Acomodo de mesas en Excel: las columnas, la fórmula y dónde deja de alcanzar

¿Se puede hacer el acomodo de mesas en Excel?

Sí se puede: con una fila por invitado y una columna “Mesa” ya sabes quién va en cada mesa, y con una pestaña de resumen que cuenta los lugares ocupados ves cuáles mesas están llenas y cuáles tienen espacio.

La hoja hace bien tres cosas que importan en un acomodo. Ordena la lista por mesa para imprimirla, filtra por familia para ver quién está junto a quién y cuenta personas por mesa sin que tengas que hacerlo con los dedos. Para una lista corta y bastante definida, eso es todo lo que necesitas.

Lo que cambia con una boda grande es la frecuencia de los cambios. Una persona que cancela, un acompañante que se suma o una familia que llega con dos niños más obligan a tocar varias filas y revisar el conteo de dos mesas cada vez. Hasta ahí, la hoja aguanta; más adelante te digo en qué punto conviene mirar otra cosa.

Las columnas que necesitas y para qué sirve cada una

La hoja de acomodo necesita ocho columnas, con una fila por persona: Nombre, Familia o grupo, Confirmación, Adulto o niño, Mesa, Lugar, Menú elegido y Notas.

La tabla que sigue a esta sección dice qué escribir en cada columna, para qué sirve y el error que más se repite. Si tus invitaciones traen pases (las personas que incluye cada invitación), mantén igual una fila por persona: así cada lugar se cuenta una sola vez y cada nombre puede ir a su mesa.

Tres reglas hacen que la hoja siga funcionando cuando crece.

• Una sola respuesta por celda. “Mesa 3” es un dato; “mesa 3 o 4, a ver” es una nota que ninguna fórmula puede contar.
• El mismo nombre de mesa siempre. Si escribes “Mesa 3” en una fila y “Mesa3” o “Mesa 3 ” (con un espacio al final) en otra, la hoja las toma por mesas distintas.
• Las dudas, en Notas. La columna Mesa se queda limpia para que se pueda contar y filtrar.

La columna Confirmación te evita sentar a quien ya dijo que no. Anota ahí lo que sepas (confirmó, no asiste, pendiente) y decide una vez si los pendientes ocupan lugar o no; lo que importa es que lo decidas y lo apliques a todas las mesas por igual.

Cómo contar los lugares por mesa con una fórmula

Para saber cuántas personas hay en cada mesa usa la función CONTAR.SI, que cuenta las celdas de un rango que cumplen un criterio; aquí el criterio es el nombre de la mesa.

En Excel en español se escribe CONTAR.SI con un rango y un criterio. Google Sheets tiene la misma función, que en inglés se llama COUNTIF. Para verlo con números, este es un ejemplo inventado de 24 invitados repartidos en tres mesas, que en la columna Mesa dicen “Mesa 1”, “Mesa 2” y “Mesa 3”.

1. La pestaña “Invitados” tiene los encabezados en la fila 1 y los 24 invitados de la fila 2 a la 25. La columna Mesa es la E.
2. En la pestaña “Resumen”, la columna A lleva los nombres de las mesas (A2 es “Mesa 1”, A3 es “Mesa 2”, A4 es “Mesa 3”), y la columna B, los lugares que tiene cada mesa. En este ejemplo, cada mesa tiene 8 lugares.
3. En C2 escribe la fórmula =CONTAR.SI(Invitados!$E$2:$E$25;A2). Cuenta cuántas filas de la columna Mesa dicen lo mismo que A2. Los signos de dólar fijan el rango para que no se mueva al copiar la fórmula hacia abajo.
4. Copia la fórmula en C3 y en C4. Cada una cuenta con el nombre de su propia fila.
5. En D2 escribe =B2-C2 y cópiala hacia abajo: es la columna de lugares libres.

Con esos datos de ejemplo, el resumen se lee así.

• Mesa 1: 8 lugares, 9 ocupados, libres -1. El número negativo avisa que hay una persona de más.
• Mesa 2: 8 lugares, 8 ocupados, libres 0. Mesa completa.
• Mesa 3: 8 lugares, 7 ocupados, libres 1. Ahí cabe la persona que sobra en la Mesa 1.

Suma los tres ocupados: 9 más 8 más 7 dan 24, los mismos invitados que filas tiene la lista. Si el total sale menor, alguien se quedó sin mesa; para encontrarlo, filtra la columna Mesa por celdas vacías.

Cuántas personas caben en cada mesa depende del tipo de mesa y del salón, no de la fórmula. Para decidir ese número, revisa cuántas personas caben por mesa redonda y, si tu salón usa otra forma, mesa imperial o redonda.

Cómo mantener juntas a las familias al mover gente

Para que una familia no se separe sin que te des cuenta, llena la columna Familia o grupo con el mismo nombre en todas sus filas y revisa por ese nombre cada vez que cambies una mesa.

El flujo es sencillo. Ordena la hoja por la columna Familia o grupo, y verás de corrido a los García, a los Martínez y a los compañeros de la oficina. Cuando muevas a una persona, mueve en el mismo momento a quienes comparten su grupo, y después ordena otra vez por la columna Mesa para comprobar que quedaron en la misma.

