Régimes alimentaires et allergies des invités : comment les recueillir et les transmettre au traiteur

La méthode en trois temps

Demande en même temps que la réponse de présence, note par invité (pas par foyer), puis transmets au traiteur avec le numéro de table de chacun. C'est tout le circuit, et chaque temps évite une erreur classique.

1. Demander au bon moment. Une seule fois, au moment où l'invité dit qu'il vient. Plus tard, tu relances des gens qui ont déjà classé le sujet.
2. Noter par personne. Un foyer de quatre n'a pas un régime, il en a peut-être quatre différents, dont un qui ne se voit pas à l'œil nu.
3. Transmettre au traiteur. Une liste claire, avec la table, à la date où il te demande son nombre définitif de convives.

Le reste de l'article détaille chaque temps. Si tu n'as que dix minutes, lis la section sur la question à poser et la checklist plus bas.

Préférence, régime, allergie : trois choses différentes

Une préférence se respecte si possible, un régime se respecte en général, une allergie se signale au traiteur comme une question de sécurité. Mettre les trois dans la même case « particularités » fait perdre ce qui compte vraiment.

• Préférence : « je n'aime pas le poisson », « je mange peu de viande ». Le traiteur s'adapte souvent, sans enjeu pour la santé de la personne.
• Régime : végétarien, végétalien, sans porc, casher, halal, sans gluten par choix ou par conviction. Il oriente le menu et doit figurer dans la liste du traiteur.
• Allergie ou intolérance : arachides, fruits à coque, crustacés, lactose, gluten pour une personne cœliaque. Ici, un oubli peut rendre quelqu'un malade, d'où un traitement à part.

Dans l'appli, la rubrique repas range les menus, le choix du plat par invité, les régimes et les allergies, avec une vue traiteur.

Quand demander : avec la confirmation de présence, pas après

Le bon moment est celui où l'invité confirme sa venue, parce que c'est le seul où il a le faire-part, le téléphone ou la page ouverte sous les yeux. Une question posée trois semaines plus tard demande un second message, et une partie des gens ne répond jamais.

Si tu collectes les réponses en ligne, le choix du repas et la question sur les régimes se règlent dans le même geste. Les réponses en ligne se font sur le mini-site publié, par personne ou par foyer, avec le choix du repas : elles remplissent la liste d'invités, les repas et le plan de table. Pour la mise en place, les réponses en ligne détaillent le fonctionnement.

Si une partie de tes invités répond par téléphone ou par message, c'est toi qui saisis leur réponse dans l'appli, avec leur régime, puis tu vois qui n'a pas encore répondu. L'appli n'envoie rien aux invités : c'est toi qui poses la question et qui relances. Pour ceux qui tardent, relancer les invités sans réponse donne des formulations qui ne vexent personne.

La question à poser, mot pour mot

Pose une question ouverte et courte, qui sépare l'allergie du régime : ne laisse pas une case « autre » sans consigne. Plus la question est précise, plus la réponse est exploitable par un traiteur.

Sur le faire-part ou le carton-réponse, une ligne suffit :

Sur le mini-site ou dans un message, tu peux séparer les deux, ce qui rend l'allergie impossible à rater :

• « Y a-t-il un régime alimentaire que nous devons respecter pour toi (végétarien, sans porc, sans gluten, autre) ? »
• « As-tu une allergie ou une intolérance alimentaire ? Si oui, laquelle, et à quel point est-ce important que nous soyons stricts ? »

La seconde partie de la deuxième question est utile : « un peu de lactose passe » et « une trace de cacahuète m'envoie à l'hôpital » ne s'annoncent pas à la cuisine de la même façon. Ne demande rien de médical au-delà : tu transmets ce que la personne écrit, sans l'interpréter ni la corriger.

Pense aussi aux invités qui n'osent pas. Une phrase d'introduction du type « n'hésite pas, aucun détail n'est de trop » libère souvent les réponses des plus discrets.

Noter par personne, pas par foyer

Chaque régime et chaque allergie se rattache à la personne, jamais au foyer, parce que le traiteur sert des assiettes et non des familles. Un foyer qui écrit « sans gluten » une seule fois ne dit pas qui, dans la famille, est concerné.

L'exemple qui revient le plus : l'enfant allergique dans un foyer de quatre. Si la note dit « allergie aux fruits à coque » sur la ligne du foyer, le traiteur peut préparer quatre assiettes sans noix, ou une seule, ou aucune, selon l'interprétation. Écris le prénom de l'enfant, l'allergie, et place-le à une table où le serveur le sait.

La liste d'invités de l'appli se range par foyer, avec une tranche d'âge (adulte, enfant) : le foyer sert à t'organiser, la personne sert à servir. Pour la construire proprement, la liste d'invités explique comment éviter les doublons et les oublis.

Pense enfin aux prestataires qui mangent sur place (photographe, DJ) : ils ont eux aussi un régime ou une allergie, et on les oublie presque toujours dans la liste.

Transmettre au traiteur : par invité ou par table

Envoie au traiteur la liste complète à la date de son nombre définitif, avec pour chaque invité le plat choisi, le régime éventuel, l'allergie éventuelle et le numéro de table. Certains traiteurs préfèrent un détail par invité, d'autres une synthèse par table : demande-lui son format avant de te lancer.

L'appli propose un export CSV pour le traiteur, par invité ou par table. Il est réservé au paiement unique : pendant l'essai, l'export est refusé, et tu transmets alors ta liste autrement (par exemple en la recopiant). Le fichier sort de l'appli, mais c'est toi qui l'envoies ; l'appli ne prévient pas le traiteur et ne signale pas d'elle-même un conflit entre un plat et une allergie.

Pour que le numéro de table soit juste, finalise ton plan de table avant l'envoi, ou préviens le traiteur que les tables peuvent encore bouger. Si une personne change de table après coup, renvoie la ligne corrigée plutôt que de compter sur une mention orale.

Le jour J : marque-places, serveurs et proche de confiance

Le jour J, la liste ne suffit pas : il faut que les serveurs sachent qui est concerné, et qu'une personne de confiance puisse répondre à la question « qui a une allergie à cette table ? ». Sans cela, le plat adapté arrive parfois à la mauvaise personne.

• Un référent. Confie la question à un proche (témoin, frère, amie) qui a la liste sur lui et que le chef de salle connaît. Toi, tu as mieux à faire ce soir-là.
• Un briefing du service. Demande au traiteur de réunir ses serveurs avant le dîner et de leur rappeler les tables où se trouvent les allergies.
• Les marque-places. L'appli permet d'imprimer des marque-places et des numéros de table. Les régimes n'y sont pas imprimés d'office : si tu veux un repère discret, fais-le avec le traiteur (une couleur, un signe) plutôt qu'en écrivant l'allergie en toutes lettres devant tout le monde.

Garde une copie papier de la liste avec les numéros de table, dans une pochette, au cas où le téléphone n'aurait plus de batterie ou le réseau de la salle serait mauvais.