Como pedir a confirmação de presença do casamento, online

O que significa RSVP e por que um “sim” não basta

RSVP é a sigla de répondez s’il vous plaît, “responda, por favor” em francês. Aparece impressa em muitos convites; em português, o que você pede aos convidados é uma confirmação de presença.

Um “sim” por mensagem ou por áudio responde a uma pergunta só, quando a sua organização precisa de várias. A pessoa vai a quais momentos do casamento? Quando o civil é em outro dia e a cerimônia religiosa e a festa vêm separadas, nem todo mundo é convidado para tudo. Quantas pessoas há no grupo? O que cada uma come? Há alguma alergia?

Quando essas respostas chegam espalhadas, entre áudios, mensagens e papéis, você acaba reconstruindo a lista à mão. Uma confirmação de presença online pergunta o necessário e deixa a resposta onde você precisa dela.

O que a sua confirmação de presença deve perguntar

Poucas perguntas, mas as certas.

• A presença, momento por momento. Quem está convidado para a cerimônia e para o coquetel responde por esses dois momentos-chave, não por um jantar para o qual não foi convidado. Os momentos-chave você define uma vez, no Painel; o detalhe hora a hora fica no roteiro do dia.
• A refeição, momento por momento. Se você configurou a refeição, cada pessoa escolhe a sua: um cardápio completo ou, prato a prato, entrada, prato principal e sobremesa. A refeição só aparece para quem foi convidado àquele momento-chave.
• Alergias e restrições alimentares. Em texto livre, ao lado da escolha do cardápio, para o buffet receber a informação do jeito que foi escrita, sem ninguém reformular.
• Um recado para os noivos. É opcional.

Nada além disso. Um formulário que volta a pedir endereço ou telefone de quem já está na sua lista faz a pessoa preencher duas vezes a mesma coisa. O convidado também não escreve o nome do acompanhante: você o adiciona à lista (“Adicionar um acompanhante”), e ele aparece depois na página do convite, com a própria resposta e a própria refeição.

Como pedir a confirmação de presença aos convidados

Os convidados não criam conta nem decoram senha. Quando você publicar o site do casamento, compartilhe o link por WhatsApp, por mensagem ou no convite impresso, e cada pessoa abre quando puder. No topo da página fica o botão “Confirmar minha presença” (é o nome padrão, e você pode mudá-lo). A pessoa digita o próprio nome: a busca encontra por nome ou sobrenome, sem se importar com acentos nem com letras maiúsculas, e duas letras bastam.

Em seguida, abre a página do convite. Num grupo, ela mostra cada pessoa separadamente, com “Vai” ou “Não vai”, os momentos-chave e a refeição. Quem responde sozinho vê “Sim, eu vou” e “Não, não posso ir”. Com “Enviar minha resposta” (ou “Enviar nossas respostas”, num grupo), a confirmação está feita. Quem mudar de ideia altera a resposta pelo mesmo link (“Alterar minha resposta”), e a nova substitui a anterior.

Publicar o site do casamento faz parte do acesso completo (pagamento único): no modo de teste você pode prepará-lo, mas seus convidados ainda não conseguem entrar para responder.

Para os convites impressos, o site tem um QR code que você baixa em SVG: quem prefere escanear a procurar uma mensagem chega à mesma página. Com o acesso completo, há ainda um adesivo A6 com QR code para imprimir. Para a mensagem em si, o bloco “Compartilhar e estatísticas”, na seção Site, traz um texto de save the date pronto para copiar. Quem envia é você: o app não manda nada. Se você ainda não tem o site, pode organizar o seu casamento no MyWedding Planner e criá-lo por lá.

Para onde vão as respostas

Uma resposta dada no site não fica presa num formulário. A sua lista de convidados se atualiza sozinha: na coluna “Resposta” aparece, por convite, “Vai”, “Não vai” ou “Aguardando”. O “Talvez” só você marca, e “Misto” aparece quando um grupo respondeu de formas diferentes. No alto da lista, os contadores mostram quantos confirmaram, quantos estão aguardando e quantos não vão.

Essas mesmas respostas alimentam o resto. A visão para o buffet, em Refeições, conta só as pessoas confirmadas, mostra as refeições de cada cardápio escolhido, as restrições alimentares e quem confirmou mas ainda não escolheu o cardápio. O mapa de mesas parte da mesma lista de convidados: a distribuição automática deixa de fora quem não vai.

Um dado só, o que o convidado escreve, chega a três lugares: a lista, o buffet e o mapa de mesas. Você não copia nada nem conta de novo à mão.

