Ablaufplan Hochzeit: der Tag mit Uhrzeiten, vom Vortag bis zum Brunch

Was ein Ablaufplan für die Hochzeit ist und wofür du ihn brauchst

Der Ablaufplan ist der Plan des Tages, Stunde für Stunde: Was beginnt wann, wie lange dauert es, wo findet es statt und wer kümmert sich darum. Er ist nicht deine Aufgabenliste. Die Aufgabenliste sagt, was du in den Monaten davor erledigst. Der Ablaufplan sagt, was an dem Tag passiert, an dem alles zusammenkommt, und ihn lesen Location, Catering, Fotografie, Musik und deine Trauzeugen.

Er erfüllt drei Aufgaben. Alle arbeiten mit derselben Uhrzeit, damit niemand um 16 Uhr fragt, ob der Kaffee schon draußen steht. Überschneidungen fallen vorher auf: ein Termin für Haare und Make-up, der sich zieht, eine Fahrt ohne Puffer, Gruppenfotos, die den Sektempfang auffressen. Und du musst dich am Tag selbst nicht um die Logistik kümmern, weil alle wissen, was zu tun ist.

In der App gibt es dafür zwei Ebenen. Die Programmpunkte (Standesamt, Trauung, Sektempfang, Abendessen, Party) sind das, wozu du Gäste einlädst. Datum und Uhrzeit jedes Programmpunkts stehen in deiner Übersicht und in der Rückmeldung auf der Hochzeitswebsite. Der Ablauf ist die Feinplanung dazu, Eintrag für Eintrag. Den Ablauf gibst du auch an Dienstleister und dein Helferteam weiter.

Dieser Ratgeber bleibt beim Hochzeitstag und den Tagen drumherum. Bist du noch weit vom Datum entfernt, fang bei der Aufgabenliste an und komm wieder, sobald Location und Uhrzeit der Trauung feststehen.

Ablaufplan mit Uhrzeiten: vom Vortag bis zur Trauung

Die vollständige Tabelle steht weiter unten: Der ganze Ablaufplan, Uhrzeit für Uhrzeit. Die Tabelle geht von einer Hochzeit am Nachmittag aus, mit der Trauung um 14 Uhr. Das ist der Ablauf-Vorschlag, den die App in der deutschen Version vorbereitet: Du findest ihn unter „Ablauf“, und ist die Liste noch leer, übernimmst du ihn mit „Ablauf-Vorschlag übernehmen“. Er ist ein Ausgangspunkt, keine Regel. Ändere Uhrzeiten, Dauer und Einträge, wie es zu deiner Location, deiner Jahreszeit und deinem Tempo passt.

Von der Trauung bis zur Party: der Ablauf am Nachmittag und Abend

Der Vorschlag folgt einem Ablauf, wie ihn viele Hochzeiten in Deutschland haben: Auszug, Sektempfang, Kaffee und Kuchen, Abendessen, Eröffnungstanz, Party. Die Trauung dauert eine Dreiviertelstunde, von 14 bis 14:45 Uhr. Frag in der Kirche oder bei der Person, die die freie Trauung hält, wie lange sie wirklich dauert, und trag diese Dauer zuerst ein: Alles Weitere richtet sich danach.

• Auszug, Gratulation und Gruppenfotos, 14:45 Uhr. 45 Minuten. Zuerst gratulieren die Gäste, danach folgen die Gruppenfotos. Der Eintrag überschneidet sich mit dem Sektempfang, der um 15 Uhr beginnt: Die Gäste sind schon beim Sekt, während die Fotos laufen.
• Sektempfang, 15 Uhr. Eine Stunde. Plane Getränke für alle ein, auch alkoholfreie, und etwas zu essen, das sich im Stehen essen lässt.
• Kaffee, Kuchen und Hochzeitstorte, 16 Uhr. Anderthalb Stunden. Den Kuchen bringt manchmal die Familie mit, die Hochzeitstorte kommt oft von einer Konditorei: Kläre früh, wer liefert und wer aufbaut. Das Anschneiden der Torte passt hierher, manche Paare schneiden sie erst um Mitternacht an.
• Einzug des Hochzeitspaares, 18 Uhr. 15 Minuten. Zwischen dem Ende von Kaffee und Kuchen (17:30 Uhr) und dem Einzug bleibt eine halbe Stunde ohne Eintrag. Nutze sie als Puffer, für den Umbau des Saals oder für ein paar Minuten Pause.
• Reden und Überraschungen, 18:15 Uhr. 30 Minuten. Das Abendessen beginnt um 18:30 Uhr, die Reden laufen also in den ersten Minuten mit. Wird es mehr als eine Handvoll Reden, verlängere den Eintrag oder lege die Reden zwischen die Gänge.
• Abendessen, 18:30 Uhr. Zweieinhalb Stunden. Wie lange der Service braucht, hängt von der Zahl der Gäste und der Gänge ab: Sobald die Rückmeldungen da sind, frag das Catering, wie viel Zeit es braucht. Wer wo sitzt, klärt der Sitzplan.
• Paarfotos (goldene Stunde), 20:30 Uhr. 30 Minuten. Die goldene Stunde ändert sich mit Datum und Ort: im Hochsommer liegt sie spät am Abend, im Winter schon am Nachmittag. Die App berechnet sie mit dem Hochzeitsdatum und der Adresse der Location (Button „Goldene Stunde berechnen“) und zeigt sie am Tag der Hochzeit im Ablauf an. Verschiebe die Paarfotos in diese Zeit, statt sie bei 20:30 Uhr zu lassen. Im Vorschlag überschneidet sich der Eintrag mit dem Ende des Abendessens.
• Eröffnungstanz, 21:30 Uhr. 15 Minuten, oft ein Walzer. Zwischen dem Ende des Abendessens (21 Uhr) und dem Eröffnungstanz liegt eine halbe Stunde: Zeit zum Abräumen der Tische, für Reden, die länger dauern, oder zum Durchatmen.
• Party, 21:45 bis 02:45 Uhr. Fünf Stunden. Bei vielen Locations gilt Nachtruhe, im Freien oft schon ab 22 Uhr. Frag deine Location, bis wann Musik laufen darf, und trag das Ende danach ein. Der Mitternachtssnack (00:00 Uhr, 30 Minuten: Currywurst, Gulaschsuppe, Laugenbrezeln oder Pizza) liegt mitten in der Party. Hochzeitsspiele, die deine Trauzeugen vorbereiten, bekommen einen eigenen Eintrag mit Uhrzeit, damit DJ oder Band Bescheid wissen.

