Servicio de confirmación de invitados: método, guion y hoja de seguimiento

Qué es el servicio de confirmación de invitados y cuándo empieza

Es el servicio en el que la wedding planner se encarga de que cada invitación tenga una respuesta clara (asiste, no asiste, con cuántas personas, con qué menú) antes de que el banquete y el salón necesiten la cifra definitiva. No sustituye la invitación de los novios: la completa, porque siempre queda un grupo de personas que vieron el mensaje y no contestaron.

La práctica común es empezar entre seis y cuatro semanas antes de la boda, cuando ya pasó el primer plazo de respuesta que marcaron los novios. No es una norma: el momento real lo fijan el plazo del banquetero y el salón, así que pregúntales cuántos días antes necesitan el número definitivo y trabaja hacia atrás desde esa fecha.

Conviene vender el servicio con alcance cerrado: una lista de quién queda por contactar, un número máximo de intentos por invitación y una fecha de cierre. Sin esos tres límites, la confirmación se convierte en una tarea sin final que se alarga hasta la semana de la boda.

Qué incluye el servicio y qué no

El servicio incluye cuatro cosas: depurar la lista de invitados, recoger las respuestas en línea, contactar a los pendientes y entregar la cifra final por mesa y por menú. Lo que queda fuera es lo que no depende de ti, como decidir a quién se invita o cambiar el número de pases (las personas que incluye cada invitación) que dieron los novios.

• Depuración de la lista: nombres completos, grupos o familias, quién trae acompañante y a qué momentos clave está invitada cada persona.
• Respuestas en línea: el enlace al sitio web de la boda lo comparten los novios o tú, y cada respuesta queda en la lista de invitados.
• Contacto a pendientes: llamada o mensaje a quienes no respondieron, con un número de intentos pactado.
• Cierre de cifras: total de asistentes, reparto por mesa, menús elegidos, restricciones y alergias para el banquetero.

Deja por escrito lo que no incluye: no se invita a nadie que los novios no hayan aprobado, no se cambia un pase sin que ellos lo autoricen y no se insiste más allá del número de intentos. Esa claridad evita malentendidos cuando una tía dice que “nadie le avisó” a una semana del evento.

El cobro del servicio, la cotización para tus clientes y el contrato se manejan fuera de MyWedding Pro: la herramienta no factura ni genera propuestas. Define tu tarifa según el tamaño de la lista y el número de intentos, y acláralo en tu contrato.

El orden de trabajo: primero el enlace, después solo los pendientes

El orden que ahorra más llamadas es este: primero se comparte el enlace de respuesta en línea y solo después se llama a quienes no lo usaron. Cada persona que contesta sola es una llamada que no haces, y las llamadas se reservan para las invitaciones que de verdad necesitan una conversación.

En MyWedding Pro los invitados responden en el sitio web de la boda sin crear una cuenta: indican si asisten, eligen su menú y anotan sus alergias. Cada respuesta llega a la lista de invitados, que consultan los novios y tú. El enlace lo comparten ellos o tú por el canal que ya usan; la herramienta no envía mensajes ni recordatorios a los invitados.

Un calendario sugerido de seis semanas a una

Un calendario de seis semanas a una semana antes de la boda deja margen para dos intentos por invitación y para cerrar la cifra a tiempo. Es una práctica que puedes ajustar, no un estándar: si el banquetero pide la cifra tres semanas antes, adelanta todo el calendario esas semanas.

1. Seis semanas antes: revisa la lista con los novios, corrige nombres y pases y confirma que el enlace de respuesta ya circuló.
2. Cinco semanas antes: revisa quién ya respondió y arma la lista de pendientes, ordenada por familia.
3. Cuatro semanas antes: primer intento a todos los pendientes, por el canal que los novios consideren más natural para cada persona.
4. Tres semanas antes: segundo intento a quienes siguen sin responder, y aviso a los novios de los casos difíciles para que ellos los llamen.
5. Dos semanas antes: cierre de respuestas. Las invitaciones sin respuesta se marcan con los novios, que deciden si cuentan o no.
6. Una semana antes: entrega de la cifra final, menús y alergias al banquete, y ajuste de la distribución de mesas.

El guion de llamada en cinco pasos

El guion de una llamada de confirmación tiene cinco pasos: saludo, pregunta de asistencia, acompañantes, menú y alergias, y cierre. Una llamada bien llevada dura pocos minutos, y lo importante es que cada respuesta quede anotada en el momento, no de memoria al final del día.

