Cuánto alcohol comprar para una boda: el cálculo paso a paso

La respuesta corta: el método y un ejemplo para 100 invitados

El número de bebidas se calcula con una sola multiplicación: invitados × porcentaje que bebe alcohol × horas de fiesta × bebidas por hora. Con 100 invitados, 80% que bebe, 5 horas y una bebida por hora, el resultado es 100 × 0.8 × 5 × 1 = 400 bebidas con alcohol.

Esas 400 bebidas se reparten entre los tipos de alcohol y se dividen entre los servicios que rinde cada botella. En el ejemplo: 180 cervezas, 10 botellas de tequila de 750 ml y 20 botellas de vino. Más abajo está la tabla completa y el cálculo de cada renglón.

Ninguno de estos números es una norma: son supuestos de ejemplo para una fiesta de 5 horas. Una boda de mediodía, una fiesta de 8 horas o un grupo que baila mucho piden otra cuenta. Lo útil es el método, porque te deja cambiar un dato y ver cómo se mueven las botellas.

Los supuestos: quién bebe, cuánto y qué

Hay cuatro supuestos que mueven todo el cálculo: cuántos de tus invitados beben alcohol, cuántas horas dura la fiesta, cuántas bebidas toma cada persona por hora y cómo se reparte entre cerveza, tequila y vino. Cámbialos por los de tu boda antes de comprar nada.

• Invitados que beben: 80 de 100. Resta niños, adolescentes, personas que no toman por salud o por decisión propia y quienes prefieren no tomar esa noche. Si tu familia casi no bebe, baja este número; si tu grupo de amigos es muy fiestero, súbelo.
• Horas con barra abierta: 5 horas, contadas desde que empieza el cóctel hasta que termina la fiesta. Si el brindis con vino espumoso va aparte, no cuenta aquí.
• Bebidas por hora: 1 por persona que bebe. Es un promedio: la primera hora se toma más rápido y la última menos. Si prefieres una cuenta holgada, usa 1.5.
• Reparto: 45% cerveza, 30% tequila, 25% vino. Es un reparto de ejemplo; si tu gente prefiere tequila o si la boda es de día y pide más cerveza, ajústalo. Los tres porcentajes deben sumar 100%.

Con esos datos, el total es de 400 bebidas con alcohol. El 45% son 180 cervezas, el 30% son 120 servicios de tequila y el 25% son 100 copas de vino. Esas tres cantidades son las que conviertes en botellas en la siguiente sección.

Si en tu fiesta hay otro alcohol, como whisky, ron o mezcal, añade un renglón y quítale su porcentaje a otro tipo. Una barra más variada casi siempre se vuelve más cara y más difícil de calcular, porque cada botella rinde menos servicios de cada tipo. Con tres opciones bien surtidas, la cuenta es más simple y casi nadie lo nota.

De bebidas a botellas: cuántos servicios rinde cada una

Para pasar de bebidas a botellas, divide cada cantidad entre los servicios que rinde la presentación que vas a comprar, y redondea siempre hacia arriba. Los servicios por botella también son supuestos, y dependen de cuánto sirva quien prepare las bebidas.

• Cerveza: una botella o lata de 355 ml es un servicio. 180 servicios son 180 botellas, es decir 7.5 cajas de 24, que en la práctica son 8 cajas.
• Tequila: una botella de 750 ml rinde 12 servicios de 60 ml, que es lo que lleva una bebida preparada con mezclador. 120 ÷ 12 = 10 botellas.
• Vino: una botella de 750 ml rinde 5 copas de 150 ml. 100 ÷ 5 = 20 botellas. Si te interesa servir tinto y blanco, divide las 20 botellas entre los dos y revisa qué prefiere tu gente.
• Vino espumoso para el brindis: si brindas con una copa por invitado, y cada botella rinde 6 copas de 125 ml, 100 ÷ 6 = 16.7, así que son 17 botellas. Se cuenta aparte, porque no entra en las horas de barra.

Si el tequila se sirve derecho en caballito en lugar de preparado, el servicio es más pequeño y la botella rinde más, pero la gente suele tomar más. Por eso conviene preguntarle a quien sirva las bebidas cuánto vierte en cada una y usar ese dato en el cálculo.

