Die Gästeliste für deine Hochzeit, ohne Lücken und Dubletten

Wie viele Gäste bei einer Hochzeit? Erst entscheiden, dann aufschreiben

Bevor du aufschreibst, wer kommt, musst du entscheiden, wie viele Personen deine Hochzeit aufnehmen kann. Drei Dinge bestimmen das, keine Zahl, die du irgendwo gelesen hast: wie viele Personen die Location fasst, wie viel du pro Person fürs Essen ausgeben kannst und welches Format du willst, ein großes Fest oder eine kleine Runde. Eine Location wächst nicht, weil die Liste länger wird.

Zur Orientierung: Laut Bridebook Wedding Report 2026 lag die durchschnittliche Gästezahl einer Hochzeit in Deutschland 2025 bei 82 Personen (Stand: Oktober 2026). Das ist ein Durchschnitt aus sehr verschiedenen Feiern und kein Richtwert für deine.

Bei vielen Hochzeiten in Deutschland findet das Standesamt in kleinerer Runde statt, die große Feier folgt am selben oder an einem anderen Tag. Überlege deshalb, wie viele Personen zu welchem Teil kommen, und frage beim Standesamt nach, wie viele Personen ins Trauzimmer passen. Mehr dazu steht im Ratgeber zu Standesamt und Feier.

Der Betrag pro Person und die Liste gehören zusammen: Je länger die Liste, desto mehr vervielfacht sich jeder Posten (Catering, Getränke, Papeterie, Gastgeschenke). Die Rechnung, Posten für Posten, steht im Ratgeber zum Hochzeitsbudget. Steht die Obergrenze, baust du die Liste darunter auf, Kategorie für Kategorie, statt sie im letzten Moment zu sprengen.

Tragen die Eltern oder andere aus der Familie zu den Kosten bei, wollen oft alle Seiten eigene Gäste einladen. Sprich früh darüber und teile die Obergrenze auf die Familien auf, damit nicht Person für Person verhandelt wird, wenn die Liste schon voll ist. Die Zahl, die zählt, ist nicht die einer anderen Hochzeit, sondern die, die deine Location, dein Budget und dein Format zusammen erlauben.

Gästeliste erstellen: eine Zeile pro Person, zusammengefasst in Gruppen

Jede Zeile der Liste ist eine Person, nie ein Paar oder eine ganze Familie unter einem Namen. Jede Person hat ihre Rückmeldung, ihr Essen und ihren Platz: Wer pro Person zählt, vermeidet Schätzungen, die später die Zahlen fürs Catering und für den Sitzplan durcheinanderbringen.

Diese Personen werden in Gruppen zusammengefasst: ein Paar, eine Familie mit ihren Kindern oder eine Einzelperson, die allein kommt und eine eigene Gruppe bildet. In der App legst du Gäste als „Einzelperson“, „Paar / +1“ oder „Familie“ an und gibst der Gruppe einen Namen wie „Familie Schneider“. Die Gruppe ist die Einheit der Einladung: eine Adresse, eine Einladung. Ein Paar bekommt also eine einzige, auch wenn darunter zwei Zeilen stehen.

Aus dieser Aufteilung ergibt sich die Zahl der Einladungen, die du vorbereiten musst, gedruckt oder digital: eine andere Zahl als die der Gäste, die du ebenfalls früh kennen solltest. Ein Fehler zeigt sich nicht am Bildschirm, sondern erst, wenn die Lieferung der Druckerei eintrifft.

Gästeliste Hochzeit: Vorlage für Excel und die Spalten, die du brauchst

15 Spalten genügen, damit auf dem Weg nichts verloren geht: wer jemand ist, mit wem die Person kommt, zu welchen Programmpunkten sie eingeladen ist, was sie isst und wo ihre Rückmeldung steht. Das sind keine Felder, die für diese Seite erfunden wurden: Es sind die, die die App für jeden Gast speichert, Spalte für Spalte.

