Hochzeitsbudget planen, Posten für Posten

Hochzeitsbudget planen: erst die Gästezahl, dann die Summe

Die Zahl der Gäste entscheidet über fast alles andere: Essen, Größe der Location, Tische, Einladungen, Fahrten und Gastgeschenke. Solange sie nicht feststeht, trägt keine Schätzung.

Die Reihenfolge, die funktioniert, ist einfach: zuerst die Gästeliste, dann das Gesamtbudget, zuletzt die Aufteilung auf die Posten. Du kannst mit einer großen ersten Liste starten und zum Budget zurückkehren, sobald sie sich eingependelt hat. Zähle Personen, nicht Einladungen: Eine Einladung an eine vierköpfige Familie sind vier Gedecke. Wie du die Liste aufbaust, steht im Ratgeber zur Gästeliste für die Hochzeit.

Die Falle liegt in der Gegenrichtung: eine Summe festzulegen, bevor klar ist, wer kommt, und dann alles neu zu verhandeln, wenn die Liste feststeht. Wächst sie von 80 auf 110 Personen, ändern sich Location, Catering und manchmal der mögliche Termin, nicht nur eine Zeile im Budget.

Kläre außerdem früh, wer wie viel beiträgt: du, die Person, die du heiratest, die Eltern oder andere aus der Familie. Übernimmt jemand einen Posten, etwa die Torte, die Blumen oder die Musik, nimm ihn trotzdem ins Budget auf und notiere, wer ihn bezahlt. So bildet die Summe weiterhin die ganze Hochzeit ab.

Was kostet eine Hochzeit? Eine Zahl als Anhaltspunkt, kein Maßstab

Eine Orientierung gibt der Bridebook Wedding Report 2026, für den mehr als 2.000 verlobte und frisch verheiratete Paare Auskunft gegeben haben. Er nennt für Deutschland durchschnittliche Gesamtkosten von 17.006 Euro, ohne Flitterwochen und Verlobungsringe. Mit beidem sind es 20.263 Euro. Die durchschnittliche Gästezahl lag laut demselben Bericht 2025 bei 82 Personen (Stand: Oktober 2026).

Zwei Dinge relativieren diese Zahl. Sie stammt aus einer Umfrage und fasst Hochzeiten zusammen, die wenig gemeinsam haben: Am günstigsten ist nach demselben Bericht Sachsen-Anhalt mit durchschnittlich 10.000 Euro, am teuersten Rheinland-Pfalz mit 19.650 Euro. Und sie sagt nichts darüber, ob dein Budget realistisch ist.

Verlässlicher sind echte Angebote. Beginne mit den beiden schwersten Posten, Location und Catering, und hole zwei bis drei Angebote ein, bevor du den Rest festlegst. Mit diesen Zahlen ist die prozentuale Aufteilung keine Vermutung mehr.

Teile jedes Catering-Angebot durch die Gästezahl, mit der es kalkuliert wurde. Dieser Preis pro Person macht Angebote für unterschiedlich große Listen vergleichbar und zeigt, wie sich die Summe verändert, wenn die Liste wächst oder schrumpft.

Vergleiche Gleiches mit Gleichem. Frage bei jedem Angebot, was enthalten ist (Getränke, Service, Personal, Geschirr, Aufbau, Mehrwertsteuer) und was extra berechnet wird: Zwei Angebote mit derselben Summe können sehr Unterschiedliches abdecken.

So verteilt sich ein Hochzeitsbudget auf die Posten

Im Modell, das MyWedding Planner für dein Budget vorschlägt, machen Location-Miete, Catering und Getränke sowie Getränke außerhalb des Caterings, also die Feier selbst, zusammen 48,5 % der Summe aus. Fotografie, Video und Musik kommen auf 12 %. Der Rest verteilt sich auf Outfits, Blumen, Deko, Papeterie, Eheringe, Unterkunft, Transport, Trauung und einen Puffer für Unvorhergesehenes.

Die Tabelle unten zeigt die 19 Posten dieses Modells mit ihrem Richtwert. Sie beschreibt nicht deine Hochzeit, sondern ist ein Ausgangspunkt, den du mit echten Angeboten Zeile für Zeile anpasst. Sie stammt auch nicht aus einer Erhebung unter Hochzeiten in Deutschland, sondern ist eine allgemeine Aufteilung, mit der sich ein Budget anlegen lässt.

Zwei Hochzeiten mit gleich vielen Gästen können sich ganz unterschiedlich verteilen. Wer viel in Fotografie oder Deko steckt, drückt den Anteil der Feier, ohne dass die Summe sich bewegt. Die Aufteilung ist ein Anhaltspunkt, keine Norm. Besonders der Posten Trauung und Standesamt hängt stark von der Art der Trauung ab (nur Standesamt, kirchliche Trauung, freie Trauung) und sollte angepasst werden, sobald du Gebühren und Angebote kennst.

