Ficha técnica de una boda: el formato para proveedores y lugar

Qué es la ficha técnica de una boda y qué secciones lleva

La ficha técnica de una boda es un documento de una o dos páginas que reúne los datos fijos del evento y del lugar, y que se manda igual a todos los proveedores. Lleva estos bloques: datos generales, lugar y dirección, accesos y estacionamiento, montaje y desmontaje, invitados y mesas, necesidades técnicas, plan en caso de lluvia y contactos del día.

Cuando buscas “ficha técnica de un evento social” aparecen sobre todo formatos de eventos corporativos, escolares o de espectáculos. Sirven como inspiración, pero una boda tiene sus propias preguntas: quién recibe al proveedor en la puerta, hasta qué hora puede estar el equipo en el salón, qué pasa si llueve en el jardín. La ficha de esta página parte de esas preguntas.

La ficha no es el programa del día. Dice lo que no cambia de una hora a otra (lugar, accesos, responsables) y deja el reloj para otro documento, que veremos más abajo.

El formato: una tabla de cuatro columnas

El formato más práctico es una tabla con cuatro columnas: sección, dato, quién lo confirma y estado. Las dos primeras son el contenido de la ficha; las dos últimas son tu control para saber qué ya puedes mandar y qué todavía no.

• Sección: el tema, con el mismo nombre en todas tus bodas, para que los proveedores encuentren siempre cada dato en el mismo sitio.
• Dato: lo que se manda al proveedor, escrito completo y sin abreviaturas que solo entiendas tú.
• Quién lo confirma: una persona con nombre, por ejemplo el coordinador del lugar, la pareja o el proveedor mismo. Un dato sin responsable no se confirma.
• Estado: “por confirmar” o “confirmado”, con texto, no con colores que se pierden al imprimir.

Datos del evento y del lugar

Los datos del evento y del lugar son lo primero que el proveedor busca: la fecha, el horario general, el nombre del sitio y su dirección completa. Es lo que copia a su agenda y a su navegador, así que va arriba y sin ambigüedades.

• Fecha con el día de la semana, y el horario general del evento, de la primera llegada al cierre.
• Nombre del lugar y dirección exacta, más el espacio concreto donde trabaja ese proveedor (jardín, capilla, salón, terraza).
• Nombre de la boda como la conocen los proveedores, para que reconozcan el correo y el acceso.
• Fecha de la versión de la ficha, para que nadie trabaje con una hoja vieja sin saberlo.

Los datos del lugar los confirma casi siempre su coordinador. Si el lugar tiene reglas propias (horarios, puertas de servicio, restricciones), pregúntalas por escrito y apunta quién las respondió. Para lo que dependa de un permiso o de una norma, remite al proveedor al lugar o a la autoridad correspondiente en vez de afirmarlo en tu ficha.

Montaje, accesos y horarios de proveedores

El bloque de montaje y accesos responde cómo y cuándo entra cada proveedor: por qué puerta, dónde descarga, dónde deja el vehículo y en qué ventana de horas puede trabajar. Escrito, evita llamadas de última hora; si falta, las provoca.

• Acceso y estacionamiento de proveedores: puerta de entrada, zona de descarga y dónde dejar el vehículo.
• Horario de montaje: ventana de llegada por tipo de proveedor, por ejemplo flores, catering y música, para que no choquen en la puerta.
• Horario de desmontaje: hasta qué hora puede quedarse el equipo y por dónde sale.
• Distribución de mesas: cómo se organiza el salón, con una versión del plano que todos usen. Si todavía no la tienes, mira el layout de la boda.

En MyWedding Pro la distribución de mesas es visual, dentro del proyecto de cada boda: mesas, lugar de cada invitado, reglas “siempre juntos” y “nunca juntos”, y colocación automática. Se imprime a escala, en A4 o en tamaño carta, y esa impresión te sirve para adjuntarla a tu ficha o llevarla al montaje.

Para el catering, la lista por mesa o por momento del evento muestra los menús elegidos, los regímenes, las alergias y el lugar de cada invitado, con impresión o exportación a CSV. El orden en que sale cada tiempo vive en otro documento: la orden de servicio del banquete.

Contactos y responsables el día de la boda

El bloque de contactos nombra a quién llama cada proveedor el día de la boda, y la regla es una persona principal y una segunda por si la primera no contesta. Sin ese bloque, el proveedor llama a quien tenga a mano, y esa llamada puede no llegar a la persona que puede resolver.

• Contacto principal en sitio: tu nombre, rol y teléfono.
• Segundo contacto: alguien de tu equipo o del lugar que pueda decidir en tu ausencia.
• Coordinador del lugar: nombre y teléfono, para accesos, energía y llaves.
• Proveedores confirmados: nombre del proveedor, tipo de servicio y teléfono de quien llega al evento, que no siempre es quien firmó.

Para llevar el estado de cada proveedor, en MyWedding Pro cada boda tiene sus proveedores con ficha, estado (contactado, cotización recibida, contratado, descartado) y documentos adjuntos. La guía sobre el seguimiento de proveedores detalla cómo ordenarlo.

Los familiares y amigos que ayudan también necesitan saber a quién llamar. En MyWedding Pro hay fichas de misión para ellos, con lo que hacen el día de la boda.

Qué va en la ficha y qué va en el minuto a minuto

En la ficha va lo que se mantiene igual durante el día, y en el minuto a minuto va lo que ocurre hora por hora. Si un dato cambia con el reloj (la entrada de los novios, el brindis, el primer baile), pertenece al programa; si cambia con la boda pero no con la hora (el lugar, el acceso, el contacto), pertenece a la ficha.

• Ficha técnica: lugar, accesos, ventanas de montaje, necesidades técnicas, plan de lluvia, contactos y proveedores.
• Minuto a minuto: horarios, momentos clave, señales y quién hace qué. Mira el minuto a minuto de una boda si aún no lo tienes cerrado.
• Hoja de ruta por proveedor: el extracto del programa que le toca a una persona. Está en la hoja de ruta del día.

En MyWedding Pro el itinerario del día lleva horarios, momentos clave y quién hace qué, y cada boda nueva arranca con un itinerario ya armado que solo ajustas. Así la ficha se queda con lo estable y el reloj vive en el itinerario.

Cuándo se envía y cómo se actualiza

Envía la ficha cuando el lugar y los proveedores principales estén confirmados, y actualízala con una versión nueva y fechada cada vez que cambie un dato. Como repaso de práctica, no como regla, conviene que la reciban con tiempo suficiente para hacerte preguntas y que la última versión llegue unos días antes de la boda.

• Manda a todos la misma ficha, y la hoja de ruta personal aparte.
• Cuando cambie un dato, escribe qué fila cambió y a quién afecta, y manda solo a esas personas la versión nueva.
• Pide un “recibido” con una pregunta concreta, como “¿tu equipo entra por la puerta de servicio?”. Quien no leyó la ficha no puede contestar.
• Antes del envío, repasa tus pendientes con el check list pre evento.

Lleva una copia impresa de la ficha y de los documentos clave. MyWedding Pro tiene documentos para imprimir: distribución de mesas, tarjetas con nombre, números de mesa, programa y checklist de tareas. La prueba gratuita dura 14 días y la tarjeta se pide solo cuando creas tu primera boda real.