Tableau catering: il modello per tavolo, con menu e allergie

Cos'è il tableau catering e cosa contiene

Il tableau catering è il documento di lavoro che passi al catering (o al banqueting della location) con, per ogni tavolo, chi si siede dove, cosa ha scelto di mangiare e cosa non può mangiare. Serve alla cucina per preparare i piatti giusti e al maître per portarli alla persona giusta.

Contiene sempre le stesse informazioni: il tavolo, il posto o il nome dell'invitato, se è un adulto o un bambino, il menu scelto, l'eventuale regime (vegetariano, vegano), le allergie e le note di servizio, come un seggiolone o un accesso da tenere libero. Lo chiudi quando le risposte sono arrivate e la disposizione dei tavoli è quasi definitiva, e lo mandi in un solo invio, con una data in alto.

Il punto che conta di più è l'allergia. Un menu sbagliato è un disguido; un'allergia scritta male o non scritta è l'unica riga del documento che non può essere approssimata. Per questo la colonna delle allergie si compila con parole fisse, quelle dell'elenco degli allergeni, e non con frasi libere come «non mangia roba di mare».

Il tableau per gli invitati e quello per il catering sono due documenti

Il tableau de mariage è il pannello o il cartello che gli invitati leggono all'ingresso per trovare il proprio tavolo; il tableau catering è un elenco interno che non vedono mai. Hanno la stessa origine, la disposizione dei tavoli, ma due lettori con due esigenze diverse.

L'invitato cerca il proprio nome e il numero o il nome del tavolo, e gli basta quello. La cucina e il servizio, invece, partono dal tavolo e vogliono sapere cosa portare a ciascun posto: quanti menu di un tipo, quali regimi, dove ci sono allergie, dove serve un seggiolone. Mescolare i due documenti produce un pannello illeggibile o un elenco povero per chi deve lavorarci.

Per questo nel tableau catering non c'è nulla di decorativo: niente titoli di fantasia per i tavoli, niente ordine alfabetico per cognome. L'ordine è quello della sala, tavolo per tavolo, perché è così che il servizio si muove.

Le colonne del tableau catering

Le colonne che servono sono otto: tavolo, posto o invitato, fascia d'età, menu scelto, regime, allergie, note di servizio e momento. La tabella «Tableau catering: colonne del modello», in fondo alla pagina, dice cosa scrivere in ciascuna, con righe d'esempio di invitati inventati e il lettore a cui serve di più.

Tre colonne meritano una parola in più, perché sono quelle su cui il catering ti telefona se mancano.

• Menu scelto. Il nome del piatto o della formula come l'ha scritto il catering nella sua proposta, non una tua abbreviazione. Se il catering chiama un menu «terra» e tu lo chiami «carne», alla cucina arrivano due parole per la stessa cosa.
• Regime. Una scelta alimentare (vegetariano, vegano) o religiosa: è una preferenza che la cucina rispetta, ma resta distinta dall'allergia, che invece è un rischio per la salute. Tienile in due colonne.
• Note di servizio. Tutto ciò che riguarda il posto e non il piatto: il seggiolone per un bambino, uno spazio libero accanto alla sedia per chi ha bisogno di più spazio, l'invitato che deve sedere vicino all'uscita.

La colonna «momento» serve se il catering lavora in più fasi, come l'aperitivo e la cena. In quel caso un invitato può comparire sull'elenco dell'aperitivo e non su quello della cena, e viceversa. Se tutti seguono lo stesso percorso, puoi lasciarla fuori.

I 14 allergeni dell'allegato II: la lista per raccogliere le allergie

L'allegato II del regolamento (UE) n. 1169/2011 elenca quattordici sostanze o prodotti che provocano allergie o intolleranze, e conviene usare proprio quei nomi per raccogliere le allergie degli invitati. Con una lista fissa chi risponde sceglie un termine preciso, e chi legge in cucina trova termini senza ambiguità.

