Budget matrimonio: come costruirlo a voci, dalla cifra al preventivo

La risposta breve: totale, voci e tre colonne

Per fare il budget del matrimonio scrivi il totale che puoi spendere, elenca le voci, segna per ognuna se dipende dal numero di invitati e tieni tre colonne: previsto, impegnato, rimanente.

Le voci per invitato sono quelle che si moltiplicano per la tua lista: catering e bevande, bomboniere e partecipazioni (queste due si contano per nucleo), a volte trasporti e alloggio. Le voci fisse costano più o meno uguale con 60 o con 140 persone: foto e video, musica, abiti, fiori della cerimonia, a volte la location. Sapere a quale gruppo appartiene una voce ti dice dove sta il rischio quando la lista cresce.

Come ordine di grandezza, secondo il rapporto di Matrimonio.com sul settore nuziale 2026 (risposte auto-riportate di 3.188 coppie italiane sposate nel 2025, quindi un campione non rappresentativo), la spesa media è stata di 25.970 euro, con circa 238 euro a persona. È un dato di mercato da leggere con cautela, non una cifra da raggiungere: il tuo budget parte da quello che hai, non dalla media.

Da dove partire: totale, invitati e priorità

Si parte da tre decisioni, prese prima di chiedere un solo preventivo: il totale disponibile, il numero di invitati e le due o tre cose a cui tieni di più.

Il totale è la cifra che hai davvero, compresi eventuali contributi delle famiglie, scritta una volta sola. Il numero di invitati è una stima onesta della lista invitati: finché non è definitiva, scrivi un intervallo e fai i conti sul numero più alto, perché è quello che pesa su catering e bomboniere. Le priorità servono a decidere dove prendere quando qualcosa sfora: se per te contano la musica e le foto, il taglio si fa altrove.

Anche il rito cambia le voci, non solo la cifra. Secondo l'ISTAT, nel 2024 i matrimoni celebrati in Italia sono stati 173.272 e il 61,3% con rito civile; chi si sposa in chiesa ha voci in più (libretto della messa, fiori, offerta) e chi sceglie un rito simbolico o civile in un luogo diverso dal Comune può avere costi di allestimento e di permesso che dipendono dal Comune stesso, da chiedere direttamente.

Con la cifra e la lista in mano, il passo dopo è decidere come dividere. Una percentuale uguale per tutti non esiste: dipende dalla zona, dalla stagione e dalle tue priorità. Meglio costruire la ripartizione partendo dai preventivi veri, voce per voce, e correggerla man mano.

La tabella delle voci: per invitato o fisse

La tabella qui sotto elenca le voci tipiche di un matrimonio italiano, dice se sono per invitato o fisse e da cosa dipendono, e lascia vuote le tre colonne che compilerai tu.

Non ci sono importi d'esempio, di proposito: una cifra scritta qui sembrerebbe un prezzo giusto per tutti, e non lo è. Dove una voce è troppo larga, dividila: per esempio il catering in cena, aperitivo e torta nuziale.

Per leggere la tabella: le voci per invitato vanno ricalcolate ogni volta che la lista cambia, quelle fisse no. Ricalcolale dopo la conferma di presenza, quando i numeri sono quasi definitivi.

Le voci tipicamente italiane: bomboniere, confettata, partecipazioni, libretto

Alcune voci in Italia hanno una loro logica e vanno messe in tabella con il loro nome: bomboniere, confettata, partecipazioni e, per chi si sposa in chiesa, il libretto della messa.

Le bomboniere dipendono dai nuclei più che dalle persone: come contarle lo trovi in quante bomboniere fare. La confettata, il buffet di dolci e confetti a fine serata, può stare dentro il catering oppure essere una voce a parte, se la affidi a un fornitore diverso: scegli una delle due e scrivila una volta sola. Le partecipazioni hanno un costo che cresce con il numero di nuclei e con la carta, e la loro data di stampa influenza le altre scadenze: la tempistica è in quando spedire le partecipazioni.

