Que faire 2 mois avant le mariage : le plan de S-8 à S-5

Ce qui change à deux mois du mariage

À deux mois, la question n'est plus « qui réserver » mais « qui vient, et qu'est-ce qu'on lui sert ». Les réponses des invités, les repas et le plan de table arrivent en même temps, et chacun dépend du précédent : sans réponses, pas de nombre de convives ; sans nombre de convives, pas de repas arrêtés ; sans repas, pas de plan de table solide.

C'est pour cela que ce moment paraît chargé alors que presque rien n'est difficile en soi. Ce qui fatigue, c'est de mener trois chantiers à moitié. Le plan ci-dessous les remet en file : une chose bouclée par semaine, dans l'ordre des dépendances, jusqu'à S-5.

Il s'arrête volontairement là. Ce qui relève de la ligne droite (confirmations finales, valise, derniers appels) se trouve dans le guide un mois avant le mariage. Pour la vue d'ensemble, de la date jusqu'au jour J, voir le rétroplanning complet.

Semaine 8 : fermer la liste des réponses

La semaine 8 sert à fixer une date limite de réponse et à contacter ceux qui n'ont pas répondu, car tout le reste repose sur le nombre de convives. Si tu n'as pas encore donné de date limite, donne-la maintenant, en la plaçant assez tôt pour que le traiteur ait un chiffre à la semaine suivante.

Dans l'appli, chaque invité a sa réponse (présent, absent, en attente), et tu vois d'un coup d'œil qui n'a pas encore répondu. Si quelqu'un te répond par téléphone ou par message, tu saisis sa réponse toi-même dans la fiche. L'appli n'écrit à personne : c'est toi qui relances, par le canal habituel de chaque invité.

• Fais le tri des « en attente ». Dresse la liste de ceux qui n'ont rien dit, par foyer plutôt que par personne : un seul appel règle souvent deux ou trois lignes.
• Relance en une fois, pas au compte-gouttes. Un message court avec la date limite, envoyé le même jour à tout le monde, évite les relances en cascade.
• Saisis les réponses reçues autrement le jour même, pour que la liste reste la seule référence.
• Tranche pour les silences. Passé la date limite, décide d'avance ce que tu fais d'un invité muet (appel direct, ou considéré comme absent) pour ne pas y revenir chaque soir.

Les formulations qui évitent de froisser sont dans le guide relancer les invités sans réponse. Si le mini-site est publié, les invités peuvent aussi répondre en ligne, par personne ou par foyer, avec le choix du repas ; la publication fait partie du paiement unique, alors que pendant l'essai sans carte il se prépare sans se publier.

Semaine 7 : arrêter les repas, les régimes et les allergies

La semaine 7 sert à arrêter les repas : menus, choix du plat de chaque invité, régimes et allergies, puis un point avec le traiteur sur ces chiffres. Tu peux le faire parce que la semaine précédente a fermé, ou presque, la liste des convives.

Dans l'appli, la partie repas garde les menus, le choix du plat par invité, les régimes et les allergies, et propose une vue pensée pour le traiteur. Tu y vois d'un coup ce qu'il faut communiquer : combien de chaque plat, qui évite quoi, et quels invités ont une allergie à signaler en cuisine.

• Recoupe les réponses et les repas. Un invité présent sans plat choisi est une ligne à compléter, pas une ligne à oublier.
• Repère les régimes et les allergies sur la fiche de chaque invité, y compris ceux des enfants et des prestataires présents au dîner.
• Appelle le traiteur avec les chiffres, pas avec des estimations. Demande-lui ce dont il a besoin pour la suite : date de dernier ajustement, format du document, interlocuteur le jour J. Ce sont ses règles à lui, pas les nôtres : note-les telles qu'il te les donne.
• Garde une marge pour les ajustements. Un invité qui change d'avis, un régime découvert tard : prévois que la liste puisse encore bouger un peu.

Pour que personne ne soit oublié côté cuisine, les régimes alimentaires des invités détaille comment les recenser sans mettre quiconque mal à l'aise. L'export CSV pour le traiteur, par invité ou par table, est réservé au paiement unique : pendant l'essai, il est refusé.

Semaine 6 : un premier plan de table, avec ses règles

La semaine 6 sert à poser un premier plan de table, pas un plan définitif : le but est de voir où ça coince tant qu'il reste du temps. Les convives sont connus, les repas aussi, il ne manque plus que de les asseoir.