Si en lugar de 1 bebida por hora usas 1.5, el total sube a 600: 270 cervezas (11.25 cajas, es decir 12), 180 servicios de tequila (15 botellas) y 150 copas de vino (30 botellas). Esa diferencia, de 10 a 15 botellas de tequila y de 20 a 30 de vino, es lo que cuesta ir sobrado.

Refrescos, hielo y agua: lo que se olvida

Además del alcohol hay que comprar refrescos, mezcladores, hielo y agua, y casi siempre se olvidan hasta la última semana. Los refrescos sirven para los invitados que no beben alcohol y para preparar las bebidas con tequila, así que se calculan por invitado, no por bebedor.

• Refrescos y mezcladores: 3 servicios por invitado. Una botella de 2 litros rinde 8 vasos de 250 ml, así que 300 servicios son 37.5 botellas, es decir 38.
• Hielo: 1 kilo por invitado en una fiesta de 5 horas, es decir 100 kilos. Súbelo si hace calor, si la fiesta es al aire libre o si las bebidas se enfrían en hieleras.
• Agua: 2 botellas de 600 ml por invitado, es decir 200. El agua en la mesa y en la pista es lo más fácil de olvidar y de agradecer.
• Vasos y copas: quién los pone, de qué tipo y cuántas veces los lavan. Con cristalería de renta se cuentan por invitado, y con vasos desechables por servicio.

Prevé también agua y transporte de regreso para quienes se vayan a casa después de la fiesta. Es un dato que se acuerda con el salón y con tus invitados antes del día de la boda, no durante la fiesta.

Si ya hiciste la cuenta de las mesas, la guía de cuántas mesas necesitas te sirve para repartir las botellas de agua y las de vino por mesa.

Descorche y compra por tu cuenta: qué preguntar antes de comprar

Si el salón te deja llevar tu propio alcohol, casi siempre cobra un descorche (el cargo por abrir botellas que no son suyas), y conviene saber cómo se calcula antes de comprar nada. Algunos lo cobran por botella, otros por persona y otros lo incluyen en la renta del lugar; no hay una regla única.

• ¿Se puede llevar alcohol propio o hay que comprarlo al salón?
• ¿El descorche se cobra por botella, por persona o por evento?
• ¿La renta incluye hielo, vasos, copas, hieleras y mezcladores, o se contratan aparte?
• ¿Quién sirve las bebidas, y el servicio de barra está incluido o se cobra aparte?
• ¿A qué hora y por dónde puede llegar el alcohol, y quién lo recibe?
• ¿Qué pasa con las botellas que sobran: se las llevan ustedes o se quedan en el salón?

Pide las respuestas por escrito, junto con el resto de la cotización del lugar. Lo mismo vale para la tienda donde compres: pregunta si hacen descuento por volumen, si entregan en el salón y si aceptan devolver lo que no abras.

El descorche es uno de los gastos que más se olvidan al armar el presupuesto. En la guía de gastos que se olvidan en una boda está la lista completa por categoría, con la pregunta que revela cada uno.

Cómo llevar el gasto de bebidas al presupuesto

Para llevar el alcohol al presupuesto, multiplica las botellas por el precio de cada cotización y suma el descorche, el hielo, los refrescos y el agua en una sola partida de bebidas. Así ves el total antes de comprar, y puedes comparar tiendas con la misma lista.

1. Crea una partida de bebidas y escribe como estimado el total que sale de tu cuenta.
2. Cuando pagues un anticipo a la tienda o al salón, regístralo como pago con su fecha límite y adjunta la cotización o el comprobante.
3. Registra lo que ya pagaste o te comprometiste a pagar, y la partida muestra lo que queda por pagar.
4. Después de la boda, anota lo que sobró y lo que devolviste, para que la partida cuadre.

En MyWedding Planner el presupuesto se arma por partida, con lo estimado, lo comprometido y lo que queda por pagar, y cada pago se registra con su fecha y sus archivos adjuntos. Puedes elegir pesos mexicanos (MXN) como moneda del presupuesto; es solo cómo se muestran los montos, sin conversión.

Para ordenar cuándo pagar cada anticipo, la guía de anticipos y pagos a proveedores explica cómo repartir los pagos en el tiempo. Y si el total de las bebidas te rebasa, la guía de una boda económica muestra qué palancas pesan más.