Cómo preguntar alergias y dietas a los invitados de tu boda

Pregunta una sola vez, con la confirmación de asistencia

La mejor forma de saber qué no puede comer cada invitado es una pregunta abierta, hecha al mismo tiempo que confirma su asistencia y dirigida a cada persona. Así no llenas la invitación de casillas y no dependes de que alguien se acuerde de avisar después.

Una pregunta por persona importa porque en una misma familia las necesidades cambian. La abuela puede no comer cerdo, un primo puede ser celíaco y los demás comer de todo. Si preguntas “¿Alguien de la familia tiene alguna restricción?”, lo más común es que contesten “no, de todo” por pura prisa.

Hacerlo en un solo momento también te ahorra mensajes sueltos. Cuando la información llega por cinco canales (un audio, una llamada, un comentario en la reunión familiar), es la que se pierde el día del banquete.

Las preguntas que funcionan y las que no

Funciona una pregunta abierta que pida el nombre de la persona y deje espacio para explicar, y no funciona una pregunta que se conteste con un sí o un no sobre toda la familia. La diferencia es que la primera te da algo que puedes entregar al banquetero y la segunda solo te da una impresión.

Estas formulaciones sirven para el sitio web de la boda, para un mensaje o para decirlas por teléfono:

• “¿Hay algo que (nombre) no pueda o no quiera comer? Cuéntanos con calma, para que el banquete también sea tuyo.”
• “Si (nombre) tiene alguna alergia, dinos a qué y qué pasa si la come, para avisar bien al banquetero.”
• “¿Alguien de tu invitación sigue una dieta (vegetariana, vegana, sin gluten, sin lácteos u otra)? Escribe el nombre de cada persona.”
• “¿Vendrán niños? Dinos su edad y si comen menú infantil o lo mismo que los adultos.”

Y estas son las que conviene evitar, con su motivo:

• “¿Algún problema con la comida?”: es tan vaga que se contesta con un “no” por cortesía.
• “¿Es vegetariano o come de todo?”: obliga a escoger entre dos casillas y deja fuera a quien no come pescado, no come lácteos o tiene una alergia.
• “¿Alguna alergia?” a secas: no distingue entre una alergia grave y algo que simplemente no le gusta, y es justo lo que el banquetero necesita saber.
• Una pregunta para toda la familia: te contesta una sola persona y las demás quedan sin registrar.

Una buena práctica es pedir siempre el nombre de cada persona y, en caso de alergia, pedir que expliquen a qué. Es mejor que te escriban “nueces, y se le hincha la cara” a que te escriban “alérgico a los frutos secos”, porque tu banquetero va a querer saber qué ingredientes revisar. Si recibes algo que suena médico y no entiendes, no lo interpretes: anótalo tal cual y pásaselo al banquetero para que él pregunte lo que necesite.

Dónde preguntar: sitio web, teléfono o mensaje

Puedes preguntar donde ya vas a pedir la confirmación de asistencia: en el sitio web de la boda, por teléfono o por mensaje, y lo importante es que todo termine en una sola lista. Lo que cambia es quién anota.

En el sitio web de la boda, una vez publicado, cada invitado responde por persona o por grupo y elige su comida. Esas respuestas llenan la lista de invitados, las comidas y la distribución de mesas. La publicación del sitio se incluye en el pago único, y puedes prepararlo en la prueba gratuita antes de publicarlo. Más detalle en la guía sobre la confirmación de asistencia.

Si alguien te contesta por teléfono, por audio o en persona, tú anotas su respuesta. En MyWedding Planner puedes registrar tú una respuesta recibida por otra vía y ver quién todavía no ha respondido. La app no envía correos, mensajes de texto ni recordatorios a tus invitados: compartes tú el enlace del sitio y eres tú quien vuelve a escribir a quien no ha contestado.

Para quienes no usan el sitio (los abuelos, por ejemplo), reserva un rato para llamarlos y hacerles la misma pregunta, con las mismas palabras. Cuando llames, escribe la respuesta durante la llamada y no después, porque un detalle como “nada de mariscos, pero el pescado sí” se olvida enseguida.

Si todavía estás armando la lista, empieza por la lista de invitados y cuenta las personas que realmente incluye cada invitación, como explica la guía de los pases de boda (los lugares que reserva cada invitación).

Cómo anotar: alergia, preferencia y la persona exacta

Cada restricción se anota con el nombre exacto de la persona, la categoría (alergia, intolerancia, dieta, religión o preferencia) y lo que sí puede comer, nunca como “la familia X”. El banquetero trabaja con platos concretos para sillas concretas, y un dato sin nombre no sirve para servir.