O prazo de confirmação, contado a partir do buffet

Um prazo só faz sentido quando responde a um limite real: o do buffet, que precisa de um número definitivo de pessoas até a data fixada no contrato. A conta vai ao contrário. Parta dessa data, deixe uma margem antes para lembrar quem não respondeu, e o que sobra é o seu prazo de confirmação. Uma data redonda escolhida ao acaso não cumpre essa função.

Um exemplo: se o contrato pede o número final até 1º de maio, o dia 1º de maio não é o seu prazo. O seu prazo vem antes, com folga para lembrar uma vez todo mundo que ainda não disse nada. A lista de tarefas do app coloca “Confirmar com o buffet o número final de convidados” na última semana antes do casamento; se o seu contrato fixar uma data anterior, vale o contrato.

Escreva a data por extenso na mensagem com o link e no convite, para ninguém precisar adivinhar. O app não tem um campo próprio de prazo: a data vai no seu texto. A resposta pronta da seção de perguntas frequentes do site fala em “prazo” sem dizer a data, então vale escrevê-la ali também. Passado o prazo, sobram alguns que não responderam, e é para isso que serve a próxima seção.

Lembrar quem ainda não confirmou: uma vez, para todos, com data

Um campo vazio não é um não. O convite chegou, foi lido e ficou esperando um momento que nunca chega sozinho. Por trás desses campos há, em geral, três situações: quem ainda não sabe (uma folga no trabalho por pedir, alguém para ficar com as crianças), o grupo em que cada um acha que outro já respondeu por todos, e o convidado a quem ninguém escreveu porque cada um dos dois contava que o outro escreveria.

O MyWedding Planner não envia mensagens aos seus convidados: ele mostra quem falta, e o lembrete é você quem manda, por WhatsApp, por mensagem ou por telefonema. Quando há convidados aguardando resposta há mais de uma semana, o Painel aponta isso entre as próximas ações (por exemplo: “Lembrar 12 convidados de confirmar presença”). Na lista de tarefas, “Lembrar os convidados que ainda não responderam” cai por volta de um mês antes do casamento, na mesma janela em que você fecha o mapa de mesas. Os botões “Save the date” e “Convite” da lista são só marcas para você: nada é enviado por eles.

A regra é uma só: uma vez, para todos de uma só vez, com a data escrita. A segunda mensagem não diz nada que a primeira não tenha dito, e na terceira o pedido vira cobrança. Inclua uma frase que permita o não: “se não der para ir, é só avisar, isso também ajuda” tira a pressão. Para um parente próximo, uma ligação funciona melhor do que uma mensagem. E cada um escreve para os próprios convidados: uma mensagem de quem a pessoa conhece soa diferente da que vem da outra metade do casal, e assim ninguém recebe duas no mesmo dia.

Decida antes o que fazer com quem não responder: passado o prazo, por exemplo, ficar sem resposta vale como um não, e você avisa isso na própria mensagem. Não é castigo, é uma regra que quem lê conhece de antemão. O número final vai ao buffet na última semana e não pode esperar uma resposta que não chega. Abaixo estão quatro mensagens para adaptar.

Casos particulares: ligações, mudanças de ideia, acompanhantes e apelidos

Quem responde por telefone ou por WhatsApp em vez de usar o link não é um problema. Você abre a ficha da pessoa na lista, entra pelo botão da coluna “Resposta” e anota o que ela disse: momentos-chave, escolha do cardápio e restrições. Vale como se ela tivesse preenchido o formulário, no buffet e no mapa de mesas.

Quem muda de ideia altera a resposta quando quiser: o link continua valendo, e a nova resposta substitui a anterior. Um grupo responde numa visita só, e cada pessoa mantém a própria presença, a própria refeição e as próprias restrições, mesmo que só uma tenha aberto o link. Mudanças depois do prazo, é você quem repassa ao buffet.

Se um convidado perguntar se pode levar alguém, a decisão é sua: você o adiciona ao grupo como acompanhante (dá para marcar que ainda não é certo que venha), e a partir daí ele tem o seu lugar na confirmação. E se alguém não achar o próprio nome na busca, confira como você o escreveu: a busca usa o nome e o sobrenome como estão na sua lista e não perdoa variações. Quem todo mundo chama de Duda talvez esteja na lista como Maria Eduarda, e quem digitar “Duda” não vai encontrar esse nome. Escreva os nomes do jeito que cada convidado digitaria. Quem cair no nome errado clica em “Não sou eu”.