Collecter les réponses de tes invités en ligne

Le carton-réponse, et ce qu’il ne dit pas

Le carton glissé dans le faire-part revient, quand il revient, avec une croix cochée à la main. « Oui », ou « non », parfois les deux ratures superposées. Rien ne dit à quel moment cette personne vient : à la cérémonie, au vin d’honneur, au dîner, ou aux trois. Rien ne dit son régime alimentaire, ni ce qu’elle choisit au menu. Le papier répond à une seule question quand ton organisation en pose quatre ou cinq.

Un RSVP en ligne répond au bon niveau de détail, celui dont tu as vraiment besoin : par moment, par personne du foyer, avec le régime et le choix de plat dans le même geste. Personne ne remplit deux fois la même information, et rien ne se perd entre le carton posé sur un coin de table et la liste que tu dois tenir à jour.

Ce que ton formulaire RSVP doit demander

Un bon formulaire RSVP demande peu de choses, mais les bonnes. La présence, moment par moment : un invité convié à la cérémonie et au vin d’honneur répond pour ces deux moments-là, pas pour un dîner auquel il n’est pas convié. Le choix de plat, par service, quand tu as configuré un menu : entrée, plat, dessert, chacun avec ses options. Le régime alimentaire, en texte libre, juste à côté du choix de plat, pour que le traiteur reçoive l’information telle quelle, sans reformulation. Et un petit mot pour les mariés, facultatif.

Rien de plus. Un formulaire qui redemande l’adresse postale ou le numéro de téléphone d’un invité que tu as déjà dans ta liste lui fait remplir une deuxième fois ce qu’il t’a déjà donné. L’accompagnant, lui, n’est pas saisi par l’invité : c’est toi qui l’ajoutes à son foyer dans ta liste, et il apparaît ensuite sur la même page, avec sa présence et son repas à lui.

Comment tes invités accèdent au RSVP

Pas de compte à créer, pas de mot de passe à retenir. Tu partages un lien, par message ou par mail, à charge pour chaque invité de l’ouvrir. Sur la page, il tape son nom : l’application le reconnaît et l’amène directement sur sa page personnelle, celle de son foyer entier. Il répond pour lui, et pour les autres membres de son foyer dans le même geste, personne par personne.

Sur le faire-part papier, un QR code renvoie au même lien : un invité qui préfère scanner plutôt que retrouver un message arrive au même endroit. Les deux chemins mènent à la même page, la même liste, la même mise à jour.

Une date limite, et ce qu’on en fait

Une date limite de réponse n’a de sens que rapportée à une contrainte réelle : celle du traiteur, qui veut un nombre de couverts arrêté, dans le délai que fixe ton contrat. Le calcul se fait donc à l’envers : pars de cette échéance-là, garde de la marge devant pour relancer ceux qui n’ont rien dit, et tu as ta date limite de réponse. Une date ronde choisie au hasard ne tient pas ce rôle.

Passée cette date, il reste des invités qui n’ont pas répondu. Ta liste te montre lesquels, et depuis quand ils sont en attente : à toi de savoir qui relancer et comment. Notre guide pour relancer les invités qui ne répondent pas donne les messages et la marche à suivre.

Là où atterrissent les réponses

Une réponse donnée sur le mini-site ne reste pas isolée dans un formulaire. Ta liste d’invités se met à jour seule : la colonne « réponse » change, et tu vois d’un coup d’œil qui n’a pas encore répondu, et depuis quand. Cette même réponse alimente aussi le plan de table, où l’invité apparaît comme présent et disponible à placer, et la vue traiteur, qui compte le nombre de repas par plat choisi.

Une seule saisie, celle de l’invité, remonte à trois endroits différents. Tu ne recopies rien, tu ne recomptes rien à la main.

Les cas particuliers

Un invité qui répond par téléphone, plutôt que par le lien, n’est pas un problème : tu saisis sa réponse à sa place, directement dans ta liste, exactement comme s’il avait rempli le formulaire lui-même. Elle compte de la même façon dans le plan de table et chez le traiteur.

Un invité qui change d’avis après coup modifie sa réponse quand il le souhaite : le lien reste valable, sa page personnelle aussi, et sa nouvelle réponse remplace l’ancienne partout où elle était utilisée.

Une famille répond pour tout son foyer en une seule visite : chaque personne du foyer a sa propre présence, son propre régime et son propre choix de plat, même si une seule d’entre elles a ouvert le lien et rempli le formulaire pour tout le monde.