Fiche technique d'un mariage : une par prestataire, avec le modèle à remplir
La fiche technique d'un mariage est le document qui dit à un prestataire, pour lui seul, où il se gare, quand il monte et démonte, de quoi il dispose en électricité et en eau, et qui appeler sur place. On en écrit une par métier, après la visite technique, et on la confirme la semaine du mariage. Voici les rubriques communes, ce qui change d'un prestataire à l'autre, et un tableau à remplir dans l'heure.
Qu'est-ce qu'une fiche technique de mariage, et quand l'envoyer ?
La fiche technique d'un mariage est un document d'une page, propre à un prestataire, qui rassemble les contraintes matérielles du lieu et du jour : accès, horaires de montage et de démontage, électricité, eau, emplacement et contact sur place. Elle se distingue du conducteur, qui raconte toute la journée pour tout le monde : la fiche ne garde que ce dont un seul métier a besoin pour arriver, s'installer et repartir sans appeler personne.
Elle part du lieu, pas du bureau. Vous la rédigez après la visite technique, avec les réponses du lieu sous les yeux, puis vous l'envoyez trois à six semaines avant le mariage, le temps que chaque prestataire pose ses questions. Vous la confirmez la semaine du mariage, en signalant ce qui a bougé. C'est un rythme de travail, pas une règle : un petit mariage dans un lieu que vous connaissez par cœur peut aller plus vite.
Destinataires habituels : le traiteur, le DJ ou le groupe, le fleuriste ou le décorateur, le photographe et le vidéaste, l'éclairagiste s'il y en a un. Le lieu reçoit lui aussi la version qui le concerne : il vérifie que ce que vous promettez aux prestataires (heure d'arrivée, emplacement, branchements) correspond à ce qu'il a autorisé.
Quelles rubriques mettre dans toutes les fiches techniques ?
Sept rubriques se retrouvent dans toutes les fiches, quel que soit le métier : l'identité du mariage, le contact du jour J, l'accès et le stationnement, les horaires de montage et de démontage, l'emplacement, les besoins en électricité et en eau, et l'interlocuteur du lieu. Le tableau de cette page les décline ensuite par prestataire.
Le plus souvent oublié est l'interlocuteur du lieu : un nom, un numéro, et son rôle (régisseur, gérant, gardien). Le prestataire qui trouve le portail fermé à sept heures du matin n'appellera pas la planner, qui dort peut-être encore ou est déjà en route, mais la personne qui a la clé.
- Identité : prénoms des mariés, date, nom et adresse du lieu, nom du prestataire, version et date de la fiche.
- Contact du jour J : deux personnes joignables avec nom, numéro et rôle en une ligne. Jamais un numéro de couple.
- Accès et stationnement : par où entrer, où décharger, où garer ensuite le véhicule, hauteur ou largeur limitée à l'entrée, distance entre l'accès et la salle. Joignez un plan d'accès.
- Montage et démontage : heure d'arrivée possible, heure à laquelle tout doit être prêt, heure de début du démontage, heure à laquelle le lieu doit être libéré.
- Emplacement : où le prestataire s'installe, sur quelle surface, avec quelle distance au public ou à la piste.
- Électricité et eau : ce que le lieu met à disposition, où se trouvent les prises et l'arrivée d'eau, ce que le prestataire doit apporter (rallonges, groupe, bidons).
- Interlocuteur du lieu : qui ouvre, qui coupe, qui valide un changement le jour même.
Qu'est-ce qui change d'un prestataire à l'autre ?
Les sept rubriques communes restent les mêmes ; ce qui change, ce sont les questions précises que chaque métier doit voir traitées. Le traiteur pense froid, eau et circulation, le DJ pense alimentation et heure de coupure, le fleuriste pense montage et retrait, le photographe pense lumière et horaires clés.
Le tableau ci-dessous donne ces questions métier par métier. Ce ne sont pas des valeurs : c'est ce qu'il faut demander au prestataire ou au lieu, puis indiquer dans la fiche.
Traiteur : office, eau, froid et timing de service
Pour le traiteur, la fiche répond d'abord à la question de l'office : existe-t-il une pièce pour dresser et réchauffer, avec quel équipement, à quelle distance de la salle ? Ajoutez l'arrivée d'eau, la place disponible pour le froid (chambre froide du lieu ou camion), l'évacuation des déchets et le chemin entre l'office et les tables. Le timing de service vient du conducteur : heure du premier plat, pauses prévues pour les discours, fin du service.
