Feuille de route du DJ de mariage : le modèle à lui envoyer

Que mettre dans la feuille de route d'un DJ de mariage ?

Une feuille de route de DJ tient en sept rubriques : les horaires qui le concernent, les contacts du jour J, les moments musicaux avec leur signal, les annonces au micro, les contraintes du lieu, le matériel fourni ou à apporter, et les changements depuis la dernière version. Le tableau plus bas les détaille, avec pour chacune d'où vient l'information.

Le principe est d'extraire, pas de recopier. Le conducteur de mariage contient aussi les séquences du traiteur, du photographe et du lieu ; le DJ n'a besoin que des lignes où il joue ou parle, et de celles qui fixent ses conditions : l'heure d'ouverture de la salle pour l'installation, la fin du service du dîner, l'heure de coupure.

Ce que le DJ ne trouvera nulle part ailleurs vient du couple : les morceaux des moments clés, ceux à ne surtout pas jouer, la façon de dire le nom de la grand-mère. C'est vous qui recueillez ces informations et les mettez en forme.

Quelles rubriques, et d'où viennent-elles ?

Chaque rubrique a une source : le conducteur pour les horaires, le couple pour la musique et les noms, le lieu pour les règles du son et le matériel. Le tableau de cette page donne, pour chacune, ce qu'on y écrit, d'où cela vient et un exemple à adapter.

Deux rubriques font la différence entre une fiche correcte et une fiche utile. Les contraintes du lieu, d'abord, que le DJ découvre trop souvent en déchargeant. Les signaux ensuite : un DJ sait quel morceau passer, mais pas à quel instant la mariée entre dans la salle, sauf si quelqu'un le lui dit.

Comment lister les moments musicaux et qui donne le signal ?

Chaque moment musical s'écrit sur une ligne avec quatre informations : l'heure prévue, le moment, le déclencheur, et le morceau choisi par les mariés. Le déclencheur est la colonne que l'on oublie : c'est la personne ou l'événement qui dit au DJ de lancer le titre, par exemple « la planner lève la main » ou « fin de la dernière photo de groupe ».

Prévoyez toujours un morceau de remplacement pour les moments où l'heure glisse. Une entrée dans la salle retardée de vingt minutes ne doit pas laisser le DJ dans le silence, ni le forcer à lancer à l'aveugle le titre prévu pour une autre heure. Notez aussi une consigne de repli : « si le signal ne vient pas à l'heure, attendre ma confirmation, musique d'ambiance en attendant ».

Voici une liste type, à titre d'exemple. Les heures et les morceaux sont à remplacer par ceux de votre mariage, validés avec le couple.

1. Exemple, 17 h 30, vin d'honneur : musique d'ambiance douce, sans paroles fortes. Déclencheur : début de l'accueil des invités. Morceau : playlist du couple, choisie en amont.
2. Exemple, 19 h 15, entrée dans la salle : titre choisi par les mariés. Déclencheur : la planner confirme que toutes les tables sont installées. Morceau : (titre de l'entrée).
3. Exemple, 19 h 30, dîner : fond sonore bas pendant le service. Déclencheur : le maître d'hôtel annonce le premier plat. Morceau : playlist calme du couple.
4. Exemple, 21 h 15, discours : coupure de la musique, micro prêt. Déclencheur : le témoin se lève. Morceau : aucun.
5. Exemple, 22 h 00, ouverture de bal : première danse. Déclencheur : les mariés se placent au centre de la piste. Morceau : (titre de la première danse).
6. Exemple, 22 h 10, piste ouverte : le DJ enchaîne librement dans le style défini avec le couple. Déclencheur : fin de la première danse. Morceau : selon la liste des envies et des interdits.
7. Exemple, 1 h 45, dernier morceau : annonce du dernier titre. Déclencheur : la planner, dix minutes avant la coupure. Morceau : (titre de clôture).

Ajoutez deux listes courtes, rédigées avec le couple : les morceaux incontournables et les morceaux interdits. La seconde évite les mauvaises surprises (un titre lié à une rupture, à un deuil ou à une querelle de famille) et se transmet sans commentaire, par écrit.

Comment préparer les annonces et la prononciation des noms ?

Écrivez chaque annonce en toutes lettres, avec l'heure, le texte à dire et la personne qui la valide. Un DJ qui improvise l'annonce de l'entrée des mariés ou de l'ouverture du buffet risque de se tromper de nom ou de moment ; un texte écrit lui permet de lire sans réfléchir.

