Rückmeldung zur Hochzeit: Zusagen online einholen

Rückmeldung, Zusage, u. A. w. g.: Was ein „Ja“ nicht sagt

„Um Antwort wird gebeten“, kurz u. A. w. g., steht auf vielen Einladungen. Im Englischen heißt dasselbe RSVP, abgeleitet vom französischen répondez s’il vous plaît. Gemeint ist immer eine Rückmeldung: Wer kommt, und wer nicht?

Ein „Ja“ per Nachricht oder ein Kreuz auf der Antwortkarte beantwortet eine einzige Frage, obwohl deine Planung mehrere stellt. Zu welchen Programmpunkten kommt die Person? Das Standesamt findet oft nur im Kreis der engsten Familie und der Trauzeugen statt, zur Feier kommen alle, und ein Teil der Gäste stößt erst zum Abend oder zur Party dazu. Wie viele Personen stehen auf einer Einladung? Was isst jede Person? Gibt es Allergien?

Kommen diese Antworten verstreut als Sprachnachrichten, SMS und Zettel an, baust du am Ende die Liste von Hand nach. Eine Online-Rückmeldung fragt nur das Nötige und legt die Antwort dort ab, wo du sie brauchst.

Was du bei der Rückmeldung abfragen solltest

Wenige Fragen, aber die richtigen.

• Zu- oder Absage, pro Person. Jede Person auf einer Einladung bekommt ihre eigene Antwort: das Paar zu zweit, die Familie zu fünft, jede Person mit eigenem Ja oder Nein.
• Die Programmpunkte. Wer zum Standesamt und zum Sektempfang eingeladen ist, antwortet für genau diese beiden Punkte und wird nicht nach einem Abendessen gefragt, für das die Einladung nicht gilt. Die Programmpunkte legst du einmal in deiner Übersicht an, und pro Gast legst du fest, zu welchen Programmpunkten die Einladung gilt. Den Tagesablauf Stunde für Stunde planst du getrennt im Ablaufplan.
• Das Essen. Hast du ein Essen eingerichtet, wählt jede Person ihre Gänge: ein festes Menü, oder Vorspeise, Hauptgang und Dessert einzeln. Das Essen erscheint nur bei Gästen, die zu diesem Programmpunkt eingeladen sind.
• Allergien und Ernährungswünsche. In einem Freitextfeld direkt neben der Menüwahl, damit das Catering die Angabe so bekommt, wie sie gemeint ist, ohne dass sie jemand umformuliert.
• Ein paar Worte für das Paar. Das ist optional.

Mehr nicht. Ein Formular, das nach Adresse oder Telefonnummer fragt, obwohl du beides längst hast, lässt Gäste dasselbe zweimal ausfüllen. Auch den Namen einer Begleitung tippen die Gäste nicht selbst ein: Du ergänzt ihn in der Gästeliste („Begleitung hinzufügen“), und die Person erscheint danach auf der Seite der Einladung, mit eigener Zusage und eigenem Essen.

Zusage online: So geben deine Gäste Bescheid

Deine Gäste legen kein Konto an und merken sich kein Passwort. Sobald deine Hochzeitswebsite veröffentlicht ist, teilst du ihren Link, per Nachricht, per E-Mail oder auf der gedruckten Einladung, und die Gäste öffnen ihn, wann sie Zeit haben. Oben auf der Seite steht der Button „Rückmeldung geben“ (so heißt er standardmäßig). Die Gäste tippen ihren Namen: Die Suche findet Vor- und Nachnamen, ohne auf Groß- und Kleinschreibung oder Akzente zu achten, und zwei Buchstaben genügen.

Dann öffnet sich die Seite der Einladung. Bei einer Familie zeigt sie jede Person einzeln, mit „Kommt“ oder „Kommt nicht“, den Programmpunkten und dem Essen. Einzelne Gäste sehen „Ja, ich komme“ und „Nein, ich kann leider nicht“. Mit „Antwort senden“ ist die Rückmeldung abgegeben. Wer sich später umentscheidet, ändert sie über denselben Link („Antwort ändern“), und die neue ersetzt die alte.

