Qué hacer la semana antes de la boda: plan día por día

La respuesta corta: confirmar, imprimir, empacar y delegar

Lo que hay que hacer la semana antes de la boda se reduce a cuatro verbos: confirmar con cada proveedor, imprimir lo que se va a usar, dejar todo en cajas por lugar y repartir encargos entre personas de confianza. El día anterior no se estrena nada: se revisa que todo esté donde debe y se descansa.

La clave es darle a cada día una sola prioridad. Si lunes, martes y miércoles intentan resolverlo todo, el jueves llega con diez cosas a medias. Con una prioridad por día, cada tarea tiene su lugar y sabes qué puedes soltar sin culpa.

Esta página es distinta de la del último mes. Allí todavía se contrata, se prueba y se ajusta; aquí todo es entrega y confirmación. Si algo todavía está abierto, anótalo como excepción y resuélvelo el primer día, no el último. Para lo que falta decidir antes de esta semana, revisa el itinerario de boda y tu lista de tareas.

De siete a cinco días antes: confirmar proveedores e itinerario

Entre siete y cinco días antes de la boda, la prioridad es confirmar con cada proveedor la hora, el lugar y lo que falta por pagar. Una llamada o un mensaje por proveedor basta, pero tiene que ser una confirmación explícita, no un “ya quedamos”.

Para cada proveedor (salón, catering, fotografía, video, música, flores, pastel, transporte), pregunta lo mismo: a qué hora llega, dónde se estaciona o descarga, con quién habla al llegar y qué necesita de ti ese día. Anota las respuestas en un solo lugar. En MyWedding Planner cada proveedor tiene su ficha con estado y documentos adjuntos, así que la cotización firmada y los datos de contacto quedan juntos.

• Hora de llegada y de montaje de cada proveedor, con el lugar exacto de descarga.
• Persona de contacto el día de la boda, con su teléfono. Que no sea el proveedor principal si está trabajando.
• Pagos pendientes: cuánto falta, a quién y en qué momento. Si un pago se hace el mismo día, deja el sobre o la transferencia preparados antes.
• Cambios de último momento: número final de personas, restricciones alimentarias y lugares reservados.

Con las confirmaciones en mano, revisa el itinerario del día con todas sus horas: ceremonia, traslados, cóctel, cena, primer baile, corte del pastel. En la app, el itinerario reúne horarios, momentos clave y quién hace qué. Si dos proveedores dependen de la misma hora de llegada, resuélvelo ahora.

Cierra estos días con el número final de invitados confirmados. Si todavía faltan respuestas, llama o escribe en persona a quienes no han contestado: la app no manda mensajes por ti, y tú puedes registrar ahí lo que te respondan. Para la lista de asistentes y los grupos, ayuda tener a mano cómo organizaste los pases de boda.

De cuatro a tres días antes: imprimir y armar las cajas por lugar

Entre cuatro y tres días antes de la boda se imprime todo lo que va a estar a la vista y se arma una caja por lugar. Imprimir antes de esa fecha es arriesgado porque un cambio en la lista de invitados te obliga a repetirlo; imprimir después es arriesgado porque una impresora que falla no tiene margen.

Con la lista confirmada, imprime el acomodo de mesas, las tarjetas con nombre, los números de mesa y el programa. En MyWedding Planner esos documentos están en la sección para imprimir: tarjetas con nombre, números de mesa, programa y la lista de tareas. El plano del salón sale a escala, en A4 o en tamaño carta, y puedes agregarle una lista alfabética de invitados con su mesa y una ficha por mesa.

Revisa cada hoja contra la lista en pantalla antes de cortar o enmarcar nada. Los errores de nombre y de mesa se ven mejor en papel que en pantalla, y cuesta mucho menos corregirlos ahora que en la entrada del salón.

Después arma una caja por lugar, rotulada por fuera con lo que contiene y con la hora y el lugar donde se abre.

• Caja del salón: tarjetas con nombre, números de mesa, programa, letreros, libro de firmas, buzón para sobres y velas o decoración pequeña.
• Caja de la ceremonia: anillos, textos o votos, programa, decoración del arco y lo que lleven los padrinos.
• Caja de la preparación: vestido o traje, zapatos, accesorios y lo que se use para vestirse.
• Caja de regalos para los invitados: si los hay, ya contados y con su etiqueta.