1. Saludo: “Hola, (nombre). Te llamo de parte de (nombres de los novios), de la coordinación de su boda. ¿Tienes un minuto?” Di quién eres y para qué llamas antes de preguntar nada.
2. Asistencia: “Queremos saber si podrás acompañarlos el (fecha).” Si la respuesta es no, agradece y cierra sin insistir; los novios saben que puede pasar.
3. Acompañantes: “En tu invitación aparecen (número) lugares, a nombre de (nombres). ¿Vienen todos?” Confirma nombre por nombre, no solo la cantidad.
4. Menú y alergias: “¿Alguna persona sigue una dieta o tiene alguna alergia?” Anota la palabra exacta que use y, si hay menú a elegir, qué plato escogió cada quien.
5. Cierre: repite la respuesta completa en voz alta (“Entonces son tres personas, un menú vegetariano”), da la fecha límite para cambios y agradece.

Si nadie contesta, deja un mensaje corto con tu nombre, el de los novios y un motivo claro, y anota el intento. Si es por mensaje de texto o por chat, el guion es el mismo con frases más cortas: una pregunta por mensaje.

La hoja de seguimiento: estados, intentos y fecha límite

La hoja de seguimiento tiene una fila por invitación y una columna por cada dato que necesitará el banquete: canal, intentos, respuesta, acompañantes, menú o alergias y mesa. Los intentos y los canales los llevas en tu propia hoja; lo que registras en el proyecto de la boda es la respuesta del invitado.

Usa pocos estados y que no admitan interpretación: responde, no responde, sin respuesta tras dos intentos. Anota la fecha de cada intento al lado, para poder decirle a los novios cuándo y cómo se intentó contactar a cada persona.

• Ordena por familia o grupo, no por orden alfabético: así llamas una sola vez a quien responde por varias personas.
• Marca aparte las invitaciones que contestan los novios y no tú, para no duplicar llamadas.
• Pon la fecha límite de cambios en la parte superior de la hoja, a la vista, y repítela en cada cierre de llamada.

En el proyecto de la boda, la lista de invitados se organiza por grupo, con categorías y rango de edad, y cada persona puede estar invitada solo a algunos momentos clave (por ejemplo, la ceremonia y el cóctel, pero no la cena). Eso importa en la llamada: antes de preguntar por acompañantes, verifica a qué momentos está invitada cada persona.

El cierre: cifra para el banquete, mesas, menús y alergias

El cierre es el momento en que la lista de respuestas se convierte en cuatro cifras para el banquetero: total de asistentes, personas por mesa, platos por menú y casos de alergia o dieta. Entrégalas en un solo mensaje y con la fecha, de modo que nadie trabaje con una versión anterior.

Cuando una persona responde por teléfono, tú registras la respuesta por ella en la lista de invitados del proyecto: asistencia, menú y restricciones. Quedan junto a las respuestas que llegaron en línea, y de ahí sale la lista para el catering, por mesa o por momento clave, con menús elegidos, dietas, alergias y el asiento de cada invitado, para imprimir o exportar en CSV.

• Cuadra el total de la lista por mesa con el total de asistentes confirmados antes de enviar nada.
• Resume al principio cuántos menús de cada tipo y cuántas alergias hay.
• Si la cifra cambia después del cierre, envía una versión nueva con la fecha en el nombre del archivo, no un mensaje suelto.

Para dar forma al documento que recibe el banquetero, revisa la orden de servicio para el banquete. Para saber qué más debe quedar cerrado antes del evento, usa la check list pre evento y el layout de la boda.

Hacerlo en MyWedding Pro

En MyWedding Pro cada boda es un proyecto aparte, con su lista de invitados, su sitio web de la boda y sus respuestas, y puedes llevar tantos proyectos como tengas. La lista de invitados con las respuestas la consultan los novios y tú.

Si ya tienes la lista de invitados en una hoja de Excel (.xlsx) o en un archivo CSV, se importa al proyecto de la boda: las columnas se reconocen, se forman los grupos y se verifica todo antes de guardar. Un archivo que vuelves a importar no crea duplicados.

Lo que la herramienta no hace: no envía correos, mensajes ni recordatorios a los invitados, no factura tu servicio y no guarda contratos. Las llamadas y los mensajes los haces tú. La prueba gratuita dura 14 días y, al registrarte, tienes una boda de ejemplo para recorrer; la tarjeta se pide solo cuando creas tu primera boda real. Si trabajas con varias parejas, mira cómo organizar varias bodas a la vez y cómo funciona un portal para tus parejas.