Kommen manche Gäste nur zum Abendessen und zur Party, ist das in Deutschland nicht ungewöhnlich (Tagesgäste und Abendgäste). Dann legst du pro Person fest, zu welchen Programmpunkten sie eingeladen ist. In der Rückmeldung sieht jede Person nur ihre Programmpunkte.

Findet die Trauung oder der Sektempfang draußen statt, lege einen Plan B für Regen an. In der App hat jeder Eintrag einen Plan A, Plan B (zum Beispiel für Regen) oder Plan C, jeweils mit eigener Uhrzeit.

Standesamt am selben Tag oder an einem anderen

Der Vorschlag der App hat einen Eintrag „Trauung“. Findet das Standesamt am selben Tag statt, ergänze einen eigenen Eintrag dafür, samt Fahrt vom Standesamt zur Location. Liegt es an einem anderen Tag, bekommt es einen eigenen Tag im Ablauf: „Tag hinzufügen“, als Name zum Beispiel „Standesamt“, dazu ein Datum. Das Datum ist nötig, damit die Hochzeitswebsite deinen Gästen den richtigen Tag anzeigt.

Wie das Zusammenspiel von Standesamt, freier oder kirchlicher Trauung und Feier aussieht, steht im Ratgeber Standesamt und Hochzeitsfeier an verschiedenen Tagen.

Der Tag danach: Brunch und Abbau

Der Vorschlag endet mit einem dritten Tag: Brunch um 11 Uhr (drei Stunden) und Aufräumen und Abbau um 15 Uhr (zwei Stunden). Der Brunch ist ein Angebot, keine Pflicht: Planst du keinen, lösch den Eintrag.

Der Abbau ist das, woran vorher kaum jemand denkt: Deko, Gästebuch, Kartenbox, Geschenke und alles, was zur Location zurückgeht oder mit nach Hause muss. Übertrag den Eintrag einer bestimmten Person, nicht „der Familie“.

Wer den Ablaufplan braucht und wie du ihn teilst

Niemand braucht das ganze Blatt. Verteile den Ablaufplan nach Person:

• Dienstleister. Jede Person braucht ihre Zeiten, nicht den ganzen Tag: wer die Blumen aufbaut, braucht die Uhrzeit für den Aufbau; das Catering die für Sektempfang, Kaffee und Abendessen; die Musik die für Einzug, Eröffnungstanz und Party. Schick sie schriftlich, zusammen mit der Bestätigung des Termins.
• Helferteam. Unter „Delegieren“ legst du Personen an und weist ihnen Aufgaben zu, die du mit einem Eintrag im Ablauf verknüpfen kannst. Die App druckt für jede Person einen Einsatzplan, mit ihren Aufgaben, Zeiten und einer Nummer für den Fall, dass etwas schiefgeht. Zum Delegieren eignen sich: wer die Gäste empfängt, wer dem Catering Bescheid gibt, wer das Trinkgeld verteilt und wer für den Abbau bleibt.
• Gäste. Unter „Druckvorlagen“ ist das „Programm für den Hochzeitstag“ der Ablauf, schön gestaltet, zum Auslegen auf den Tischen. Du wählst die Tage und Einträge, die hineinkommen, Haare und Make-up kannst du also weglassen. Auf der Hochzeitswebsite zeigt der Abschnitt „Ablauf“ die Einträge, die du auswählst, mit Tag und Uhrzeit. Den Link zur Website teilst du selbst, die App verschickt nichts an deine Gäste. Bearbeiten kannst du die Website schon in der Testversion, veröffentlicht wird sie mit dem Vollzugang.

Wenn du lieber vom Ablauf-Vorschlag startest als von einem leeren Blatt, kannst du deine Hochzeit in MyWedding Planner planen. Den Rest passt du an.