Sitzplan für die Hochzeit erstellen: die Tischordnung Schritt für Schritt

Die Tischordnung in der richtigen Reihenfolge: erst der Raum, dann die Gäste

Ein Sitzplan, der mit den Namen anfängt, wird beim dritten Umbau unlesbar: Jede Änderung am Raum wirft Gäste wieder von ihren Plätzen. Darum kommt zuerst, was sich nicht bewegt, dann kommen die Tische, und zuletzt die Menschen.

1. Raum und feste Elemente. Frag deine Location nach einem Grundriss mit Maßen und danach, wie viele Personen bei Bankettbestuhlung hineinpassen. Eingang, Notausgang, Bar, Buffet, Bühne, Tanzfläche und Säulen stehen fest, bevor der erste Tisch steht.
2. Tische. Form, Größe und Anzahl (nächster Abschnitt).
3. Ehrentisch. Er bestimmt, wo der Raum seinen Mittelpunkt hat.
4. Gruppen. Familien, Paare und Freundeskreise zusammen.
5. Heikle Konstellationen. Wer nicht nebeneinander sitzen soll, hältst du fest, bevor du platzierst.
6. Prüfen und drucken. Nach der Frist für die Rückmeldung stimmt die Gästezahl. Dann kommen Tischkarten und Sitzplan am Eingang.

In MyWedding Planner beginnt der „Sitzplan“ genauso: „Erst der Raum, dann die Gäste.“ Du startest mit einer Raumvorlage (rechteckig, quadratisch, rund oder nach Maß), passt die Maße deines Raums an und setzt aus der Bibliothek der Hindernisse zuerst die festen Elemente (Säulen, Haupteingang, Notausgang, Tanzfläche …), danach die Tische. Notausgänge und Fluchtwege bleiben frei; die Vorgaben dafür kennt deine Location. Für die Tanzfläche rechnet die Hilfe der App mit etwa 0,3 m² pro Gast, weil rund ein Drittel deiner Gäste gleichzeitig tanzt. Platzieren kannst du am Computer. Am Handy zeigt die App den Plan nur an.

Wann? Die Aufgabenliste legt „Sitzplan fertigstellen“ etwa einen Monat vor die Hochzeit, in denselben Zeitraum wie das Nachhaken bei offenen Rückmeldungen. Eine grobe Fassung mit Raum und Tischen baust du viel früher, dann trägst du später nur noch Namen ein. Fertig ist der Plan erst, wenn feststeht, wer kommt. Hast du noch keinen Sitzplan, kannst du deine Hochzeit in MyWedding Planner planen und ihn dort anlegen.

Tischformen: rund, rechteckig oder lange Tafel

Die Tischform entscheidet mit, wer mit wem ins Gespräch kommt. Alle drei Formen funktionieren. Sie unterscheiden sich in dem, was sie begünstigen.

Der Ehrentisch (Brautpaartisch): vier Möglichkeiten

Der Ehrentisch bestimmt, wo der Raum seinen Mittelpunkt hat. Es gibt dafür keine Vorschrift, nur Gewohnheiten:

• Nur das Paar, an der Stirnseite des Raums. Du siehst alle Tische, und alle sehen dich, etwa bei den Reden. Dafür sitzt das Paar etwas abseits vom Gespräch.
• Das Paar mit den Trauzeugen. Viele Paare setzen ihre Trauzeugen mit an den Ehrentisch oder direkt daneben, denn sie halten oft Reden und helfen am Tag selbst.
• Das Paar mit den Eltern, an einer Tafel. Das passt, wenn sich die Familien gut kennen. Sind Eltern getrennt oder zerstritten, ist ein eigener Elterntisch in der Nähe ruhiger.
• Das Paar mittendrin. An einem normalen Tisch oder an einem kleinen Tisch für zwei zwischen den Gästen. Das wirkt locker und passt zu kleinen Feiern.

Stell den Ehrentisch nicht direkt neben die Lautsprecher und nicht neben die Tür zur Küche oder zu den Toiletten. In der App ist der Ehrentisch ein eigenes Möbel: ein Rechteck mit zwei Plätzen, Stühle nur auf einer Seite. Mit „Platz hinzufügen“ ergänzt du Plätze für Trauzeugen oder Eltern, und für die Fläche um den Tisch gibt es unter den Hindernissen den „Bereich Ehrentisch“.

Familie, Freunde und schwierige Konstellationen

• Familien bleiben zusammen. Eine Einladung, ein Tisch: Wer gemeinsam eingeladen ist, sitzt nicht verstreut. In der Gästeliste bilden Personen auf einer Einladung eine Gruppe, und der Vorschlag der App setzt Familien jeweils zusammen an einen Tisch.
• Paare nebeneinander. Das ist die Regel, nicht die Ausnahme. Die automatische Platzierung setzt Paare nebeneinander.
• Freundeskreise mit Maß mischen. Setze Gäste, die außer dem Paar niemanden kennen, nicht an einen Tisch voller Fremder. An jeden gemischten Tisch gehören mindestens zwei Personen, die sich kennen.
• Alleinstehende nicht abschieben. Ein Tisch nur für Alleinstehende wirkt schnell wie ein Etikett. Besser ist ein Tisch mit mindestens einer Person, die sie schon kennen.
• Eltern. Entweder mit am Ehrentisch oder an einem eigenen Tisch in der Nähe, mit Sicht auf das Paar.

