Hochzeit planen: die Checkliste, Monat für Monat

Hochzeit planen: vom Datum aus rückwärts zählen

Die meisten Listen sagen „Such dir eine Location“ und hören dort auf. Andere liegen verstreut herum: in einer Tabelle, in einer Chat-Gruppe, in den Notizen im Handy. Keine trägt ein Datum. In beiden Fällen bleibt dir das Schwerste: aus einer Liste einen Kalender zu machen.

Rückwärtszählen dreht das Problem um. Du gehst vom Hochzeitstag aus, und jede Aufgabe hat einen festen Abstand dazu: Den Caterer buchst du etwa 9 Monate vorher, den Sitzplan schließt du etwa einen Monat vorher ab, egal, wann du mit dem Planen beginnst. Genau das übernimmt die App, sobald du dein Datum einträgst. Aus einer Vorlage legt sie 55 Aufgaben an, vom Gesamtbudget bis zu den Formalitäten nach der Hochzeit, und gibt jeder ein Datum, gerechnet ab deinem Hochzeitstag. In der kostenlosen Testversion startest du mit einem Teil dieser Liste.

Lies die Liste von deinem eigenen Datum aus, nicht von oben. Heiratest du in acht Monaten, beginnst du bei „9 Monate vorher“ und holst nach, was davor offen geblieben ist. Sind es nur noch fünf, hilft dir der Plan Hochzeit in 6 Monaten planen. Als Datum trägst du den Tag der Feier ein. Liegt das Standesamt an einem anderen Tag, kannst du es im Ablauf als eigenen Tag anlegen. Warum das so häufig vorkommt, steht im Ratgeber Standesamt und Feier.

12 Monate vorher: Budget, Datum und Location

Dieser erste Abschnitt legt das Fundament. Noch ist nichts endgültig, und das ist in Ordnung: Wichtig ist, dass jede Entscheidung hier den Rahmen für die nächsten setzt.

Der häufigste Fehler ist die falsche Reihenfolge: Locations besichtigen, bevor ein Budget steht, und sich dann in eine zu verlieben, die es weit übersteigt. In der Vorlage steht das Gesamtbudget deshalb vor Datum und Location. Eine Zahl, die du selbst gewählt hast, ändert, wie du jedes Angebot liest: Du vergleichst mit deiner Zahl, nicht mit der des Angebots. Das Budget Posten für Posten steht im Ratgeber zum Hochzeitsbudget.

Bevor du Locations ansiehst, lohnt sich eine weitere Entscheidung: Sollen Standesamt und Feier am selben Tag stattfinden? In Deutschland zählt rechtlich nur die Trauung beim Standesamt, eine kirchliche oder freie Trauung kommt zusätzlich dazu. Viele Paare lassen sich deshalb an einem anderen Tag standesamtlich trauen, im kleinen Kreis, und feiern später groß. Andere legen alles auf einen Tag. Beides ist üblich, und es verändert, welche Location und welches Datum infrage kommen. Frag außerdem beim Standesamt nach den Trauorten: Heiraten kannst du in jedem Standesamt in Deutschland, oft auch an einem Außentrauort wie einem Schloss oder einem Garten.

Bei gefragten Locations hört man oft, dass sie schon ein bis eineinhalb Jahre vor dem Termin vergeben sind. Das ist ein Erfahrungswert, keine Regel: Frag bei jeder Location einzeln nach ihren freien Terminen und lass dir die Auskunft schriftlich geben.

Deine Gästeliste muss jetzt noch nicht stimmen: Eine ungefähre Zahl reicht, vor allem für die Suche nach einer Location in der richtigen Größe. Wie du sie später verfeinerst, steht im Ratgeber zur Gästeliste für die Hochzeit. Der Rest dieses Abschnitts ist Sondieren: Listen zum Eingrenzen, keine Verträge zum Unterschreiben.

• Gesamtbudget festlegen
• Datum festlegen und Location wählen
• Location reservieren
• Trauzeugen auswählen
• Erste Version der Gästeliste
• Familie und Freunden das Datum mitteilen
• Mögliche Caterer heraussuchen
• Mögliche DJs heraussuchen

Noch eine Anmerkung zu den Trauzeugen in dieser Liste. Beim Standesamt sind sie in Deutschland freiwillig, bei einer kirchlichen Trauung werden sie oft verlangt. Darüber hinaus haben sie eine Ehrenrolle: Oft kümmern sie sich um den Junggesellenabschied, halten eine Rede und stehen dir am Hochzeitstag zur Seite. Was für dich gilt, klärst du mit dem Standesamt und, falls es eine kirchliche Trauung wird, mit der Gemeinde.