DJ ou groupe : emplacement, alimentation, son et fin de soirée
Le DJ ou le groupe a besoin de savoir où il s'installe, d'où vient son alimentation électrique et quelles contraintes de son s'appliquent. Les horaires de balances et de coupure sont à écrire avec l'heure de fin de la musique donnée par le lieu. Pour le détail des moments musicaux et des annonces, voir la feuille de route du DJ : la fiche technique ne la remplace pas, elle en est la partie matérielle.
Fleuriste et décor : montage, retrait et ce qui reste
Le fleuriste et le décorateur ont deux fenêtres à tenir : le montage avant l'arrivée des invités, souvent avec d'autres métiers en même temps, et le retrait en fin de soirée ou le lendemain. Demandez les règles du lieu sur les fixations au mur, les bougies, la hauteur sous plafond et l'accès par véhicule, et dites clairement qui récupère les compositions que les mariés gardent.
Photographe et vidéaste : repérages et horaires clés
Photographe et vidéaste ne s'installent pas : ils se déplacent. Leur fiche porte donc les lieux de prise de vue (extérieurs, salle vide avant l'arrivée des invités), les horaires clés et les endroits où ils peuvent ou non se placer. Le déroulé de leur journée est détaillé dans la feuille de route du photographe ; la fiche technique y ajoute l'accès, le stationnement et les règles du lieu.
Éclairage et autres métiers techniques
Un éclairagiste, un technicien son ou un loueur de matériel suit la même logique : accès de chargement, horaires d'installation, besoins en électricité, emplacement, et heure à laquelle tout doit être retiré. Reprenez les rubriques communes et ajoutez les deux ou trois questions propres à son matériel, que lui seul sait formuler.
D'où viennent les informations de la fiche technique ?
Les informations d'une fiche technique viennent de deux sources : la visite technique pour tout ce qui est matériel, et le conducteur pour tout ce qui est horaire. La fiche ne crée rien, elle trie et distribue.
La visite technique vous donne les accès, les prises, l'office, l'emplacement, les règles du lieu et le nom de l'interlocuteur : voir la checklist de visite technique pour ce qu'il faut relever sur place. Le conducteur de mariage vous donne le reste : à quelle heure chaque métier arrive, joue, sert ou range.
Une règle évite la plupart des conflits d'horaire : une seule source de vérité. Les heures se décident dans le conducteur et se recopient dans les fiches, jamais l'inverse. Si le DJ obtient de monter une heure plus tôt, vous modifiez d'abord le conducteur, puis vous reportez le changement dans les fiches concernées, y compris celle du fleuriste qui partageait le créneau.
Comment envoyer la fiche et s'assurer qu'elle a été lue ?
Envoyez chaque fiche en un seul fichier daté, avec le numéro de version dans le nom, et demandez vous-même un accusé de réception écrit : un simple « bien reçu, ok pour les horaires » suffit. Sans réponse sous quelques jours, relancez par téléphone : c'est ce silence qui devient, le jour J, un camion devant un portail fermé.
- Rédaction après la visite technique, à partir des réponses du lieu.
- Contrôle des horaires contre le conducteur, ligne par ligne.
- Envoi au prestataire, avec le plan d'accès, et au lieu pour vérification.
- Retour du prestataire : questions, contraintes qui ne tiennent pas, accusé de réception.
- Version corrigée si besoin, avec en tête une ligne « modifié depuis la V1 » qui liste ce qui a bougé.
- Confirmation la semaine du mariage, par un message court qui précise « remplace la V2 ».
Gardez l'ancienne version dans le dossier, mais ne la renvoyez jamais : deux fiches en circulation, c'est deux horaires. La version à jour est la seule que le prestataire doit avoir ouverte le matin du mariage.
Où ranger les fiches techniques de chaque mariage ?
Rangez chaque fiche avec le prestataire concerné, dans le projet du mariage, pour la retrouver en une seconde la veille ou le jour J. Dans MyWedding Pro, chaque mariage est un projet à part, avec ses invités, son budget, son plan de table, son déroulé, ses prestataires et ses tâches, et vous pouvez en gérer sans limite de nombre.
Chaque prestataire du mariage y a sa fiche, avec son statut (contacté, devis reçu, validé, refusé) et ses documents joints : vous y attachez la fiche technique à sa dernière version. Le déroulé du jour J, qui rassemble les horaires, les temps forts et qui fait quoi, sert de base pour reporter les heures dans chaque fiche. Pour les proches qui aident le jour J, des fiches de mission existent.