Commence par la salle : ses tables (rondes, rectangulaires, modules assemblés) et ses obstacles, puis place les invités par glisser-déposer. Tu peux travailler en mètres ou en pieds et pouces, et créer plusieurs plans si la cérémonie et le dîner n'ont pas la même disposition. Sur téléphone, le plan se consulte ; pour le modifier, il faut un écran large, ordinateur ou tablette à l'horizontale.

Les relations entre invités se traduisent en quatre règles : « toujours ensemble », « jamais ensemble », « plutôt ensemble » et « plutôt séparés ». Le placement automatique les respecte, ce qui te donne un premier jet à retoucher plutôt qu'une page blanche. Dans les listes de placement, chaque invité affiche sa réponse, ce qui évite d'asseoir quelqu'un qui a décliné.

• Écris d'abord les règles, puis lance le placement : deux ou trois règles bien choisies valent mieux que vingt.
• Regarde les tables qui restent difficiles après le premier jet : ce sont elles qui méritent ta réflexion, pas le reste.
• Prévois la table des enfants ou des jeunes comme une vraie table, avec quelqu'un à proximité pour garder un œil.

Pour les familles qui ne se parlent plus ou les tablées délicates, voir mélanger les familles au plan de table.

Semaine 5 : le déroulé en brouillon, les missions et ce qu'on imprime

La semaine 5 sert à écrire un premier déroulé du jour J, à penser aux proches qui peuvent aider et à repérer les documents à imprimer. Rien n'est figé : il s'agit d'avoir un brouillon que les prestataires pourront corriger.

Le déroulé de l'appli rassemble les horaires, les temps forts et qui fait quoi. Chaque invité peut n'être convié qu'à certains temps forts (cérémonie, vin d'honneur, dîner, lendemain), ce qui se règle sur sa fiche. Pour les proches qui aident, les fiches de mission servent à leur confier une tâche précise plutôt qu'un « tu peux t'occuper de tout ça ? » flou.

• Écris les horaires que tu connais, et laisse en blanc ceux que les prestataires doivent encore te donner.
• Associe une personne à chaque moment sensible : accueil, installation, photos de groupe, rangement.
• Liste ce qui s'imprime : marque-places, numéros de table, programme, checklist des tâches et plan de table (en A4 ou en Letter, avec une liste alphabétique des invités placés et une fiche par table si tu le souhaites).
• Garde l'impression pour plus tard. Imprimer à S-5 un plan qui bougera encore ne sert à rien : à ce stade, on prépare, on n'envoie pas à l'imprimeur.

Pour répartir les rôles sans te fâcher avec personne, qui fait quoi le jour du mariage propose une méthode simple.

Le budget à deux mois : ce qui est engagé, ce qui reste à payer

À deux mois, le budget se lit surtout en trois colonnes : ce qui était prévu, ce qui est engagé, ce qui reste à dépenser. L'écart entre les deux premières te dit si les devis signés ont dépassé la ligne ; la troisième te dit ce qui reste pour les postes encore ouverts.

Dans l'appli, chaque poste affiche son prévu, son engagé et son reste à dépenser. Les paiements se notent avec leurs échéances et leurs pièces jointes, par exemple le devis signé ou le justificatif de l'acompte. À cette période, il vaut la peine de les passer en revue une fois pour dresser la liste des soldes à venir.

• Relève chaque solde à payer avec sa date : ce sont des sorties d'argent que tu connais déjà et que tu peux anticiper.
• Actualise le nombre de convives : si la liste a bougé, les postes qui en dépendent aussi (repas, boissons, papeterie).
• Regarde les postes encore sans engagement : ce sont ceux sur lesquels il reste de la marge pour absorber un imprévu.

Ce qui peut attendre le dernier mois

Les confirmations finales, les derniers ajustements du plan de table et les impressions peuvent attendre le dernier mois : à deux mois, on prépare, on ne verrouille pas encore tout. Se forcer à tout finir maintenant ajoute du travail, parce qu'une liste qui bouge oblige à refaire ce qu'on avait figé.

• Les confirmations finales avec chaque prestataire (adresses, horaires, contacts).
• Le plan de table définitif, quand les dernières réponses sont tombées.
• Les impressions : marque-places, numéros de table, programme.
• Les derniers soldes et les petits achats de la dernière ligne droite.

Si tu t'y prends plus tard que prévu, organiser son mariage en 4 mois montre quoi simplifier quand le calendrier est serré.