Das Veröffentlichen der Hochzeitswebsite gehört zum Vollzugang (Einmalzahlung). In der kostenlosen Testversion kannst du die Website vorbereiten, deine Gäste können sie aber noch nicht aufrufen und deshalb auch nicht zusagen.

Für gedruckte Einladungen hat die Website einen QR-Code, den du als SVG herunterladen kannst: Wer lieber scannt, als eine Nachricht zu suchen, landet auf derselben Seite. Mit dem Vollzugang gibt es dazu einen A6-Aufkleber mit QR-Code zum Drucken. Für die Nachricht selbst bietet die Karte „Gäste auf die Website bringen“ einen fertigen Text zum Kopieren. Verschicken musst du ihn selbst: Die App sendet nichts. Hast du noch keine Hochzeitswebsite, kannst du deine Hochzeit in MyWedding Planner planen und sie von dort aus anlegen.

Wohin die Antworten fließen

Eine Antwort von der Hochzeitswebsite bleibt nicht in einem Formular hängen. Deine Gästeliste aktualisiert sich selbst: In der Spalte „Rückmeldung“ steht pro Einladung „Zugesagt“, „Abgesagt“ oder „Offen“. „Vielleicht“ setzt nur du selbst, und „Gemischt“ erscheint, wenn eine Gruppe unterschiedlich geantwortet hat. Oben zählen „zugesagt“, „offen“ und „abgesagt“ mit, und in deiner Übersicht siehst du, wie viele Rückmeldungen noch offen sind.

Dieselben Antworten speisen den Rest. Die Catering-Ansicht unter „Essen“ zählt nur Gäste mit „Zugesagt“, zeigt die Gedecke und jedes gewählte Gericht, die Ernährungswünsche und diejenigen, die zugesagt, aber noch kein Essen gewählt haben. Der Sitzplan geht von derselben Gästeliste aus: Die automatische Platzierung lässt Gäste mit Absage aus.

Eine einzige Eingabe deiner Gäste landet so an drei Stellen: in der Liste, beim Catering und im Sitzplan. Du kopierst nichts und zählst nichts nach.

Die Frist für die Rückmeldung, vom Catering aus gerechnet

Eine Frist ist nur sinnvoll, wenn sie auf einer echten Grenze beruht: dem Termin, zu dem dein Catering oder deine Location die endgültige Gästezahl braucht. Den Termin legt dein Vertrag fest. Die Rechnung läuft rückwärts: Vom Termin aus ziehst du Zeit zum Nachhaken ab, und was übrig bleibt, ist deine Frist für die Rückmeldung.

Ein Beispiel: Verlangt dein Vertrag die endgültige Gästezahl bis zum 1. Mai, ist der 1. Mai nicht deine Frist. Deine Frist liegt davor, mit genug Abstand, um einmal bei allen nachzuhaken, die noch nichts gesagt haben. Die Aufgabenliste der App legt „Endgültige Gästezahl an den Caterer durchgeben“ in die letzte Woche vor der Hochzeit. Steht in deinem Vertrag ein früherer Termin, gilt der Vertrag.

Nenne das Datum ausgeschrieben in der Nachricht mit dem Link und in der Einladung, zum Beispiel: „Bitte gebt uns bis zum 15. April Bescheid.“ In der App gibt es kein eigenes Feld für eine Frist: Das Datum steht in deinem Text. Die vorbereiteten FAQ-Antworten der Hochzeitswebsite sprechen von „der Frist“, nenne sie also auch dort. Nach der Frist bleiben meist ein paar Gäste, die sich nicht gemeldet haben. Dafür ist der nächste Abschnitt da.

Nachhaken bei fehlenden Antworten: einmal, an alle, mit Datum

Ein leeres Feld ist kein Nein. Die Einladung ist angekommen, wurde gelesen und blieb liegen, bis ein Moment kommt, der von allein nie kommt. Dahinter stecken meist drei Situationen: Gäste, die es noch nicht wissen (Urlaub nicht genehmigt, Kinderbetreuung offen), Familien, in denen jede Person glaubt, eine andere habe schon für alle geantwortet, und Gäste, bei denen niemand nachgehakt hat, weil jede Seite dachte, die andere kümmere sich darum.