Il libretto della messa, quando c'è, è una voce piccola ma fissa e facile da dimenticare perché non rientra nel catering né nelle foto. Mettilo accanto alle partecipazioni, nella categoria cerimonia o in quella della grafica, e usa lo stesso fornitore se vuoi un'unica linea grafica.

• Bomboniere: per invitato, ma si contano per nucleo.
• Confettata: dentro il catering oppure voce a parte, mai due volte.
• Partecipazioni: dipendono dai nuclei, non dalle singole persone.
• Libretto della messa: fissa, solo per il rito religioso.

Le spese che si dimenticano

Le spese che si dimenticano sono quasi sempre piccole, arrivano tutte insieme nell'ultimo mese e per questo conviene scriverle in tabella fin dall'inizio, anche senza una cifra.

Eccole, senza prezzi, perché variano troppo da luogo a luogo. Segnale come voci con importo da definire e riempile quando arrivano i preventivi.

• Prove di trucco, di acconciatura e dell'abito, e le modifiche dell'ultimo momento.
• Mance e ringraziamenti a chi lavora il giorno del matrimonio.
• Pasti per fotografo, musicisti e altri fornitori, se il contratto li prevede.
• Straordinari del locale se la festa finisce più tardi del previsto.
• Trasporti degli sposi e degli invitati, parcheggi, navette.
• Alloggio la notte prima e quella del matrimonio.
• Diritti sulla musica e permessi, quando li richiede la location o il Comune: chiedi al fornitore o al Comune.
• Nastri, cartellini, segnaposto, numeri dei tavoli e materiali di allestimento.
• Una voce «imprevisti» a cui non assegni niente di preciso.

L'ultima riga serve a questo: il punto non è quanto metterci, ma averla, così il primo imprevisto non cade su una voce già assegnata.

Acconti e saldi: le date da segnare

Quasi ogni fornitore chiede un acconto alla conferma e un saldo prima o dopo il matrimonio, e le date vanno scritte accanto alla voce, non tenute a mente.

Le condizioni cambiano da fornitore a fornitore e stanno nel preventivo o nel contratto: quanto si versa all'inizio, quando va pagato il saldo, cosa succede se la data cambia. Non c'è una regola valida per tutti e non conviene dedurla da un amico che si è sposato un anno fa. Quando firmi, copia nella tabella la data e l'importo di ogni scadenza, e allega il preventivo.

Nell'app ogni voce ha i suoi pagamenti con la scadenza e puoi allegare il documento, per esempio il preventivo firmato o la ricevuta dell'acconto. In più c'è una scheda per ogni fornitore con lo stato (contattato, preventivo ricevuto, confermato, rifiutato) e i documenti allegati. Quando confermi un fornitore, sai che quella voce va da previsto a impegnato.

Seguire il budget: previsto, impegnato, rimanente

Il budget si segue con tre numeri per voce: previsto è quello che hai deciso di spendere, impegnato è quello che hai già accettato con un preventivo o un contratto, rimanente è la differenza.

Previsto non è impegnato, e confonderli è l'errore più comune. Una voce può avere un previsto alto e un impegnato ancora a zero: nessuno ti ha ancora chiesto niente, ma quei soldi non sono liberi. Quando un fornitore conferma, sposti la cifra su impegnato; quando paghi un acconto o un saldo, lo segni tra i pagamenti. Il rimanente per voce ti dice dove hai margine, e la somma dei rimanenti ti dice quanto resta davvero rispetto al totale.

Nell'app il budget è organizzato proprio così, voce per voce, con previsto, impegnato e rimanente da spendere. Scegli la valuta del budget tra euro, dollaro statunitense, sterlina, franco svizzero, dollaro canadese, dollaro australiano, peso messicano e real brasiliano: serve solo per la visualizzazione e non c'è conversione. Se organizzi tutto da solo, la guida su come organizzare il matrimonio senza wedding planner mette il budget nel quadro delle altre cose da fare.

Rivedi la tabella a scadenze fisse, per esempio ogni volta che un fornitore conferma o che la lista invitati cambia. Il tavolo e la sala cambiano a loro volta con il numero di persone: quanti tavoli servono è un conto da rifare insieme al budget.