Vous transmettez la fiche au prestataire par le canal de votre choix, puis vous rangez sa dernière version dans les documents joints de sa fiche, dans le projet du mariage. Pour situer l'outil parmi les autres, voir logiciel pour wedding planner.
Fiche technique par prestataire
| Rubrique | Traiteur | DJ / groupe | Fleuriste / décor | Photographe / vidéaste |
|---|---|---|---|---|
| Contact du jour J | Chef de cuisine ou maître d'hôtel : nom, numéro, rôle | Responsable son sur place : nom, numéro, rôle | Personne qui monte le décor : nom, numéro, rôle | Photographe principal et second, s'il y en a un : noms et numéros |
| Accès et stationnement | Porte de livraison, hauteur du véhicule, où garer le camion après le déchargement | Porte de chargement, distance entre le parking et la régie, ascenseur ou escalier | Accès véhicule jusqu'à la salle, horaires d'accès, où attendre pendant un autre montage | Où se garer, accès à la salle et aux extérieurs, autorisation pour un drone ou non |
| Montage | Heure d'arrivée, heure à laquelle l'office doit être prêt, temps de mise en place en salle | Heure d'arrivée, heure des balances, heure à laquelle le son doit être prêt | Heure d'arrivée, ordre de montage avec les autres métiers, heure de fin imposée | Heure d'arrivée pour les repérages, créneau pour photographier la salle vide |
| Emplacement | Office, zone de dressage, passage vers la salle, place du buffet ou des îlots | Position de la régie, distance à la piste, surface disponible, câbles à protéger | Où se placent la cérémonie, les tables, l'entrée, les extérieurs ; fixations autorisées | Lieux de prise de vue prévus, endroits interdits, positions pendant les discours |
| Électricité | Prises à l'office, matériel qui fonctionne sur secteur, ce que le lieu confirme par écrit | Alimentation de la régie, prise la plus proche, ce que le lieu confirme par écrit | Besoin éventuel pour lumières ou fontaines, prise à proximité | Besoin éventuel pour recharger ou brancher un éclairage, prise à proximité |
| Eau et froid | Arrivée d'eau, évier, place pour le froid (chambre froide ou camion), évacuation des déchets | Aucun besoin habituel : à confirmer avec le prestataire | Point d'eau pour les vases, évacuation des déchets végétaux | Aucun besoin habituel : à confirmer avec le prestataire |
| Horaires clés | Heure du premier plat, pauses pour les discours, fin du service (du conducteur) | Heure d'ouverture de bal, heure de fin de la musique donnée par le lieu (du conducteur) | Heure à laquelle les invités entrent, fin de la soirée ou retrait le lendemain | Heures des temps forts à ne pas manquer (du conducteur) |
| Démontage | Heure de début, heure de départ, ce qui est rendu au lieu et ce qui repart | Heure de début après la coupure, heure à laquelle la salle doit être libérée | Qui retire quoi, ce qui repart avec les mariés, ce qui reste au lieu | Aucun démontage : heure de fin de prestation confirmée avec le couple |
Ce qu'il faut demander ou indiquer pour chaque métier. Ce sont des questions, pas des valeurs : les réponses viennent du lieu et du prestataire.
Questions fréquentes
Quelle différence entre fiche technique, conducteur et feuille de route ?
Le conducteur couvre toute la journée pour tous les intervenants. La fiche technique en extrait la partie matérielle d'un seul prestataire (accès, horaires d'installation, électricité, emplacement). La feuille de route d'un métier, comme celle du DJ ou du photographe, détaille ensuite son travail sur la journée.
Faut-il une fiche technique pour chaque prestataire ou une seule pour tous ?
Une par prestataire. Chaque métier a ses contraintes, et un document unique oblige chacun à chercher ses lignes parmi celles des autres, ce qui multiplie les erreurs d'horaire.
Quand faut-il envoyer la fiche technique aux prestataires ?
Après la visite technique, trois à six semaines avant le mariage, puis une confirmation la semaine du mariage. C'est un rythme de travail : le bon moment est celui où vous avez les réponses écrites du lieu.
Que faire si le lieu ne répond pas à une question technique ?
Écrivez « à confirmer par le lieu » dans la fiche plutôt qu'une valeur supposée, et relancez le lieu. Ne reportez jamais de mémoire une puissance électrique ou une limite de bruit.
Où ranger la fiche technique de chaque prestataire dans MyWedding Pro ?
Dans les documents joints de la fiche du prestataire, dans le projet du mariage. Vous transmettez la fiche par le canal de votre choix, puis vous y rangez la dernière version, à côté du statut du prestataire (contacté, devis reçu, validé, refusé).
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