MyWedding Planner verschickt keine Nachrichten an deine Gäste, weder Einladungen noch Erinnerungen. Die Liste zeigt dir, wer noch offen ist, und das Nachhaken übernimmst du selbst, per Nachricht oder per Anruf. Wer seit mehr als einer Woche auf deiner Liste steht und noch nicht geantwortet hat, taucht in deiner Übersicht bei den nächsten Schritten auf (zum Beispiel: „Bei 12 Gästen ohne Rückmeldung nachhaken“). In der Aufgabenliste liegt „Bei Gästen ohne Rückmeldung nachhaken“ etwa einen Monat vor der Hochzeit, im selben Zeitraum wie „Sitzplan fertigstellen“ (die Checkliste zur Hochzeitsplanung ordnet es in den Zeitplan ein). Die Schalter „Save the Date ✓“ und „Einladung ✓“ in der Gästeliste sind nur Markierungen für dich: Verschickt wird dadurch nichts.

Die Regel lautet: einmal, an alle zusammen, mit ausgeschriebenem Datum. Eine zweite Nachricht sagt nichts, was die erste nicht schon gesagt hat, und bei der dritten wird aus einer Bitte ein Vorwurf. Ein Satz, der das Nein erlaubt, nimmt den Druck raus: „Wenn es nicht klappt, sag uns trotzdem Bescheid, auch das hilft uns.“ Bei engen Verwandten wirkt ein Anruf besser als eine Nachricht. Und jede Seite schreibt den eigenen Gästen: Eine Nachricht von einer bekannten Person liest sich anders als eine von der anderen Hälfte des Paares, und niemand bekommt am selben Tag zwei.

Entscheide vorher, was mit Gästen passiert, die auch dann nicht antworten: Nach der Frist gilt keine Antwort zum Beispiel als Absage, und du schreibst das in dieselbe Nachricht. Das ist keine Strafe, sondern eine Regel, die alle vorher kennen. Die endgültige Gästezahl geht in der letzten Woche ans Catering und kann nicht auf eine Antwort warten, die nicht kommt. Unten findest du vier Nachrichten zum Anpassen.

Sonderfälle: Anrufe, Antwortkarten, Meinungswechsel und Begleitung

Ruft eine Großtante an, statt den Link zu öffnen, ist das kein Problem. Du klickst in deiner Gästeliste auf die Schaltfläche in der Spalte „Rückmeldung“ und trägst ein, was die Person gesagt hat: Zusage, Programmpunkte, Essen und Ernährungswünsche. Das zählt genauso, als hätte sie das Formular selbst ausgefüllt, bei Catering und Sitzplan. Auf demselben Weg trägst du Antwortkarten ein, die per Post zurückkommen.

Wer es sich anders überlegt, ändert die Antwort über denselben Link, und die neue ersetzt die alte. Eine Gruppe antwortet in einem Durchgang, und jede Person behält ihre eigene Zusage, ihr eigenes Essen und ihre eigenen Ernährungswünsche, auch wenn nur eine den Link geöffnet hat. Änderungen nach der Frist gibst du selbst an das Catering weiter.

Fragt jemand, ob eine Begleitung mitkommen darf, entscheidest du: Du fügst die Person der Einladung als Begleitung hinzu (du kannst markieren, dass noch nicht sicher ist, ob sie kommt), und ab dann hat sie ihren Platz in der Rückmeldung. Findet jemand den eigenen Namen nicht, prüfe, wie du ihn eingetragen hast: Die Suche arbeitet mit dem Namen aus deiner Liste und verzeiht keine Abweichungen. Wer in deiner Liste „Johannes“ heißt, wird unter „Hans“ nicht gefunden. Trage Namen so ein, wie deine Gäste sie tippen würden. Wer den falschen Namen erwischt hat, klickt auf „Das bin ich nicht“.