9 Monate vorher: Dienstleister, die zuerst ausgebucht sind

Bei 9 Monaten Vorlauf entscheidet die Verfügbarkeit, nicht dein Wunschzettel. Fotografie, Catering und Musik haben nur eine begrenzte Zahl an Terminen, und gefragte Termine sind zuerst weg, vor allem Samstage im Sommer.

Die übliche Falle: Dienstleister in der Reihenfolge anfragen, in der sie dir einfallen, statt in der Reihenfolge, in der sie ausgebucht sind. Fang bei denen an, die dir am ehesten sagen, dass dein Termin schon vergeben ist. Ist ein Termin weg, holt ihn keine Verhandlung zurück. Die anderen können eine Woche warten.

Frag beim Caterer schon bei der ersten Anfrage, was im Preis enthalten ist und wie die Getränke abgerechnet werden. Viele Locations arbeiten mit einer Getränkepauschale, und wer Wein oder Sekt selbst mitbringt, zahlt oft Korkgeld, eine Gebühr fürs Öffnen fremder Flaschen.

Jetzt ist auch der Zeitpunkt, die Trauung zu klären. Beim Standesamt fragst du nach freien Terminen und Trauorten. Für eine kirchliche Trauung sprichst du mit der Gemeinde: Termine sind dort oft lange im Voraus vergeben, und manchmal gehören ein Traugespräch und Unterlagen wie ein Taufschein dazu, vor allem bei einer katholischen Trauung. Für eine freie Trauung suchst du früh die Person, die sie leitet, denn sie prägt die ganze Trauung. Kommen Gäste von weit her, frag in einem Hotel in der Nähe nach einem Zimmerkontingent und bis wann es reserviert bleibt.

• Caterer auswählen und buchen
• Fotografie buchen
• Videografie: entscheiden und buchen
• DJ oder Band buchen
• Traugespräch führen (Standesamt, Kirche oder freie Trauung)
• Zimmerkontingent für Gäste reservieren

6 Monate vorher: Save the Date, Outfits und Hochzeitsreise

Dieser Abschnitt enthält die Fristen, die du nicht verkürzen kannst: ein Kleid oder Anzug nach Maß, Anpassungen am Outfit, Eheringe mit Gravur. Auch gute Organisation macht sie nicht kürzer, deshalb stehen sie hier und nicht später. Frag nach der Lieferzeit, bevor du dich entscheidest, nicht nach der Bestellung.

Die Save-the-Date-Karte gehört auch hierher. Sie gibt deinen Gästen die Chance, den Termin freizuhalten: Urlaub beantragen, Anreise und Übernachtung buchen, besonders wenn deine Hochzeit weit von dem Ort liegt, an dem die meisten wohnen. Je früher sie Bescheid wissen, desto weniger offene Rückmeldungen hast du später.

Auch die Hochzeitsreise steht in diesem Abschnitt, aus einem praktischen Grund: Urlaub und Flüge plant man früh.

• Save the Date verschicken
• Suche nach Outfit 1 (Kleid oder Anzug) starten
• Suche nach Outfit 2 starten
• Eheringe aussuchen
• Floristik-Termine vereinbaren
• Hochzeitsreise buchen

3 Monate vorher: Standesamt, Einladungen und Menü

Drei Monate vorher gehört der Kalender nicht mehr nur dir: ein Standesamt mit eigenen Regeln, ein Caterer, der das Menü abgeschlossen sehen will, Gäste, die Zeit zum Antworten brauchen. Jeder hat seine eigene Uhr.

Die Anmeldung zur Eheschließung verdient die meiste Aufmerksamkeit. In Deutschland machst du sie meist gemeinsam mit der Person, die du heiratest, bei einem Standesamt, in dessen Bezirk einer der beiden wohnt (ob beide persönlich kommen müssen, sagt dir das Amt), und beliebte Termine sind schnell vergeben. Welche Unterlagen verlangt werden, sagt dir dein Standesamt. Als Orientierung wird häufig ein gültiger Ausweis verlangt, dazu ein Nachweis zur Geburt (je nach Standesamt eine Geburtsurkunde oder ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister). Bei ausländischer Staatsangehörigkeit oder nach einer früheren Ehe kommen weitere Unterlagen dazu, und es kann dauern, sie zu besorgen: Frag dann sehr früh nach.