La separación más útil es la de alergia contra preferencia. Una preferencia (“no me gusta el cilantro”) se resuelve con un cambio de plato si se puede. Una alergia grave exige un cuidado distinto en la cocina, y eso lo decide el banquetero, no tú. Por eso conviene anotar cuál es y qué reacción describe la persona, sin que tú la interpretes.

Para cada fila de tu lista, estos cuatro datos bastan:

1. Nombre y apellido de la persona, tal como aparece en la lista de invitados.
2. La categoría: alergia, intolerancia, dieta, religión o costumbre, preferencia.
3. Qué evita exactamente, con las palabras de la persona.
4. Qué sí puede comer, si ella misma lo dijo (por ejemplo, “come pescado pero no carne roja”).

En MyWedding Planner, el apartado de comidas guarda los menús, el plato que elige cada invitado y sus restricciones y alergias. Así la información queda ligada a una persona de tu lista y no a una nota suelta. La tabla de abajo resume qué anotar en cada caso y qué preguntarle al banquetero.

Pásaselo al banquetero: lista por invitado y por mesa

Entrégale al banquetero una lista por invitado y otra por mesa, con la fecha de corte que él te indique, y confirma por escrito que la recibió. Cada una responde una pregunta distinta: la primera dice qué necesita cada persona y la segunda dice dónde está sentada.

El apartado de comidas de MyWedding Planner tiene una vista para el catering y exporta un archivo CSV por invitado o por mesa. Ábrelo antes de enviarlo y revisa que traiga lo que tu banquetero necesita; si te pide otro formato, pregúntale cuál prefiere en lugar de adivinar.

La lista por mesa depende de que ya hayas sentado a los invitados. Por eso conviene dejar para el final los cambios de lugar y tener el acomodo casi cerrado antes de la fecha de corte. Si estás en esa etapa, la guía de acomodo de mesas te ayuda a ordenarlo.

Antes de dar por cerrada la lista, haz estas preguntas al banquetero:

• ¿Hasta qué fecha puedo mandarte cambios sin costo extra?
• ¿Cómo manejas la contaminación cruzada en cocina y en el servicio?
• ¿Qué menú alternativo ofreces para cada caso (vegetariano, vegano, sin gluten, sin lácteos)?
• ¿Prefieres la lista por persona, por mesa o las dos?
• ¿Quién de tu equipo se hace cargo de los platos especiales el día de la boda?

La pregunta sobre la contaminación cruzada no tiene una respuesta única, y no es cosa de que tú la valores. Lo que sí puedes hacer es pedir que te la respondan por escrito, junto con el resto del contrato.

El día de la boda: cómo reconoce el servicio el plato correcto

Quien identifica el plato correcto es el personal de servicio, y lo hace con la lista por mesa que le dio el banquetero, no con tu memoria. Tu trabajo es que esa lista llegue completa y que alguien del equipo sepa cuál mesa tiene qué plato especial.

Cada banquetero marca los platos de una manera: con tarjetas, con una lista en la mesa de servicio o con un orden de entrega. Pregúntale cómo lo hace él y pídele que te lo explique antes de la boda, no ese día.

Dile también a tu familia más cercana quién tiene una alergia seria. Si un invitado se acerca a ti para decirte que algo en su plato no es lo que esperaba, lo mejor es llamar de inmediato al capitán de meseros y dejar que él lo resuelva. El día de la boda no es el momento de que tú tomes esa decisión.

Si un invitado con alergia suele cuidarse solo, no asumas que no necesita nada. Conviene avisarle que su plato fue preparado según lo que anotaste, para que sepa a quién preguntar si tiene dudas.

Niños, proveedores y cambios de última hora

Los niños, los proveedores que comen en el banquete y los cambios de última hora se anotan igual que cualquier invitado: con nombre, restricción y fecha de aviso. Son los tres casos que más se quedan fuera de la lista.

Con los niños, pregunta a los padres la edad, si comen menú infantil o el mismo de los adultos y si hay alguna alergia. Muchos padres lo dicen sin que se lo pidas, pero no todos, y los más pequeños no pueden avisar por sí mismos.

Con los proveedores (fotógrafo, DJ, coordinador), acuerda desde el contrato si comen en el banquete y avísale al banquetero cuántos son. Pregúntales a ellos también si tienen alguna restricción: es la información que suele olvidarse porque nadie los puso en la lista.

Para un cambio de última hora (alguien confirma tarde, o avisa de una alergia nueva), escríbele al banquetero de inmediato, aunque ya hayas pasado la fecha de corte. Pregunta si todavía es posible y qué costo tiene. Una respuesta honesta de “ya no se puede” te permite buscar otra solución con tiempo.

Si alguien cambia de respuesta, corrige su fila en la lista y avisa solo lo que cambió, en lugar de reenviar toda la lista. Tu banquetero agradecerá un mensaje corto y claro: nombre, mesa, qué cambia.