Kosten, die im ersten Budget oft fehlen

Einige Zeilen spielen bei vielen Hochzeiten in Deutschland eine Rolle und stehen nicht oder nur zum Teil unter den 19 Posten des Modells. Lege sie von Anfang an als eigene Posten an, auch mit einer groben Schätzung.

• Getränke. Frage, ob das Catering oder die Location eine Getränkepauschale anbietet oder nach Verbrauch abrechnet und ob für selbst mitgebrachte Getränke Korkgeld berechnet wird. Auch der Sekt für den Sektempfang gehört in diese Rechnung.
• Hochzeitstorte und Kaffee und Kuchen. Die Torte kommt oft aus einer Konditorei und nicht vom Catering. Auch ein Kuchenbuffet, das Familie und Freunde backen, braucht Geschirr, Kaffee und jemanden, der sich darum kümmert. Im Budgetmodell der App hat die Hochzeitstorte einen eigenen Posten; für ein Kuchenbuffet legst du bei Bedarf einen weiteren an.
• Mitternachtssnack. Currywurst, Gulaschsuppe oder Laugenbrezeln um Mitternacht sind eine zusätzliche Mahlzeit, mit eigenem Preis und eigener Personenzahl.
• Trinkgeld. Für das Serviceteam ist es üblich, für DJ oder Fotografie freiwillig. Plane einen Betrag ein, statt am Abend zu improvisieren.
• Standesamt und Trauung. Das Standesamt erhebt Gebühren, und sie unterscheiden sich je nach Standesamt. Für eine Trauung an einem Außentrauort (Schloss, Schiff, Garten) können zusätzliche Kosten anfallen: Frage beim Standesamt nach. Bei einer freien Trauung kommt das Honorar für die Traurede hinzu, bei einer kirchlichen Trauung eventuell Kirchenmusik und Blumenschmuck. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber zu Standesamt und Feier.
• Zwei Termine. Findet das Standesamt an einem anderen Tag statt als die Feier, was in Deutschland häufig vorkommt, prüfe, ob Fotografie, Outfits, Haare und Make-up und Transport beide Anlässe abdecken.
• Polterabend und Junggesellenabschied. Ein Polterabend ist eine eigene kleine Feier mit Essen und Getränken. Den Junggesellenabschied organisieren oft die Trauzeugen und Freunde: Plane einen Posten, wenn du dich beteiligst.
• Unterkunft und Fahrten. Das Modell rechnet mit Unterkunft für das Paar und die engste Familie sowie mit Hochzeitsauto und Shuttle. Übernimmst du Zimmer für weitere Gäste, lege dafür einen eigenen Posten an. Kinderbetreuung am Abend steht nicht im Modell.
• Nebenkosten der Location. Frage, was die Miete einschließt: Endreinigung, Strom, Mobiliar, Technik, Kaution. Was nicht dabei ist, gehört in die Zeile der Location oder in eine eigene.

Geldgeschenke sind in Deutschland verbreitet. Als sichere Einnahme gehören sie trotzdem nicht ins Budget: Du weißt vorher nicht, wie viel zusammenkommt, und die ersten Rechnungen sind fällig, bevor das erste Geschenk eintrifft.

Diese Zeilen haben etwas gemeinsam: Alle tauchen spät auf, wenn der Vertrag mit Location oder Catering schon unterschrieben ist und sie sich kaum noch mitverhandeln lassen. Wer sie von Anfang an einplant, erspart sich die Überraschung im letzten Monat. Am wichtigsten ist der Puffer für Unvorhergesehenes: Er ist keine übertriebene Vorsicht, sondern verhindert, dass du bei einem bereits gebuchten Posten kürzen musst, wenn ein Angebot höher ausfällt als gedacht.

Geplant, gebucht, bezahlt: so bleibt dein Budget aktuell

Ein Hochzeitsbudget füllst du nicht einmal aus, du pflegst es laufend. Entscheidend ist nicht die Summe vom Anfang, sondern der Abstand zwischen drei Spalten: was du geplant hast, was du mit einem unterschriebenen Angebot gebucht hast und was du schon bezahlt hast.

Die erste Spalte schafft jede Tabelle. Die beiden anderen musst du ergänzen und pflegen: Sobald ein Posten in zwei Teilen bezahlt wird, als Anzahlung und als Restzahlung, sagt die Summe nicht mehr, was du noch schuldest. Ein Beispiel: eine Anzahlung bei der Buchung des Caterings und eine Restzahlung, die sich einige Wochen vor der Hochzeit an die bestätigte Gästezahl anpasst. Gibt es nur die Spalte „Geplant“, taucht diese Restzahlung nirgends auf, bis sie dein Konto verlässt.