Die Anmeldung gilt nur für eine begrenzte Zeit, und manche Unterlagen dürfen nicht zu alt sein. Frag beim Standesamt, ab wann du anmelden kannst und wie lange die Anmeldung gilt, bevor du Termine festlegst. Die Vorlage der App legt das Zusammenstellen der Unterlagen auf etwa 3 Monate vor der Hochzeit und ihre Prüfung auf etwa einen Monat vorher. Braucht es mehr Vorlauf, gibt dir dein Standesamt die richtige Frist vor, nicht eine allgemeine Liste. Unter „Nicht vergessen“ findest du dazu fertige Ideen, zum Beispiel „Eheschließung beim Standesamt anmelden“ und „Eheurkunden beim Standesamt bestellen“. Ein Klick legt sie als Entwurf unter Aufgaben ab.

Verschickst du die Einladungen spät, bleibt deinen Gästen wenig Zeit zum Antworten, bevor der Caterer eine Zahl braucht. Viele Paare schicken einen Link zur Hochzeitswebsite, andere verschicken gedruckte Einladungskarten oder beides. Auf der Hochzeitswebsite antworten deine Gäste online, und jede Antwort landet in deiner Gästeliste, ohne dass du sie abtippst. Das Veröffentlichen der Website gehört zum Vollzugang (Einmalzahlung): In der kostenlosen Testversion kannst du sie vorbereiten, deine Gäste können darüber aber noch nicht antworten. Die App verschickt übrigens nichts an deine Gäste: Den Link teilst du selbst, per Nachricht, per E-Mail oder auf der Einladungskarte.

In diesem Abschnitt klärst du auch, wie du Geschenke entgegennimmst: Wunschliste, Hochzeitskasse oder Geldgeschenke im Umschlag. In Deutschland sind Geldgeschenke weit verbreitet, und die Bankverbindung steht oft auf der Einladung oder der Website.

• Unterlagen fürs Standesamt zusammenstellen
• Einladungen verschicken
• Menü mit dem Caterer final abstimmen
• Erste Anproben
• Wunschliste oder Hochzeitskasse anlegen
• Hochzeitswebsite veröffentlichen und Link teilen
• Haare & Make-up buchen
• Deko final abstimmen

1 Monat vorher: bestätigen, nachhaken, abschließen

Der letzte Monat dient dem Bestätigen, nicht dem Entdecken. Neu entschieden wird nichts mehr: Du prüfst, hakst nach und schließt ab.

Jeder Dienstleister, den du gebucht hast, vom Catering bis zur Fotografie, hat deinen Termin seit Monaten reserviert. Ein Vertrag heißt aber nicht, dass die Details feststehen: Ankunftszeit, Zufahrt für Lieferungen und die Ansprechperson vor Ort ändern sich manchmal zwischen Unterschrift und Hochzeitstag. Schreib jedem Dienstleister, bitte um eine schriftliche Antwort und heb sie auf. Zweifelt am Vortag jemand an einer Uhrzeit, hast du sie schwarz auf weiß.

Bis dahin fehlen meist noch Rückmeldungen. Das ist nicht persönlich gemeint: Eine Einladung wird an einem Abend geöffnet und danach nicht wieder. Aber das Schweigen kostet dich etwas, denn ohne Antwort kannst du den Sitzplan nicht abschließen und dem Caterer keine endgültige Zahl nennen (mehr dazu im Ratgeber zur Rückmeldung der Gäste). Eine einzige freundliche Erinnerung mit Datum reicht: „Gibst du uns bis zum [Datum] Bescheid? Wir brauchen die Zahl fürs Catering.“ Deine Übersicht zeigt dir unter „Nächste Schritte“, bei wie vielen Gästen du nachhaken kannst und ob die Rückmeldung seit über einer Woche oder über einem Monat fehlt, und eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erinnert dich daran. Die Nachricht schickst du selbst, mit dem Link zur Hochzeitswebsite.