Dos días antes: entregar y repartir encargos

Dos días antes de la boda, la prioridad es que cada caja y cada encargo tenga un dueño que no seas tú. Entregar hoy es lo que te libera el día de la boda: quien ya sabe lo que le toca no te va a buscar a la mitad de la fiesta.

Lleva al salón, o a quien lo reciba, la caja del salón y el plano impreso. Entrega a una persona de confianza la caja de la ceremonia. Deja con quien te ayude a vestirte la caja de la preparación. Anota quién recibió qué y a qué hora, para no perder el rastro de nada.

Para los encargos, escribe una hoja corta por persona: qué hace, a qué hora, dónde y a quién avisa si algo sale mal. En la app, la delegación te da hojas de ruta para los ayudantes del día de la boda. Un buen encargo cabe en cuatro líneas.

• Padrinos y testigos: dónde estar, a qué hora y qué llevan consigo. Si tienen un papel en la ceremonia, dales el texto o el orden por escrito. Para repasar sus funciones, revisa la guía de padrinos de boda.
• Un amigo o amiga para recibir proveedores: alguien con teléfono, que sepa a quién esperar y a qué hora.
• Alguien que cuide los regalos y los sobres al final de la fiesta.
• Alguien para los traslados de personas mayores o de quien llegue de otra ciudad.

Cierra el día confirmando una cosa más: quién lleva a casa lo que sobre al final de la noche (flores, regalos, ropa, cajas vacías). Si nadie lo ha pensado, nadie lo hace.

El día anterior: kit de emergencia, descanso y horario de mañana

El día antes de la boda no se resuelve nada nuevo: se revisa que todo esté en su caja, se arma el kit de emergencia, se comparte el horario de mañana y se descansa. Si aparece un problema, lo importante es que alguien más pueda ocuparse de él.

Por la mañana, repasa la lista de tareas impresa y marca lo que ya está hecho. Si algo no se ha hecho y no es indispensable, suéltalo o pásaselo a alguien. Por la tarde, ten listo el kit de emergencia, la ropa del día y lo que te lleves al lugar donde te vistas.

Escribe el horario de mañana en una hoja: a qué hora te despiertas, a qué hora llegan peinado y maquillaje, a qué hora sales, a qué hora empieza la ceremonia. Comparte la hoja con tu pareja, con tus padres y con quien te acompañe. Si llevas el itinerario en la app, lo tienes ahí con horarios, momentos clave y quién hace qué.

Si hay ensayo de la ceremonia o cena con la familia, tómalo como la parte social de la víspera, no como otra tarea. Hazlo temprano, termina a una hora razonable y deja el teléfono lejos de la cama.

El kit de emergencia del día anterior, en una sola bolsa y con una persona de confianza que sepa dónde está:

• Costurero pequeño, imperdibles y cinta adhesiva de doble cara.
• Pañuelos desechables, toallitas y una bolsa para basura.
• Agua y algo de comer para quien se viste y se arregla.
• Cargador y batería externa para el teléfono.
• Copias impresas del itinerario y de la lista de contactos.
• Un par de zapatos cómodos para el final de la fiesta.

Lo que no hay que hacer la semana antes de la boda

La semana antes de la boda no es momento de estrenar decisiones, proveedores ni cambios grandes. Cada novedad abre una cadena de avisos que no tienes tiempo de cerrar.

• No cambies el acomodo de mesas sin motivo. Si ya imprimiste y empacaste, un cambio pequeño solo se justifica por una baja o una alta real.
• No agregues proveedores nuevos ni cambies el menú ni los horarios que ya confirmó el catering.
• No dejes la impresión para el último día. Una impresora sin tinta el viernes por la noche es un problema evitable.
• No lo cargues todo en tu pareja ni en tus papás. Si lo haces todo entre los dos, el día de la boda tampoco van a poder disfrutar.
• No intentes ocuparte de todo el día. Si una tarea no tiene dueño, asígnasela a alguien antes de que acabe la semana.

Si tu mes anterior quedó con cosas abiertas, vuelve a la guía de qué hacer un mes antes de la boda y revisa qué sigue pendiente. Lo que ya no se pueda resolver, déjalo en manos de alguien o suéltalo.