Organizzare il matrimonio senza wedding planner: chi fa cosa

La risposta breve: si può, se il lavoro ha un responsabile

Un matrimonio senza wedding planner funziona quando ogni attività ha un nome accanto, le scadenze stanno in un unico posto e il giorno del sì è nelle mani di una persona che non è né uno degli sposi né un testimone sotto stress.

Non è una gara e non è una scelta migliore o peggiore: c'è chi lo fa per il budget, chi perché gli piace occuparsi di tutto, chi perché ha già una famiglia che ama organizzare. Quello che cambia è che il lavoro che una professionista porta con sé, cioè tenere insieme tempi, fornitori e imprevisti, va distribuito tra persone che hanno anche un lavoro e una vita.

Il resto della guida segue questo ordine: cosa copre di solito una wedding planner, come dividere il lavoro in due, dove tenere preventivi e pagamenti, come costruire il calendario e chi mettere al comando il giorno del matrimonio.

Cosa fa di solito una wedding planner e cosa resta a te

In generale una wedding planner si occupa di quattro cose: tenere sotto controllo il budget, cercare e coordinare i fornitori, ricordare le scadenze e guidare la giornata del matrimonio.

Ogni professionista lavora a modo suo, e molte offrono pacchetti parziali, per esempio solo il coordinamento del giorno. Per questo conviene ragionare per attività e non per figura: chiediti quali di questi quattro lavori ti pesano di più e chi, tra le persone che hai intorno, può prenderne uno.

• Budget: sapere quanto è previsto, quanto è già impegnato e quanto resta per ogni voce.
• Fornitori: trovare, confrontare i preventivi, scegliere e tenere i contatti.
• Calendario: sapere cosa va fatto ed entro quando, partendo dalla data del matrimonio.
• Giorno del sì: far succedere le cose all'ora giusta, rispondere alle domande di fornitori e invitati.

Quello che non si può togliere a te e al tuo partner sono le decisioni: lo stile, il numero degli invitati, il budget massimo, il tipo di rito. Tutto il resto si può delegare, in parte o del tutto.

Dividere il lavoro in due

Il modo più semplice per non pestarsi i piedi è che ciascuno dei due abbia un'area intera, non una lista di mezze attività.

Una divisione che funziona spesso è per temi: uno dei due segue budget, contratti e pagamenti; l'altro segue lista invitati, conferme e programma. I fornitori si possono spartire per categoria, per esempio location e catering a uno, foto, musica e fiori all'altro. Le decisioni grandi restano comuni, e si prendono insieme in una sera dedicata, non a pezzi in chat.

Se una famiglia vuole dare una mano, conviene darle un'attività precisa e chiusa, per esempio i trasporti degli invitati anziani o le bomboniere, invece di un generico «ci pensiamo noi». Un'attività chiusa ha una fine, e la fine si può controllare.

In MyWedding Planner puoi invitare uno o più co-organizzatori: ricevono un'email d'invito e non sono invitati del matrimonio, quindi non finiscono nella lista. È utile per chi aiuta davvero nell'organizzazione, per esempio un genitore che segue la parte fornitori.

Budget e fornitori: un solo posto per preventivi e pagamenti

Senza una wedding planner a tenere insieme le fila, la cosa che si perde più spesso è l'ordine: chi ha chiesto il preventivo a chi, cosa è stato promesso, quanto è già stato pagato.

Il rimedio è banale e funziona: per ogni fornitore una scheda sola, con il contatto, lo stato della trattativa e i documenti. In MyWedding Planner ogni fornitore ha la sua scheda con uno stato (contattato, preventivo ricevuto, confermato, rifiutato) e i documenti allegati, come il preventivo e il contratto. Così, quando la location chiede cosa hai firmato con il fotografo, la risposta sta in un posto solo.

Per i pagamenti vale la stessa regola: scrivi le scadenze di acconto e saldo nel budget appena firmi un contratto, non quando arriva il sollecito. Il budget per voce mostra quanto è previsto, quanto è già impegnato e quanto resta, e i pagamenti hanno le loro scadenze e i loro allegati.

• Chiedi ogni preventivo per iscritto e allegalo alla scheda del fornitore.
• Prima di firmare, leggi con calma cosa è compreso e cosa no, e se qualcosa non ti è chiaro chiedi al fornitore di scriverlo.
• Segna subito acconto e saldo come scadenze, con la data e l'importo.

Il calendario: le scadenze partono dalla data del matrimonio

Il calendario di un matrimonio si costruisce a ritroso dalla data, perché quasi tutto ha un momento giusto in cui farlo e un momento in cui è troppo tardi.

In MyWedding Planner le attività vengono datate in automatico a partire dalla data del matrimonio e sono raggruppate per tema. Le vedi in elenco, per mese o in calendario, quindi puoi scegliere la vista che ti serve: l'elenco per spuntare, il calendario per capire quanto è piena una settimana. C'è anche un catalogo di idee da aggiungere alle attività con un clic, se ti accorgi di aver dimenticato qualcosa.

Per quanto riguarda pratiche e documenti del rito, le regole e i tempi li decide l'ufficio competente: l'app non segue nessuna pratica del Comune, quindi verifica con il Comune (o con la parrocchia, per il rito religioso) cosa serve ed entro quando, e segnalo tu come attività con la data che ti danno.

Nell'ultimo mese le scadenze si fanno fitte: tieni libera una sera a settimana per rivedere l'elenco con chi ti aiuta e spostare ciò che non è ancora chiuso.

Il giorno del matrimonio: un coordinatore tra amici o famiglia

Il giorno del sì serve una persona che sappia cosa succede dopo cosa e che sia disposta a occuparsi delle cose noiose, senza essere né gli sposi né i testimoni più coinvolti.

Scegli chi coordina con criterio: qualcuno organizzato, calmo con le persone, che conosca già i fornitori o sia disposto a incontrarli prima. Una sorella, un cugino, un'amica di lunga data, un collega di cui ti fidi. Non deve fare tutto: deve sapere a chi chiedere e cosa fare se qualcosa va storto.

Il programma della giornata è il suo strumento principale: ogni tappa con un'ora e il nome di chi se ne occupa. In MyWedding Planner il programma ha orari, momenti importanti e chi fa cosa, e per i tuoi aiutanti puoi preparare una scheda di missione ciascuno, con le tappe che li riguardano.

Due cose da sistemare prima, perché si cercano sempre all'ultimo: la lista invitati definitiva, con le conferme, e la disposizione dei tavoli, che il coordinatore dovrà conoscere bene perché sarà lui a rispondere alle domande in sala.

Quando valutare un aiuto professionale solo per il giorno

Se il resto dell'organizzazione è in mano tua ma il giorno del sì ti preoccupa, è una scelta legittima valutare un aiuto professionale solo per quella parte.

Alcune wedding planner e coordinatrici offrono solo il coordinamento della giornata, altre un pacchetto parziale. Non c'è una regola su quando conviene: dipende da quanto è complessa la giornata (più luoghi, molti fornitori, un matrimonio con molti invitati), da quanto ti fidi delle persone che hai intorno e da quanto vuoi davvero essere libero o libera di goderti la festa.

Un buon modo per decidere è chiederti cosa faresti se il coordinatore amico si ammalasse una settimana prima. Se la risposta è «sarei in difficoltà», ha senso parlare con una professionista e farsi spiegare cosa offre, senza impegno, prima di scegliere.