Quando spedire le partecipazioni di matrimonio: il calendario a ritroso

La risposta breve: i tempi abituali

In genere le partecipazioni di matrimonio si mandano da due a tre mesi prima della data, con la richiesta di conferma entro quattro o sei settimane prima del giorno del sì.

Sono tempi di orientamento, non una regola: nessuno ti obbliga a rispettarli e nessun galateo serio li considera un esame. Contano due cose. Gli invitati devono avere il tempo di organizzarsi (ferie, treno, babysitter, abito) e tu devi avere le risposte con un margine sufficiente per comunicare il numero definitivo a chi prepara il pranzo o la cena.

• Save the date: di solito da sei a dodici mesi prima, ma solo quando serve davvero (ne parliamo più sotto).
• Partecipazioni: in genere da due a tre mesi prima; di più se il matrimonio cade in un periodo di ferie o se molti invitati vengono da lontano.
• Data limite per la conferma: scelta a ritroso a partire da quella che ti chiede il catering, non il contrario.
• Solleciti: pochi giorni dopo la data limite, uno per uno e a voce o per messaggio.

Partecipazione e invito al ricevimento: non sono la stessa cosa

In Italia la partecipazione annuncia il matrimonio e l'invito al ricevimento invita a festeggiare con gli sposi: spesso sono due cose diverse, con due elenchi di persone che non coincidono.

Tradizionalmente la partecipazione si manda a un cerchio largo (parenti, amici, colleghi, conoscenti di famiglia) per far sapere che ci si sposa, anche a chi non verrà in chiesa o in Comune. L'invito al ricevimento, spesso un cartoncino a parte infilato nella stessa busta, è rivolto solo a chi è atteso alla festa. Oggi molte coppie accorpano tutto in un'unica partecipazione, e va benissimo. Se invece scegli di tenerle separate, la data limite per la conferma riguarda l'invito al ricevimento: è lì che ti serve sapere chi si siede a tavola.

Prima di stampare qualunque cosa conviene avere la lista chiusa, almeno nelle grandi linee. Se ti manca ancora quella, parti da come costruire la lista invitati, perché correggere un elenco costa molto meno che rifare delle buste già affrancate.

Save the date: quando serve davvero

Il save the date serve quando gli invitati devono bloccare una data con largo anticipo, cioè se il matrimonio è in alta stagione, in agosto, in un weekend lungo o lontano da dove vive la maggior parte di loro.

Se la maggior parte degli invitati abita a pochi chilometri dalla location e ti sposi in una data tranquilla, puoi tranquillamente saltarlo: la partecipazione, mandata con i due o tre mesi di margine, basta. Se invece qualcuno dovrà prendere un aereo, chiedere giorni di ferie o prenotare un alloggio quando i prezzi salgono, un messaggio breve con la data e il luogo, mandato molti mesi prima, è un gesto di cortesia concreta.

Il save the date non chiede nessuna conferma e non ha bisogno di grafica elaborata. Bastano la data, la città o la location, i nomi di entrambi e una riga che dice che la partecipazione arriverà più avanti. Puoi mandarlo per messaggio o per posta: se hai già un sito del matrimonio, puoi aggiungere il link, ma l'app non manda nulla agli invitati al posto tuo.

Il calendario a ritroso dal matrimonio

Il modo più semplice per non sbagliare i tempi è partire dalla data del matrimonio e tornare indietro, un passo per volta, fino al momento di stampare.

Qui sotto trovi la sequenza che si usa più spesso. Le colonne servono a ricordarti il perché di ogni passo e quando conviene muoverti prima: i numeri sono orientamenti, e a decidere sono il tuo calendario, il tuo contratto con il catering e le abitudini della tua famiglia.

Con MyWedding Planner le cose da fare hanno una scadenza calcolata in automatico a partire dalla data del matrimonio, ordinate per tema e consultabili in elenco, per mese o in calendario. Così la sequenza parte dalla tua data e non da un foglio che compili a mano.

