Programma della giornata del matrimonio: orari, margini e chi fa cosa

La risposta breve: un programma esempio

Un buon programma della giornata è una lista di tappe con un'ora accanto a ciascuna e il nome di chi se ne occupa, costruita partendo dalla cerimonia e andando indietro per i preparativi e avanti per la festa.

In fondo trovi la tabella con due versioni, una per il matrimonio a pranzo e una per quello a cena, entrambe molto diffuse in Italia. Gli orari sono un esempio da adattare con la location e con i fornitori: nessuna riga è una regola, e le durate dipendono da quanti siete, da quanto sono distanti i luoghi e da cosa ti dice chi lavora ogni giorno in quella sala.

Prima di arrivarci conviene capire come si costruisce, perché la stessa logica serve anche se il tuo matrimonio non somiglia a nessuna delle due versioni.

Come costruirlo a ritroso dalla cerimonia

Si parte dall'ora della cerimonia perché è l'unico orario che non si può spostare: tutto il resto si sistema intorno.

Il metodo è semplice. Scrivi l'ora della cerimonia, poi sali all'indietro: a che ora devono essere arrivati gli invitati, a che ora ti serve essere pronto o pronta, quanto serve per vestirsi, per il trucco e per l'acconciatura, a che ora arriva il fotografo. Poi scendi in avanti: foto di gruppo all'uscita, trasferimento, aperitivo, ingresso in sala, pranzo o cena, taglio della torta, apertura delle danze, fine della festa.

1. Fissa la cerimonia: ora e luogo, confermati dal Comune o dalla parrocchia.
2. Sali all'indietro: preparazione, arrivo del fotografo, arrivo degli invitati.
3. Scendi in avanti: uscita, foto, trasferimento, aperitivo, sala.
4. Chiedi alla location a che ora servono il primo piatto e la torta: sono gli orari più rigidi del dopo.
5. Aggiungi un nome a ogni riga: una tappa senza responsabile è una tappa che ritarda.

In MyWedding Planner il programma della giornata è un unico posto dove metti gli orari, i momenti importanti e chi fa cosa. Lo modifichi finché non sei sicuro, e lo stampi quando è pronto: il programma fa parte dei documenti da stampare, insieme a segnaposto, numeri dei tavoli e checklist dei compiti.

Cerimonia civile, religiosa o simbolica: cosa cambia negli orari

Il tipo di cerimonia cambia l'ora in cui puoi iniziare e il tempo che conviene lasciare prima e dopo, ma la durata del rito non è un numero da dare per scontato.

Per il rito civile in Comune gli orari disponibili li stabilisce il Comune, quindi chiedi all'ufficio quali giorni e quali ore sono possibili nella sala che ti interessa. Per il rito religioso è la parrocchia a indicare le ore possibili, perché ha il suo calendario di celebrazioni. Per il rito simbolico, che si svolge nella location, gli orari li concordi con chi la gestisce.

Se la cerimonia e il ricevimento sono in luoghi diversi, aggiungi nel programma una riga per lo spostamento, con il nome di chi guida e di chi accompagna gli invitati che non hanno l'auto. È una delle righe che più spesso si dimentica.

Aperitivo, foto e luce del tramonto

Le foto degli sposi si programmano in base al vero tramonto della data e del luogo, non a un'ora scelta a caso.

L'ora del tramonto cambia con la stagione e con il posto in cui ti sposi: per questo non esiste un'ora giusta valida per tutti. Il momento con la luce più morbida, quello che i fotografi chiamano ora dorata, arriva prima del tramonto, e va deciso guardando la tua data e il tuo luogo. In MyWedding Planner l'ora dorata (il tramonto) viene calcolata a partire dall'indirizzo della location e dalla data del matrimonio, così sai quando metterla nel programma senza cercare tabelle generiche.

Per l'aperitivo, il programma ha due compiti: tenere gli invitati occupati mentre gli sposi fanno le foto e far partire il pranzo o la cena all'ora concordata con la cucina. Se gli sposi si assentano per i ritratti, scrivi nel programma quando tornano, così la location sa quando far entrare gli invitati in sala.

• Matrimonio a pranzo: i ritratti si possono fare prima dell'aperitivo o durante, con la luce del giorno. Verifica con il fotografo.
• Matrimonio a cena: la luce migliore può cadere durante l'aperitivo. Guarda il tramonto della tua data e sposta le foto di conseguenza.
• In entrambi i casi: avvisa il fotografo dell'ora scelta e della zona della location dove farle.