Wenn zwei Personen nicht am selben Tisch sitzen sollen, zum Beispiel getrennte Eltern, halte das als Regel fest, bevor du platzierst. In der App heißt der Bereich „Regeln“, und er kennt vier Arten: „Müssen zusammensitzen“, „Müssen getrennt sitzen“, „Möglichst zusammen“ und „Möglichst getrennt“. Bei den beiden flexiblen stellst du die Stärke von 1 bis 5 ein. Die automatische Platzierung hält feste Regeln immer ein und versucht, flexible zu erfüllen. Die Notiz zu einer Regel siehst nur du. Hast du einen Tisch genau so, wie er sein soll, kannst du ihn fixieren: Der Vorschlag ändert dort dann nichts mehr.

Kinder, Jugendliche und Gäste, die erst zur Party kommen

Zwei Gruppen brauchen eigene Überlegungen, weil sie nicht in das Muster „ein Tisch, ein Abendessen“ passen.

Tischkarten, Tischnummern und Sitzplan am Eingang

Damit niemand suchend im Raum steht, braucht jede Person zwei Informationen: an welchen Tisch sie gehört und wo der steht. Dafür gibt es drei Bausteine, die du kombinieren kannst.

• Tischkarten: kleine Karten mit Name und Tischnummer, die am Eingang oder beim Sektempfang ausliegen oder direkt am Platz stehen.
• Sitzplan am Eingang: ein Schild oder Plakat mit der Tischordnung, nach Tischen sortiert oder alphabetisch. Bei vielen Gästen ist die alphabetische Liste leichter zu lesen, weil niemand den eigenen Namen in langen Spalten suchen muss. Stell es nicht direkt in den Türrahmen, sondern etwas versetzt, damit sich kein Stau bildet.
• Tischnummern oder Tischnamen auf den Tischen: so groß, dass man sie aus ein paar Schritten Entfernung lesen kann.

Die Druckvorlagen der App machen daraus fertige Seiten in A4 oder Letter, aus deiner Gästeliste und deinem Sitzplan, ohne dass du etwas abtippst:

• Sitzplan: der Raumplan, auf die Seite angepasst oder maßstabsgetreu mit Raster, dazu eine Karte pro Tisch mit den Gästen.
• Tischkarten: Karten mit Name und Tischnummer, zum Ausschneiden, acht pro Seite.
• Tischnummern: eine Seite pro Tisch, groß gedruckt und von Weitem lesbar.
• Alphabetische Liste: unter dem Titel „Wo sitze ich?“, nach Nachnamen sortiert, mit dem Tisch dahinter. Aufgeführt sind die Gäste, die einen Platz haben. Sie eignet sich für den Sitzplan am Eingang.

Du erreichst sie über den Button „Drucken“ im Sitzplan oder über „Druckvorlagen“ in der Navigation. Drucke erst, wenn die Frist für die Rückmeldung vorbei ist, und halte ein paar leere Karten für Nachzügler bereit. Die Aufgabe „Tischkarten drucken“ liegt in der Aufgabenliste etwa einen Monat vor der Hochzeit. Wie du den Tagesablauf drumherum planst, steht im Ablaufplan.

Den Plan an das Catering weitergeben

Das Catering muss wissen, wer wo sitzt und wer was isst. Dafür gibt es in der App drei Wege.

• Ein Link zum Ansehen. Unter „Teilen“ im Sitzplan erstellst du einen Link, den dein Catering ohne Anmeldung öffnen kann. Bearbeiten lässt sich dort nichts. Du kannst die Gästenamen ausblenden, was praktisch ist, wenn Location oder Catering die Tische und ihre Plätze sehen sollen, nicht die einzelnen Gäste. Du siehst, wie oft der Link geöffnet wurde, und kannst ihn jederzeit deaktivieren. Der Link zum Teilen gehört zum Vollzugang, und deine E-Mail-Adresse muss bestätigt sein.
• Die Catering-Ansicht unter „Essen“. In der Ansicht „Nach Tisch“ steht pro Tisch eine Liste mit Platz, Gast, Menüwahl und Ernährung, zum Drucken oder als CSV.
• Der nummerierte Plan für die Küche. Der Sitzplan mit Platznummern von 1 bis N pro Tisch, passend zur Spalte „Platz“ der Serviceliste.

Die endgültige Gästezahl geht dem Plan voraus: In der Aufgabenliste liegt „Endgültige Gästezahl an den Caterer durchgeben“ in der letzten Woche vor der Hochzeit. Steht in deinem Vertrag ein früherer Termin, gilt der Vertrag. Die App verschickt den Link nicht für dich: Du schickst ihn selbst.

Wenn sich noch etwas ändert: Varianten und Absagen

Zu- und Absagen kommen bis kurz vor dem Fest. Probiere größere Umbauten nicht im fertigen Plan aus, sondern dupliziere ihn zuerst. Unter „Pläne“ arbeitest du parallel an mehreren Varianten und aktivierst die, die gelten soll. Ein Plan lässt sich mit den platzierten Gästen oder ohne sie duplizieren: Im zweiten Fall bleiben Raum und Tische, und alle Plätze sind frei.

Sagt jemand ab, gibst du den Platz frei oder setzt die nächste Person dorthin. Tischkarten und Sitzplan am Eingang druckst du danach neu. Wer zugesagt und wer abgesagt hat, siehst du in der Gästeliste: Dort steht pro Einladung „Zugesagt“, „Abgesagt“ oder „Offen“.