Un nombre de grupo puede esconder subgrupos. “Familia García” suele incluir a los abuelos, a los tíos y a los primos, que no siempre quieren o conviene que se sienten juntos. Si te pasa, escribe “Familia García, abuelos” y “Familia García, primos” en la misma columna. Así sigues filtrando por familia, pero también puedes separar los subgrupos.

• Los niños con sus papás o con una mesa propia: la columna Adulto o niño te deja ver cuántos son antes de decidir. Para ese caso, está la guía de la mesa de niños.
• Los solteros: sentarlos juntos solo porque no tienen pareja rara vez sale bien; hay ideas en dónde sentar a los solteros.
• Los acompañantes: anótalos con su propio nombre y el mismo grupo que quien los invitó. Invitar con acompañante explica cuándo conviene.

Lo que la hoja no hace: el salón, los conflictos y los cambios de última hora

Una hoja de cálculo no muestra el salón, no avisa cuando dos personas que no deben sentarse juntas quedan en la misma mesa y no distribuye a nadie por ti.

Son tres límites distintos, y conviene saber cuál te pega a ti.

• No hay plano. La hoja dice que Ana está en la Mesa 5, pero no dónde está la Mesa 5: si queda junto a la bocina, junto a la puerta de la cocina o detrás de una columna. Eso lo sigues resolviendo con un dibujo aparte o de memoria.
• No hay reglas entre personas. Si el tío Raúl y su ex no deben quedar juntos, nada en la hoja lo detecta. La única forma de saberlo es acordarte tú, o revisar mesa por mesa antes de imprimir.
• Cada cambio es manual. Mover a una persona implica corregir su fila y revisar el conteo de las dos mesas, la que deja y la que recibe. Con una lista larga, repetir eso decenas de veces es donde aparecen los errores.

Hay otra señal de que la hoja ya no alcanza: empiezas a tener varias copias. Una para tu pareja, otra para tu mamá, otra impresa con anotaciones a mano, y ninguna coincide. Cuando eso pasa, el problema ya no es la fórmula sino que no hay una sola versión vigente.

De la hoja a un acomodo visual sin volver a escribir los nombres

Puedes pasar tu lista de invitados de Excel a MyWedding Planner sin volver a escribir los nombres, y armar ahí el acomodo sobre el plano del salón.

La importación trae la lista de invitados, y las mesas se arman después en el plano. Si tu archivo es .xlsx o CSV, o tienes la lista en Google Sheets o Numbers y la descargas primero como .xlsx, la app reconoce las columnas, forma los grupos de cada invitación y te los muestra para que los revises y corrijas antes de guardar. También puedes copiar y pegar la lista. Hay un modelo para descargar si prefieres ordenar tu archivo antes.

Si importas el mismo archivo otra vez, no se duplican los invitados. En la prueba gratuita, sin tarjeta, la importación se detiene en el límite de invitados de la prueba, que es de 10, y lo hace por grupos completos, para que ninguna invitación quede cortada a la mitad.

Una vez que tienes la lista, el acomodo se hace en un plano visual.

• Dibujas el salón con sus mesas (redondas, rectangulares o módulos que se unen) y con obstáculos, como un poste o el bar.
• Arrastras a cada invitado a su mesa.
• Puedes marcar reglas entre invitados: “siempre juntos”, “nunca juntos”, “mejor juntos” o “mejor separados”, y un acomodo automático las respeta.
• En las listas de colocación, cada invitado muestra si respondió que asiste, que no asiste o si sigue pendiente.
• Al imprimir el plano puedes sumar una lista alfabética de quién está en qué mesa y una ficha por mesa.

Desde el teléfono puedes consultar el plano, pero para modificarlo necesitas una pantalla grande, como una computadora o una tableta en horizontal. Es una aplicación web, así que no hay nada que instalar.

El acceso completo es un pago único de 69 €, sin suscripción, con garantía de reembolso. El enlace para compartir el plano con el catering o el salón forma parte de ese pago. Si quieres ver cómo se arma un plano antes de decidir, puedes probarlo en la página del acomodo de mesas para boda.

Una rutina corta para mantener la hoja al día

Una revisión de cinco pasos cada vez que cambia la lista basta para que la hoja de acomodo no se desordene.

1. Actualiza primero la columna Confirmación con lo que cambió desde la última vez.
2. Corrige la columna Mesa solo en las filas afectadas, y anota el motivo en Notas.
3. Mira el resumen: ninguna mesa debe tener libres en negativo.
4. Verifica que la suma de ocupados sea igual al número de personas que van a sentarse.
5. Guarda una copia con la fecha en el nombre del archivo, y trabaja siempre sobre la última.

Cuando la lista ya está cerrada, lo que sigue es pasar de la hoja a lo que se ve en el salón: las tarjetas con nombre y los números de mesa. Ahí, un nombre mal escrito en la hoja se convierte en una tarjeta impresa mal escrita; por eso conviene revisar la columna Nombre una vez más antes de imprimir.