Casi particolari: invitati dall'estero, agosto, destination wedding

Se qualcuno degli invitati viene dall'estero, se ti sposi in agosto o se la festa è in un'altra città o in un altro Paese, anticipa il save the date e la partecipazione di qualche settimana.

• Invitati che vengono dall'estero: il save the date va mandato presto, perché i biglietti aerei e i giorni di ferie si decidono con mesi di anticipo. La partecipazione può seguire con tre o quattro mesi di margine, così hanno il tempo di organizzare il viaggio e l'alloggio.
• Matrimonio in agosto o in un ponte: molti hanno già i loro programmi di vacanza da primavera. Il save the date, in questo caso, diventa quasi indispensabile, e la data limite per la conferma può essere un po' più lontana dal matrimonio perché le risposte tardano ad arrivare.
• Destination wedding: chi parte deve prenotare voli e alloggio, spesso nello stesso periodo in cui tu devi sapere i numeri. Conviene dare ai tuoi invitati le informazioni pratiche (come arrivare, dove dormire, cosa portare) già nel save the date o in una pagina dedicata, invece di spiegarle una persona alla volta.

Se invece il matrimonio è piccolo e gli invitati abitano vicino, puoi permetterti tempi più corti, anche se un mese e mezzo scarso resta un margine stretto per chi deve organizzare i figli o un turno di lavoro.

La data limite per la conferma: come sceglierla rispetto al catering

La data limite per la conferma si sceglie partendo da quando il catering o la location ti chiedono il numero definitivo dei coperti, e poi togliendo una settimana o due per i solleciti.

Controlla sul contratto la scadenza per comunicare il numero: spesso è fissata a qualche settimana dal matrimonio, ma cambia da un fornitore all'altro, quindi chiedilo e fatti scrivere la data. Da quella data torna indietro di una o due settimane: lo spazio che ti serve per sollecitare chi non ha ancora risposto, per sistemare i casi incerti e per ricontare. Quella è la data da scrivere sulla partecipazione.

Per approfondire cosa chiedere e dove raccogliere le risposte, c'è la guida sulla conferma di presenza. Se le risposte arrivano online, sul mini-sito pubblicato ogni invitato risponde per sé o per il proprio nucleo e sceglie il menu; le risposte riempiono la lista degli invitati, i menu e la disposizione dei tavoli. La pubblicazione è inclusa nel pagamento unico: nella prova senza carta il sito si prepara, ma non si pubblica. Ne parliamo nella guida sul sito del matrimonio.

Chi non risponde: come sollecitare

Chi non ha risposto entro la data limite va sollecitato di persona, con un messaggio breve e gentile, pochi giorni dopo la scadenza.

I solleciti li fai tu: MyWedding Planner non manda nessuna e-mail, SMS o messaggio agli invitati. Il link del mini-sito lo condividi tu (per messaggio, con la partecipazione o con il QR). Quello che l'app ti dà è l'elenco: vedi chi non ha ancora risposto e, se qualcuno ti risponde al telefono o con un messaggio, inserisci tu la sua risposta.

Un messaggio che funziona è corto e senza rimprovero: «Ciao (nome), ci stiamo organizzando con il catering e dobbiamo dare il numero definitivo: riusciresti a dirci entro (data) se ci sarai? Grazie!». Meglio un messaggio a testa che un annuncio generale nel gruppo, dove nessuno si sente chiamato in causa.

Per chi resta in silenzio anche dopo il secondo tentativo, decidi in anticipo come trattarlo: in genere si chiama una volta e, se non c'è risposta, si considera assente. Sapere in quel momento chi è dentro e chi è fuori ti serve per arrivare alle ultime settimane con un numero solido, come racconta la guida su un mese prima del matrimonio. E se ti stai chiedendo quante bomboniere preparare, il numero giusto è quello che esce dalle conferme, non quello della lista iniziale.