Den Sitzplan schließt du ab, wenn alle Antworten da sind. Vorher zwingt dich jede späte Änderung, einen ganzen Tisch neu zu besetzen. Danach gehen Tischkarten und Tischnummern in den Druck. Halte ein paar leere Karten bereit, falls jemand die Begleitung wechselt, und druck nicht zu früh, denn zu früh gedruckt heißt zweimal gedruckt. Wie du den Sitzplan aufbaust, steht im Ratgeber zum Sitzplan.

In diesen Monat fallen auch die letzten Anproben, die Playlist samt Bitte-nicht-spielen-Liste und die Prüfung der Unterlagen fürs Standesamt: Manche dürfen nicht zu alt sein, und du solltest wissen, bis wann du sie abgeben musst. Frag außerdem die Location, bis wann draußen Musik laufen darf. Für die Nachtruhe gelten oft feste Zeiten.

• Alle Dienstleister bestätigen (Datum, Uhrzeiten)
• Bei Gästen ohne Rückmeldung nachhaken
• Sitzplan fertigstellen
• Tischkarten drucken
• Letzte Anproben der Outfits
• Playlist und Bitte-nicht-spielen-Liste fertigstellen
• Unterlagen fürs Standesamt prüfen

Die Hochzeitswoche, der Vortag und danach

Die letzten Tage haben ihre eigene Logik: Was nicht fertig ist, wird nicht mehr fertig, und was fertig ist, muss in andere Hände wandern. Nach der Hochzeit läuft die Liste noch ein Stück weiter.

Hochzeit selbst planen, ohne Wedding Planner

Wer „Hochzeit selbst planen“ sucht, meint selten ganz ohne Hilfe, sondern ohne Wedding Planner. Das geht, mit einer Bedingung: Du ersetzt Berufserfahrung durch eine Methode.

Eine Person, die als Wedding Planner arbeitet, bringt Berufserfahrung mit: Kontakte, die über Jahre gewachsen sind, Routine im Lesen und Verhandeln von Angeboten, und sie ist am Hochzeitstag von morgens bis abends vor Ort. Es gibt gute Gründe, jemanden zu beauftragen: wenig Zeit, eine Hochzeit aus der Ferne oder der Wunsch, das Thema in die Hände von jemandem zu legen, der es beruflich macht. Ohne diese Hilfe brauchst du eine Methode: eine Liste, die die Aufgaben auf die Monate verteilt, die du hast (diese hier), ein Budget, das du Posten für Posten verfolgst, und eine zuständige Person pro Thema, statt jeden Schritt gemeinsam zu entscheiden.

Die erste Aufteilung machst du mit der Person, die du heiratest, nach Neigung: Jedes Thema bekommt eine zuständige Person, keins bleibt offen, keins hat zwei. Die zweite bezieht Familie und Trauzeugen ein, die Hilfe anbieten und darauf warten, dass ihnen jemand sagt, was zu tun ist. Eine konkrete Aufgabe, etwa die Gäste zu empfangen, das Gästebuch zu betreuen oder die Musik zu übernehmen, macht aus gutem Willen echte Hilfe. In der App ist „Delegieren“ dafür da.

Das Risiko ist nicht fehlende Lust am Anfang, sondern Erschöpfung nach wenigen Wochen. Eine lange Sitzung pro Monat lässt Lücken: Drei Wochen passiert nichts, dann wird alles in Eile nachgeholt. Ein kurzer, regelmäßiger Termin hält besser durch. Schon zwanzig Minuten pro Woche, immer zur gleichen Zeit, bringen dich einen Schritt weiter. Und wenn du Vollzeit arbeitest, ist dieser Termin das Einzige, was du durchhalten musst.

Am Anfang genügt eine Tabelle. Kompliziert wird es nicht durch das Werkzeug, sondern durch die Zahl der Orte, an denen dieselbe Information liegt: die Zusagen in einem Chat, das Budget in einer Datei, der Sitzplan in einer dritten. Jede Änderung musst du von Hand in die anderen übertragen, und eine vergessene reicht, damit nichts mehr zusammenpasst. Willst du diese Liste mit Terminen, Aufgaben, Budget und Gästen an einem Ort, kannst du dein Datum in der App eintragen.

Zwei Fehler wiederholen sich, wenn du ohne professionelle Hilfe planst: mit der Deko anzufangen, bevor die Location feststeht (die Location bestimmt die Deko, nicht umgekehrt), und mit Location und Caterer über eine Gästezahl zu verhandeln, die sich noch bewegt. Ändert sich die Liste, verhandelst du alles neu.