Pour les noms difficiles, ajoutez une transcription phonétique simple à côté du nom d'état civil : « Szymański (chi-ma-gni-ski) », « Aurélien (o-ré-lien) ». Demandez au couple comment chacun se prononce, notamment pour les familles étrangères, les prénoms rares ou les noms composés. Mieux vaut une ligne en plus qu'un nom écorché devant deux cents personnes.

• Le nom des mariés tel qu'ils veulent être présentés : prénoms seuls, ou « Monsieur et Madame », ou les deux prénoms séparés par « et ».
• Les annonces pratiques : ouverture du buffet, service du gâteau, navettes de retour, derniers verres au bar.
• Les prises de parole : l'ordre des discours, le nom de chaque intervenant, la durée annoncée à chacun.
• Le ton souhaité : sobre, chaleureux, plus festif. Un exemple de phrase d'accroche suffit à le fixer.

Quelles contraintes du lieu transmettre au DJ ?

Les contraintes du lieu se demandent par écrit au lieu avant d'écrire la fiche, et se recopient telles quelles : heure de fin de la musique, éventuel limiteur de volume, accès de chargement, prises électriques, emplacement prévu pour le DJ. Aucune valeur ne se devine : si le lieu n'a pas répondu, écrivez « à confirmer par le lieu » plutôt qu'un chiffre.

Sur le niveau sonore autorisé, ne reprenez aucune limite de mémoire. Elle dépend du lieu, de la commune et parfois du voisinage, et c'est le lieu qui peut dire ce qui s'applique chez lui, y compris si un limiteur est installé et à quel réglage. Le DJ, lui, saura comment adapter son matériel à cette réponse.

• Heure de fin de la musique et heure à laquelle la salle doit être rendue, qui ne sont pas toujours les mêmes.
• Limiteur de volume : présent ou non, réglage à demander au lieu.
• Matériel fourni par le lieu (sonorisation, micros, table de régie) et matériel à apporter, à demander au lieu et à confirmer avec le DJ.
• Accès et installation : heure d'arrivée possible, porte de chargement, distance entre le parking et la salle, alimentation électrique disponible.
• Espace : où se place le DJ, à quelle distance de la piste, et si un câble doit traverser un passage.

Quand envoyer la feuille de route, qui la valide et comment noter les changements ?

Envoyez la feuille de route au DJ deux à trois semaines avant le mariage, une fois que le couple a validé les morceaux et les annonces, puis confirmez-la dans les derniers jours. C'est un rythme de travail, pas une règle : il laisse au DJ le temps de préparer ses listes et de poser ses questions.

1. Brouillon, avec le couple. Vous préparez les rubriques que vous connaissez et envoyez aux mariés la liste des moments musicaux, des annonces et des noms à vérifier.
2. Retour du couple. Ils choisissent les morceaux, signalent ceux à éviter et corrigent la prononciation.
3. Contrôle du lieu. Vous faites confirmer par écrit l'heure de fin, le limiteur éventuel et le matériel fourni.
4. Envoi au DJ. Un seul fichier, daté, avec le numéro de version dans le nom.
5. Retour du DJ. Il dit ce qui ne tient pas : un horaire trop serré, un matériel manquant, un morceau introuvable. Demandez une réponse écrite, même un simple « ok pour moi ».
6. Version finale. Vous confirmez les horaires dans les derniers jours, avec les changements éventuels.

Pour noter les changements, ajoutez en tête une ligne « Modifié depuis la V2 » qui liste les horaires déplacés, les morceaux changés et les annonces modifiées. Quand un horaire bouge après la version finale, prévenez le DJ par un message court et écrivez « remplace la V2 », plutôt que d'espérer qu'il rouvre un fichier.

Dans MyWedding Pro, le déroulé du jour J de chaque mariage rassemble les horaires, les temps forts et qui fait quoi : c'est la base dont vous extrayez les lignes du DJ. Les proches qui aident le jour J, comme la personne qui donne le signal d'un moment, peuvent recevoir une fiche de mission. Le DJ a sa fiche dans les prestataires du mariage, avec son statut (contacté, devis reçu, validé, refusé) et les documents joints, dont sa feuille de route. Vous transmettez vous-même la feuille de route, par le canal que vous choisissez, et vous pouvez la joindre à sa fiche. Les mariés, qui voient le déroulé et les prestataires de leur mariage et peuvent les compléter, voient la même base que vous.

Pour répéter ce travail d'un mariage à l'autre, voir gérer plusieurs mariages ; pour préparer la même transmission côté image, la feuille de route du photographe ; pour ouvrir le projet aux mariés, donner l'accès aux mariés.