Cuántas mesas necesito para 100 invitados (y para otros tamaños de boda)

La respuesta corta para 100 invitados

Con 100 invitados sentados, necesitas 13 mesas de 8 personas o 10 mesas de 10, sin contar la mesa de los novios. La cuenta es 100 entre 8, que da 12.5 y se redondea hacia arriba a 13, o 100 entre 10, que da 10 exacto.

Fíjate en la diferencia: pasar de mesas de 8 a mesas de 10 te ahorra tres mesas con el mismo número de personas. Por eso lo primero que debes preguntar al salón es de cuántas personas es cada mesa que ofrece, y qué tamaño de mesa cabe en el espacio que te dan. El 8 y el 10 de esta guía son hipótesis de trabajo, no una regla: el salón confirma el número real.

Si el cálculo te da un número con decimales, como esos 12.5, no existe media mesa: sube siempre a la siguiente. Una mesa con lugares vacíos es normal; una persona sin mesa el día de la boda no lo es.

Qué número usar: confirmados, no invitados

Para calcular mesas debes partir de las personas que sí van a sentarse, no de todas las que invitaste. La lista de invitados casi siempre es más larga que la de asistentes, y pedir mesas de más es pagar sillas que nadie va a usar.

Mientras las confirmaciones están abiertas, trabaja con dos números: el de quienes ya confirmaron y el de quienes siguen pendientes. Con el primero calculas el mínimo y con la suma de ambos calculas el máximo. Entre los dos queda tu margen de decisión, y se va cerrando conforme llegan respuestas.

Si tu invitación incluye pases (las personas que incluye cada invitación), cuenta las personas, no las invitaciones: una invitación con cuatro pases son cuatro lugares. La guía de pases de boda explica cómo contarlos sin perder a nadie, y la de confirmación de asistencia cómo ir cerrando la lista.

En MyWedding Planner cada invitado muestra su respuesta (asiste, no asiste o pendiente) en las listas de asignación de mesa, así que ves de un vistazo quién ya cuenta y quién todavía no mientras acomodas.

El cálculo en cuatro pasos, con un ejemplo

El cálculo son cuatro pasos: contar los asistentes, quitar a los novios, dividir entre las personas por mesa y redondear hacia arriba. Con un ejemplo se ve mejor: una boda de 112 invitados confirmados más los dos novios, con mesas de 10.

1. Cuenta a las personas que se sientan: 112 invitados confirmados. Los novios no entran en este número, porque van en su mesa.
2. Resta lo que va aparte: si hay una mesa de niños o de proveedores, cuéntala por separado (más abajo) y quita esas personas de las 112. Aquí supongamos que no hay ninguna.
3. Divide entre las personas por mesa: 112 entre 10 da 11.2.
4. Redondea hacia arriba: 12 mesas. Súmale la mesa de los novios y son 13 en total.

Después del redondeo, mira cuántos lugares te sobran: 12 mesas de 10 son 120 lugares para 112 personas, así que quedan 8 libres. Esos lugares libres son tu colchón natural para un invitado de última hora o alguien que cambia de mesa.

Si quieres un margen adicional, añade una mesa solo cuando tus lugares libres sean menos de los que te hacen falta para absorber cambios. No hay un porcentaje universal de gente que falta el día de la boda, así que no lo des por hecho: decide con tus propias confirmaciones, no con una cifra que alguien más te dé.

Tabla rápida: mesas necesarias según el tamaño de la boda

Para una boda de 50, 80, 100, 120, 150 o 200 invitados sentados, la tabla de abajo te da el número de mesas con 8 y con 10 personas cada una. Todos los resultados son la división redondeada hacia arriba, sin la mesa de los novios.

Mira cómo cambia el número entre columnas: en una boda de 150 invitados, la diferencia entre mesas de 8 y de 10 son cuatro mesas completas, y eso afecta el espacio del salón, la cantidad de manteles y centros de mesa, y lo que cobra quien las renta. Pregunta ese costo en cotización, porque aquí no hay un precio que dar.