Gästelisten-Vorlage herunterladen (CSV-Datei, öffnet sich in Excel, Numbers und Google Sheets). Sie enthält die Spalten der Tabelle unten, mit einer ausgefüllten Beispielzeile, damit du siehst, was in jede Spalte gehört, und zehn leeren Zeilen, die du beliebig oft duplizieren kannst. Zeigt dein Programm alles in einer einzigen Spalte, importiere die Datei und wähle das Trennzeichen (Komma oder Semikolon).

Die Tabelle unten beschreibt jede Spalte einzeln.

Begleitung, Kinder und Trauzeugen: eine Regel, und sie gilt für alle

Entscheide zuerst, ob jede eingeladene Person eine Begleitung mitbringen darf. Eine Begleitung legst du in der App als eigene Person an („Begleitung hinzufügen“) und kannst sie mit dem Hinweis „Noch nicht sicher, ob die Begleitung kommt“ markieren. Fürs Catering und für den Sitzplan brauchst du eine verlässliche Zahl, keine leere Zeile, die sich erst im letzten Moment füllt: Plane die Begleitung als Platz und als Essen ein, bis du Klarheit hast.

Bei den Kindern klärst du die Frage einmal für alle, nicht Person für Person: „Die Kinder kommen mit“ oder „Die Feier ist nur für Erwachsene“. Beides ist legitim. Wichtig ist, dass die gewählte Regel für alle gilt, auch für die engste Familie: Eine Ausnahme spricht sich immer herum und löst Diskussionen mit allen anderen aus. Sind Blumenkinder oder Kinder mit dem Ringkissen dabei, trage sie wie jede andere Person mit ihrer Altersgruppe ein.

Die Altersgruppe (Erwachsen, Jugendlich, Kind oder Baby) entscheidet über das Essen und manchmal über den Platz am Tisch. Hast du die Regel einmal festgelegt, füllst du die Spalte ohne Zögern aus, Zeile für Zeile.

Trauzeugen und ihre Begleitung stehen bei vielen Hochzeiten schon früh auf der Liste und verdienen eine eigene Kategorie. Die App bringt Standardkategorien mit (zum Beispiel Engste Familie, Familie, Enge Freunde, Kollegen) und lässt dich eigene anlegen, etwa „Trauzeugen“ oder „Familie von Lena“ und „Familie von Jonas“, wenn du die beiden Seiten im Gleichgewicht halten willst.

Wer ist wozu eingeladen: Standesamt, Trauung und Feier

Nicht alle sind zu denselben Programmpunkten eingeladen. Bei vielen Hochzeiten in Deutschland findet das Standesamt mit der engsten Familie und den Trauzeugen statt, manchmal an einem anderen Tag als die Feier. Manche Paare laden außerdem einen Teil der Gäste nur für den Abend ein: Die Abendgäste kommen zu Abendessen oder Party, die Tagesgäste sind von der Trauung an dabei.

Statt mehrerer getrennter Listen, die du von Hand abgleichen musst, bekommt jede Person die Programmpunkte zugeordnet, zu denen sie eingeladen ist. In der App heißen sie Programmpunkte (zum Beispiel Standesamt, Trauung, Sektempfang, Abendessen, Party), und du kannst mehrere Gäste auf einmal zu einem Programmpunkt einladen. Das legst du einmal pro Person fest, und es dient danach dazu, zu zählen, wer wozu kommt: wie viele Gedecke beim Abendessen, wie viele Personen beim Sektempfang. Jedes Mal eine andere Zahl, und eine falsche, wenn man sie verwechselt.

So verzählst du dich nicht: kein Essen für jemanden, der nur zum Sektempfang kommt, und kein vergessener Platz für jemanden, der beim Abendessen sitzt, aber auf der ersten handgeschriebenen Liste fehlte. Auch die Menüwahl folgt dieser Einladung: Ein Essen wird bei der Rückmeldung nur den Gästen angezeigt, die zu seinem Programmpunkt eingeladen sind.

