Cosa fare un mese prima del matrimonio: la checklist settimana per settimana

La risposta breve: confermare, chiudere, delegare

A un mese dal matrimonio le cose da fare sono tre: confermare ciò che è già deciso, chiudere i numeri e passare ad altri tutto ciò che può fare qualcun altro.

La sensazione che manchi qualcosa è quasi sempre normale. Di solito non manca un progetto: manca una risposta da un invitato, un numero da dare al catering, un orario da scrivere. Per questo la regola dell'ultimo mese è una sola: solo cose che si chiudono. Il tavolo dei dolci a tema, la playlist in tre versioni, il nuovo fotografo per le foto di gruppo possono aspettare, o più spesso restare fuori.

Sotto trovi il mese diviso in quattro settimane più il giorno prima. In fondo alla pagina c'è la stessa lista in forma di checklist, con una colonna di responsabilità sempre chiara: voi, testimoni, famiglia o fornitore.

Quattro settimane prima: conferme di presenza e solleciti

Quattro settimane prima si chiude il capitolo conferme: chi ha risposto, chi no, e a chi scrivere un messaggio oggi stesso.

È la settimana in cui la lista invitati smette di essere una previsione e diventa un numero. Controlla chi non ha ancora risposto e scrivigli o chiamalo tu: l'app non scrive agli invitati, il sollecito è tuo (o di un testimone, se glielo affidi). Se qualcuno ti risponde a voce o su WhatsApp, segna la risposta a mano nella lista, così vedi sempre chi manca davvero.

• Elenco dei mancanti: chi non ha ancora dato la conferma di presenza, famiglia per famiglia.
• Sollecito con una data: un messaggio breve, con un giorno preciso entro cui rispondere.
• Appuntamenti dei fornitori: una conferma scritta a ciascuno, con data, ora e luogo.

Se vuoi il metodo completo, c'è la guida alla conferma di presenza al matrimonio. In questa settimana basta una cosa: sapere quanti mancano.

Tre settimane prima: i numeri al catering, menu e allergie

Tre settimane prima si dà alla location o al catering il numero degli invitati che ci saranno, con scelte di menu, allergie e intolleranze.

Quasi tutte le sale chiedono il numero definitivo con un certo anticipo: quanto, lo dice il tuo contratto, quindi rileggilo oggi. Se il numero cambia ancora (succede), avvisa subito il catering, non l'ultima sera. Allergie e intolleranze si raccolgono una volta sola, per nome, e si consegnano scritte.

Nell'app c'è la sezione dei pasti: menu, scelta del piatto per ciascun invitato, regimi alimentari e allergie, con una vista pensata per il catering. L'esportazione in CSV per il catering fa parte del pagamento unico; durante la prova si guarda la vista a schermo.

• Numero finale degli invitati, diviso tra adulti e bambini.
• Menu per chi ha esigenze particolari: vegetariani, celiaci, allergie.
• Bambini e fornitori a tavola: fotografo, musicisti, band, se previsto dal contratto.
• Orario di arrivo del catering per l'allestimento.

Due settimane prima: disposizione dei tavoli, tableau, segnaposto

Due settimane prima si fa la disposizione dei tavoli, perché solo ora il numero degli invitati è abbastanza stabile da non doverla rifare.

Si parte dagli invitati confermati e dai vincoli: chi deve stare insieme, chi meglio di no. Nell'app la piantina della sala si compone con tavoli tondi o rettangolari, e gli invitati si trascinano ai posti; si possono impostare regole come «sempre insieme» o «mai insieme», e un posizionamento automatico le rispetta. Sul telefono il piano si consulta, per modificarlo serve uno schermo largo.

Se vuoi ragionarci con calma, ci sono due guide: la disposizione dei tavoli e il tableau, che è il pannello all'ingresso con i nomi e i numeri dei tavoli. I segnaposto e i numeri dei tavoli si stampano dall'app, insieme alla checklist delle cose da fare.

• Bozza della disposizione sulla base dei confermati.
• Tableau: testo e dimensioni scelti, ordinati dal grafico o dal tipografo.
• Segnaposto e numeri dei tavoli: da stampare e da portare in sala.

L'ultima settimana: programma, deleghe, pagamenti finali

Nell'ultima settimana si scrive il programma della giornata, si affida a ciascuno il suo compito e si preparano i pagamenti finali.

Il programma della giornata è il foglio con gli orari, le tappe e il nome di chi se ne occupa; si costruisce partendo dall'ora della cerimonia. Nell'app il programma elenca orari, tappe e chi fa cosa. Per i parenti e gli amici che ti aiutano il giorno del sì, ci sono le schede di missione: ognuno sa cosa deve fare, e tu non lo ripeti a voce dieci volte.

Sui pagamenti, rileggi i contratti dei fornitori: acconti, saldi e scadenze sono scritti lì. Prepara in anticipo ciò che va consegnato il giorno stesso, e chiedi a un testimone o a un familiare di occuparsene al posto tuo.

• Programma della giornata inviato a fornitori e testimoni.
• Schede di missione per chi ti aiuta il giorno del sì.
• Saldi e buste pronti, con il nome di chi li consegna.
• Un numero di telefono unico a cui chiamare in caso di imprevisto, che non sia il tuo.

Il giorno prima: cosa preparare e cosa lasciare

Il giorno prima si prepara ciò che si porta (fedi, documenti, borse) e si lascia da parte tutto ciò che può aspettare.

La sera prima serve poco: una borsa per ciascuno, il programma stampato, le fedi affidate a chi le porterà all'altare o al tavolo del Comune. Poi si smette di organizzare. Se ti viene in mente una cosa nuova, scrivila su un foglio e passala a un testimone, che ci pensa lui.

• Fedi e documenti in una busta, affidata a una persona precisa.
• Programma stampato in due copie, una per i testimoni.
• Sveglia, colazione e trasporti decisi, con un piano B per il ritardo.
• Il telefono in mano a un altro: non devi rispondere tu.

Cosa delegare e a chi

Si delega tutto ciò che non richiede la tua presenza: contatti con i fornitori, accoglienza, trasporti, buste, oggetti da portare.

Delegare funziona se il compito è piccolo, scritto e con un nome. «Pensaci tu» a un parente genera ansia a entrambi; «alle 14:30 porta le bomboniere in sala e dai al catering questa lista» no. Dividi per persona: i testimoni per tutto ciò che riguarda la coppia, la famiglia per l'accoglienza dei parenti, i fornitori per quello che hanno già nel contratto.

• Testimoni: il piano B, le fedi, un occhio sul programma.
• Famiglia: accoglienza dei parenti anziani, trasporti, i bambini.
• Amici: oggetti da portare, un compito preciso con un orario.
• Fornitori: tutto ciò che è nel contratto, confermato per iscritto.

Se organizzi in due o con altri, l'app permette di invitare uno o più co-organizzatori (ricevono un'email di invito e non sono invitati al matrimonio). Le cose da fare hanno una scadenza calcolata a partire dalla data del matrimonio e si guardano in lista, per mese o in calendario.