista. No dia, o maître pode conferir as alergias da mesa com os garçons antes do primeiro prato.

Crianças, equipe e fornecedores que comem: como contar sem errar o total

A contagem do buffet separa quatro grupos: adultos, crianças, equipe do casal e fornecedores que fazem refeição, cada um em sua linha de total. Misturar tudo num só número é a causa mais comum de sobra ou falta de prato no dia.

Crianças. Conte à parte, com a idade ou a faixa, porque o buffet pode ter regras próprias de cobrança e de cardápio. Bebês de colo que não comem não entram no total de pratos, mas vale avisar o buffet de que existem, caso precisem de cadeirão ou de um alimento específico.

Equipe do casal e do cerimonial. Pergunte ao casal se a equipe de fotografia, vídeo, música e a sua própria equipe comem no evento, e onde. Muitos contratos de fornecedores preveem uma refeição, e o buffet precisa saber quantas são para preparar.

Fornecedores que fazem refeição. Some quem vai comer, e não todos os contratados. A ferramenta não faz essa soma por você: o MyWedding Pro guarda a ficha de cada fornecedor do casamento, com status e documentos, mas a contagem de quem come é feita por você e escrita numa linha à parte da lista do buffet.

• Adultos e adolescentes: o total que o buffet normalmente usa para o preço por pessoa.
• Crianças: em linha separada, com a faixa de idade que o contrato considerar.
• Equipe e fornecedores: em linha separada, com a refeição prevista e o local onde será servida.
• Reserva: se o contrato permitir uma margem de pratos, anote quantos são e quem pode usá-la.

Prazo e versões: o número fechado e as mudanças de última hora

O buffet trabalha com um número fechado numa data combinada em contrato, e depois dela as mudanças viram exceção que precisa de aceite. Descubra essa data logo no começo do projeto e coloque um lembrete na sua lista de tarefas alguns dias antes.

Todo envio leva uma data e um número de versão no alto da página, como “Lista do buffet, versão 2, 12 de junho”. Quando uma mudança acontece depois, você envia a lista inteira de novo com a nova versão e avisa o responsável do buffet de que a anterior não vale mais. Mandar só um aviso solto, como “mais duas pessoas na mesa 4”, é como as listas se perdem.

Se o casal pedir uma alteração depois do prazo, explique o que o contrato diz e leve a pergunta ao buffet, em vez de prometer. Uma troca de mesa não muda o total e costuma ser simples. Um convidado a mais ou uma nova alergia mudam o que a cozinha prepara, e o buffet é quem diz se ainda dá tempo.

Antes de enviar ao buffet, confira estes pontos:

• Total por mesa: bate com o mapa de mesas e com a numeração impressa.
• Alergias: em coluna própria, com nome da pessoa, mesa e substância por extenso.
• Crianças e bebês: contadas à parte, com a faixa de idade que o contrato considerar.
• Equipe e fornecedores: somente quem faz refeição, em linha separada.
• Versão: número e data no alto da página, com aviso de que a anterior não vale mais.

Essa data fecha junto com as outras da reta final. O checklist do cerimonial lista as conferências de véspera, e o guia sobre o RSVP ativo mostra como reduzir o número de respostas pendentes antes de a lista ser fechada.

Fazer a lista do buffet no MyWedding Pro

No MyWedding Pro, a lista do buffet sai da lista de convidados e do mapa de mesas do projeto, por mesa ou por momento-chave, e você imprime ou exporta em CSV. A lista reúne os cardápios escolhidos, as restrições, as alergias e o lugar de cada convidado, e vale também para um casamento que você coordena.

1. Os convidados respondem pelo site do casamento, sem criar conta, com presença, cardápio escolhido e alergias. Se alguém responder por fora, você registra a resposta na lista de convidados do projeto.
2. No mapa de mesas do projeto, você monta as mesas e coloca cada convidado no lugar. O mapa tem as regras “sempre juntos” e “nunca juntos” e o posicionamento automático.
3. Na lista do buffet, você escolhe a visão por mesa ou por momento-chave, confere os cardápios e as alergias e imprime, ou exporta em CSV para abrir numa planilha.
4. Você envia o arquivo ao buffet pelo seu próprio e-mail ou aplicativo de mensagens. A ferramenta não envia nada ao buffet nem aos convidados, e o buffet não tem acesso ao projeto.

O mapa de mesas também se imprime em escala, em A4 ou em Carta, e você pode entregar a folha ao maître. Confira que os números de mesa impressos usam a mesma numeração da lista, o erro mais comum da reta final. Se você ainda está escolhendo uma ferramenta para o conjunto do trabalho, veja o texto sobre software para cerimonialistas, e o roteiro do casamento mostra em que hora o jantar entra no dia.

Quem quer testar com calma tem 14 dias de teste, e o botão acima leva à página do MyWedding Pro, que explica como funciona a assinatura mensal sem fidelidade.