Pranzo o cena, torta e festa: la seconda metà della giornata

Dopo l'aperitivo il programma ruota attorno a pochi orari decisi dalla cucina e dalla musica: l'ingresso in sala, il taglio della torta e l'apertura delle danze.

Chiedi alla location a che ora preferisce servire e quanto tempo le serve tra una portata e l'altra: sono informazioni che hanno solo loro. Con queste costruisci il resto: l'ingresso degli sposi in sala, i discorsi dei testimoni, il taglio della torta e il momento in cui parte la musica. Se prevedi un ballo di apertura o una sorpresa, scrivili come righe a parte, con il nome di chi li coordina.

Per chi si domanda dove sedere gli invitati prima di arrivare a questo punto, la disposizione dei tavoli va chiusa prima di stampare il programma. Se vuoi un cartello all'ingresso con i tavoli, trovi come prepararlo nella guida al tableau.

A fine serata ricordati di scrivere anche il riordino: chi porta via le bomboniere avanzate, chi ritira i regali, chi restituisce gli oggetti noleggiati. Sono righe che nessuno ama aggiungere, e proprio per questo vanno assegnate.

I margini: dove si accumula il ritardo

Il ritardo di una giornata di matrimonio nasce quasi sempre negli spostamenti e nei passaggi tra due tappe, non nelle tappe in sé.

Per questo il margine va messo tra le righe, non dentro di esse. Dopo la preparazione, tra l'uscita di casa e l'arrivo alla cerimonia. Dopo la cerimonia, tra i saluti e le foto di gruppo. Tra le foto e l'aperitivo, se gli sposi devono cambiare luogo. Non c'è una cifra valida per tutti: chiedi al fotografo quanto gli serve per i gruppi, alla location quanto ci vuole per sistemare la sala, a chi guida quanto dura davvero il tragitto, e scrivi quei valori.

• Preparazione: è la prima tappa e la più soggetta a slittare. Lascia spazio prima della cerimonia.
• Foto di gruppo: più sono i gruppi da fare, più il programma si allunga. Concorda con il fotografo l'elenco in anticipo.
• Spostamenti: provali una volta alla stessa ora del giorno del matrimonio.
• Discorsi: se ne prevedi molti, scrivi quanti sono e chi li fa.

Chi fa cosa: delegare ai testimoni e agli amici

Il giorno del sì gli sposi non devono gestire il programma: ogni tappa ha un responsabile, scelto tra testimoni, familiari e amici di cui ti fidi.

Dividi i compiti per momenti, non per persone. Una persona per il momento della preparazione, una per l'accoglienza degli invitati in chiesa o in Comune, una per i rapporti con la location e con il fotografo, una per i regali e le bomboniere. Se la stessa persona ha troppe righe, sta già reggendo la giornata al posto tuo.

In MyWedding Planner puoi creare una scheda di missione per ogni aiutante, cioè per ogni persona vicina a te che ti dà una mano il giorno del sì, e assegnare le tappe del programma.

• Testimoni: di solito sono quelli che reggono il filo della giornata. Dai loro il programma completo.
• Un amico per la location: una sola persona, con il numero del referente, per le domande che non riguardano gli sposi.
• Un familiare per gli invitati più anziani: accoglienza, trasporto, posto a sedere.

Condividere il programma con fornitori e invitati

Il programma serve solo se chi lavora o aiuta nella giornata lo ha letto, ed è la coppia a doverglielo far arrivare.

MyWedding Planner non invia nulla a invitati o fornitori: sei tu a mandare il programma, o a stamparlo e consegnarlo. A fotografo, location e musicisti conviene dare la versione completa con gli orari di ogni tappa. Ai testimoni e agli aiutanti la versione con le righe che li riguardano, più il numero di chi coordina la giornata. Agli invitati basta una versione breve: l'ora di arrivo, il luogo della cerimonia, quello del ricevimento.

Se hai preparato il mini-sito, la sezione dedicata al programma permette agli invitati di consultare la versione breve. La pubblicazione del mini-sito è inclusa nel pagamento unico: durante la prova senza carta di credito puoi prepararlo, ma non pubblicarlo. Anche le conferme di presenza e la lista invitati vanno chiuse prima: il programma stampato deve riflettere i numeri finali.

Prima della data, rileggi il programma insieme ai testimoni e fai fare un giro di domande a voce: se qualcuno non sa dire cosa fa alle 15:30, quella riga va chiarita.