Wenn du es nicht von Hand aufbauen willst, schlägt MyWedding Planner im Bereich „Budget“ dieselbe Aufteilung vor (oder ein leeres Budget, wenn du bei null anfangen willst). Jeder Posten hat einen geplanten und einen ausgegebenen Betrag, und du kannst Zahlungen mit Fälligkeitsdatum anlegen: Anzahlung, Zwischenzahlung, Restzahlung. Hakst du eine Zahlung ab, zählt sie als ausgegeben. Ein unterschriebenes Angebot, das noch nicht bezahlt ist, trägst du als Zahlung ohne Häkchen ein, und du kannst es an den Posten anhängen. Mit einer Obergrenze pro Kategorie behältst du den Überblick, und die App zeigt dir, wenn die Summe über deinem Gesamtbudget liegt.

Was wann ansteht und welche Zahlung zu welcher Entscheidung gehört, siehst du in der Checkliste für die Hochzeitsplanung.

Hochzeitsbudget-Vorlage für Excel (CSV zum Herunterladen)

Hochzeitsbudget-Vorlage herunterladen (CSV-Datei). Sie lässt sich in Excel, Numbers und Google Sheets öffnen. Die 19 Posten und ihre Anteile sind die des Modells, das die App verwendet: keine Schätzung, die für diese Seite geschrieben wurde, sondern derselbe Ausgangspunkt wie in der App.

Die Datei enthält keinen einzigen Betrag. Die Spalten „Geplant“, „Gebucht (Angebot)“, „Bezahlt“ und „Noch zu zahlen“ sind leer: Du füllst sie mit deinen Zahlen, Posten für Posten, sobald die Angebote eintreffen.

So gehst du vor:

1. Trage die Zahl der Gäste ein, auch wenn sie noch vorläufig ist.
2. Lege das Gesamtbudget fest: den Betrag, den du wirklich ausgeben kannst, nicht den, den du dir wünschst.
3. Verteile diese Summe mit der Spalte „Anteil (Richtwert)“ als Anhaltspunkt auf die 19 Posten und trage das Ergebnis unter „Geplant“ ein. Korrigiere die zwei oder drei Zeilen, die nicht zu deiner Hochzeit passen.
4. Sobald du ein Angebot unterschreibst, trägst du den Betrag unter „Gebucht (Angebot)“ ein, jede Zahlung unter „Bezahlt“ an dem Tag, an dem sie dein Konto verlässt. „Noch zu zahlen“ ist das gebuchte Angebot minus das Bezahlte und lässt sich mit einer Formel berechnen.

Drei Fehler machen eine Tabelle unbrauchbar. Anzahlungen, die nicht eingetragen werden: Eine im März geleistete und nie notierte Anzahlung lässt dich im September glauben, du schuldest noch alles. Der Puffer, der gelöscht wird, damit die Summe aufgeht. Und doppelte Versionen: Eine Datei, die per WhatsApp oder E-Mail kreist und von jeder Person für sich bearbeitet wird, endet in zwei oder drei Tabellen, die nicht mehr übereinstimmen. Eine Datei und eine Person, die sie pflegt, lösen das Problem.

So senkst du das Budget, ohne beim Wichtigen zu kürzen

Die Hebel, die ein Budget am stärksten senken, liegen selten dort, wo man zuerst sucht. Die Zahl der Gäste ist der wirksamste, denn sie wirkt gleichzeitig auf Catering, Location, Papeterie und Gastgeschenke, nicht nur auf eine Zeile. Und sie lässt sich am leichtesten anpassen, wenn die Summe nicht reicht.

Auch Wochentag und Jahreszeit können das Angebot verändern, ohne der Hochzeit etwas zu nehmen. Frage nach, ob sich der Preis ändert: Manche Locations berechnen einen Freitag, einen Sonntag oder einen Termin in der Nebensaison anders als einen Samstag im Sommer.

Bei den leichten Posten des Modells (Eheringe, Einladungen und Papeterie, Haare und Make-up) fällt eine einfachere Wahl kaum auf. Bei den schweren (Feier, Fotografie) ist es umgekehrt: Überprüfe lieber die Gästezahl, bevor du beim Catering oder bei den Fotos kürzt.

Ein Komplettpaket wird teuer, wenn es Leistungen enthält, die du nicht willst. Bitte um ein Angebot, das nach Posten aufgeschlüsselt ist, statt um eine Pauschalsumme: So kannst du eine Zeile streichen, ohne den ganzen Vertrag neu aufzumachen.

Bei den Getränken lohnt sich der Vergleich zwischen Pauschale und Abrechnung nach Verbrauch. Welche Variante günstiger ist, hängt davon ab, wie viel an deinem Abend getrunken wird: Lass dir beide mit deiner Gästezahl durchrechnen.