• 50 invitados: 7 mesas de 8 (6.25 sube a 7) o 5 mesas de 10.
• 80 invitados: 10 mesas de 8 o 8 mesas de 10, ambas exactas.
• 100 invitados: 13 mesas de 8 (12.5 sube a 13) o 10 mesas de 10.
• 120 invitados: 15 mesas de 8 o 12 mesas de 10, ambas exactas.
• 150 invitados: 19 mesas de 8 (18.75 sube a 19) o 15 mesas de 10.
• 200 invitados: 25 mesas de 8 o 20 mesas de 10, ambas exactas.

Si tu número no está en la tabla, usa la misma división: tus invitados sentados entre 8 o entre 10, redondeado hacia arriba. Para 90, por ejemplo, son 12 mesas de 8 (11.25 sube a 12) o 9 mesas de 10.

Casos especiales: novios, niños y proveedores

La mesa de los novios, la de niños y la de proveedores se cuentan aparte porque no siguen el mismo tamaño ni la misma lógica que las mesas de invitados. Si las metes en la división general, el número de mesas sale mal.

Mesa de los novios. Suma una mesa al resultado, sea cual sea su forma. Puede ser una mesa pequeña para los dos, una con papás y padrinos o una mesa larga; en la guía de la mesa de los novios están las cuatro fórmulas. Esa decisión cambia cuántos lugares ocupan y, con ellos, cuántos invitados quedan para las demás mesas.

Niños. Tienes dos caminos: sentarlos con sus papás, en cuyo caso cuentan como una persona más en la división, o en una mesa de niños aparte. Si eliges la mesa aparte, resta esos niños de tu total y calcula su mesa con su propio número de lugares, que suele ser menor porque las sillas y la mesa son más pequeñas. Pregunta al salón si ofrece ese formato.

Proveedores. El fotógrafo, el DJ, el grupo en vivo y quien coordina el día de la boda suelen comer en el salón. Pregunta a cada proveedor si incluye su comida y si necesita sentarse, y pregunta al salón si los cuenta como personas en su cotización. Si te piden lugar, una mesa de proveedores cerca de la salida del servicio es la solución habitual; suma sus lugares aparte, no a la división general.

Cuándo cerrar el número de mesas con el salón

Cierra el número de mesas cuando tus confirmaciones estén casi completas, y respeta la fecha límite que te dé el salón o la renta de mobiliario. Cada lugar usa un plazo distinto, y no hay una fecha estándar que te sirva a ti: pregunta cuál es la suya al firmar.

Mientras llega esa fecha, sigue un orden: primero fija la mesa de los novios, después las mesas por familia y grupo, y al final los lugares libres. Cuando faltan pocos días y todavía hay pendientes, llámalos o escríbeles tú; la app no envía mensajes a tus invitados, así que el recordatorio lo mandas por tu cuenta.

• Pregunta al salón cuál es la fecha límite para cambiar el número de mesas y de personas.
• Pregunta si hay un mínimo de personas o de mesas por contratar.
• Pide por escrito el tamaño de cada tipo de mesa que ofrecen y cuántas sillas caben.
• Avisa los cambios al salón y al catering al mismo tiempo, para que los dos tengan el mismo número.

Del número de mesas al acomodo de los invitados

Una vez que sabes cuántas mesas necesitas, el siguiente paso es dibujarlas en el plano del salón y decidir quién va en cada una. Saber el número de mesas no te dice si caben en el espacio, así que conviene comprobarlo antes de firmar.

En MyWedding Planner dibujas el salón con sus mesas (redondas, rectangulares o módulos ensamblados) y sus obstáculos, y sientas a los invitados arrastrándolos a su lugar. Las dimensiones se pueden poner en metros o en pies y pulgadas. La app no calcula por ti cuántas mesas pedir: ese número lo sacas con la división de arriba, y luego lo pones en el plano.

Para el reparto de personas, la guía de acomodo de mesas para boda te lleva por el orden de decisiones, y la de cuántas personas caben en una mesa redonda te ayuda a confirmar el 8 o el 10 con el espacio que tiene cada mesa.

Cuando el acomodo esté cerrado, imprime el plano a escala en tamaño A4 o carta. Hazlo al final, para no reimprimir cada vez que cambies a alguien de mesa.