Drei Statusspalten gegen das Vergessen

Drei Spalten genügen, um zu wissen, wo jede Gruppe steht, ohne es aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren: „Save the Date versendet“, „Einladung versendet“ und die Rückmeldung. Die ersten beiden markierst du selbst als versendet, in dem Moment, in dem du wirklich verschickst: Nur so spiegeln sie wider, was getan wurde. Wann du beides verschickst, hängt von deinem Zeitplan ab und steht in der Checkliste für die Hochzeitsplanung.

Die Rückmeldung kommt dagegen von außen: Jede Person findet sich mit ihrem Namen auf der Hochzeitswebsite und antwortet für alle Personen auf ihrer Einladung auf einmal. Du musst nichts nachtragen, die Liste aktualisiert sich selbst. Es gibt vier mögliche Werte: Offen, Zugesagt, Vielleicht und Abgesagt. Sagt jemand per Antwortkarte, Telefon oder Nachricht zu, trägst du die Rückmeldung selbst in der Liste ein. Die Hochzeitswebsite online zu stellen gehört zum Vollzugang (Einmalzahlung): In der kostenlosen Testversion kannst du sie vorbereiten, deine Gäste können aber noch nicht darauf antworten.

Das Datum der Rückmeldung hält fest, wann jede Person geantwortet hat. Es dient als Beleg, wenn jemand meint, längst geantwortet zu haben.

Die App schreibt weder E-Mails noch Nachrichten an deine Gäste und erinnert sie auch nicht an etwas: Du teilst den Link zur Hochzeitswebsite selbst, per Nachricht oder als QR-Code auf dem Save the Date oder der Einladung, und du entscheidest, wann du nachfragst.

Eine Liste, die den Rest speist

Ist die Liste einmal gefüllt, bleibt sie kein isoliertes Dokument. Was jede Person auf der Hochzeitswebsite antwortet, fließt direkt in den Sitzplan (wer da ist, wer noch keinen Platz hat) und in die Catering-Ansicht (Zusagen, Menüwahl und Ernährungswünsche, nach Programmpunkt). Die Aufteilung in Gruppen liefert zugleich die Zahl der Einladungen, die du vorbereiten musst. Nichts davon trägst du noch einmal ein. Wie die Rückmeldung online funktioniert, wie jede Person ihre Seite findet und für ihre Gruppe antwortet, beschreibt der Ratgeber zur Rückmeldung zur Hochzeit; wie der Sitzplan aus der Liste entsteht, der Ratgeber zum Sitzplan.

Das eigentliche Risiko ist nicht, jemanden zu vergessen, sondern mehrere Versionen derselben Liste zu haben, die nicht mehr übereinstimmen. Die Excel-Tabelle vom Anfang, vorsichtshalber dupliziert; die Liste in der WhatsApp-Gruppe der Familie; die Version, die die Eltern für ihre eigenen Gäste führen. Jede verändert sich für sich, und keine ist beim Zählen verlässlicher als die andere.

Eine einzige Liste, mit den Gruppen beider Familien darin, räumt diesen Zweifel aus. Führen die Eltern ihre Gäste getrennt, sind zwei Dateien, die vor dem Druck abgeglichen werden müssen, keine Lösung: Besser ist eine einzige Liste, in der ihre Gäste eine eigene Kategorie bekommen, neben deinen. So ist eine Zahl dann verlässlich, wenn sie am meisten zählt: bei der Bestellung der Einladungen, bei der Meldung ans Catering, beim endgültigen Sitzplan. Eine Summe, nie zwei, die sich widersprechen.

Wenn du die Datei nicht von Hand pflegen willst, kannst du deine Gästeliste in MyWedding Planner anlegen (in der kostenlosen Testversion gibt es eine Obergrenze für die Zahl der Gäste).