Ecco l'elenco dell'allegato II, nell'ordine del regolamento. L'uso che ne fai è un tuo metodo di lavoro: quando un invitato ti scrive «sono allergico ai frutti di mare», lo traduci nella voce giusta (crostacei, molluschi, o entrambi) e, se non è chiaro, glielo chiedi.

1. Cereali contenenti glutine (grano, segale, orzo, avena, farro, kamut o i loro ceppi ibridati)
2. Crostacei
3. Uova
4. Pesce
5. Arachidi
6. Soia
7. Latte (incluso il lattosio)
8. Frutta a guscio (mandorle, nocciole, noci, anacardi, noci pecan, noci del Brasile, pistacchi, noci macadamia)
9. Sedano
10. Senape
11. Semi di sesamo
12. Anidride solforosa e solfiti (in concentrazioni superiori a 10 mg/kg o 10 mg/litro, espressi come SO2 totale)
13. Lupini
14. Molluschi

Due cose rendono la raccolta più sicura. La prima: accanto all'allergene scrivi sempre il nome dell'invitato e il tavolo, perché la cucina deve sapere a chi portare il piatto senza quell'ingrediente. La seconda: se la risposta è vaga («qualcosa con la frutta»), non indovinare, chiedi di nuovo e scrivi solo ciò che l'invitato ha confermato.

Da dove vengono i dati: risposte online e risposte raccolte a voce

I dati del tableau catering vengono dalle risposte degli invitati, che sul mini-sito del matrimonio indicano la presenza, il menu e le allergie senza creare un account. Ogni risposta arriva nella lista degli invitati, che gli sposi e tu consultate.

Non tutti rispondono online. Il parente anziano telefona, l'amica scrive su WhatsApp agli sposi, il cugino lo dice di persona: queste risposte restano fuori dall'elenco finché qualcuno non le riporta. In MyWedding Pro puoi inserire tu la risposta di un invitato (presenza, menu, regime) nella lista degli invitati del progetto, così le risposte online e quelle raccolte a voce stanno nello stesso elenco.

Prima di chiudere il tableau, scorri la lista cercando chi non ha ancora risposto e chi ha risposto senza indicare il menu: sono i due casi in cui la cucina resta senza un'informazione. Per i ritardatari decidi con gli sposi e con il catering come procedere, prima di chiudere l'elenco.

Per tavolo o per momento: quando serve l'uno o l'altro

L'elenco per tavolo serve alla cena seduta, perché il servizio porta i piatti tavolo per tavolo; l'elenco per momento serve quando il catering lavora in fasi, come l'aperitivo, la cena o il buffet dei dolci, e ognuna ha invitati e preparazioni diversi.

In MyWedding Pro la lista catering si legge per tavolo o per momento, con i menu scelti, i regimi, le allergie e il posto di ciascun invitato; la stampi oppure la esporti in CSV. Quale delle due viste mandare lo decide il catering: chiedigli se preferisce un foglio per tavolo, da consegnare al maître, o un riepilogo per momento per la cucina.

In genere conviene avere entrambe le viste dalla stessa fonte. Quando una risposta cambia, cambia in un posto solo, e tavolo e momento restano coerenti tra loro.

Gli ultimi controlli prima di mandarlo al catering

Prima dell'invio controlla quattro cose: i cambi di tavolo dell'ultimo momento, i ritardatari, le allergie scritte con le parole dell'elenco e i fornitori che mangiano in sala. Sono i punti su cui il catering può richiamarti all'ultimo momento.

1. Confronta la disposizione dei tavoli con l'elenco: se hai spostato qualcuno, il suo menu e la sua allergia si sono spostati con lui?
2. Cerca gli invitati senza risposta o senza menu e decidi con gli sposi cosa scrivere.
3. Rileggi la colonna delle allergie: ogni voce usa una parola dell'elenco dei 14 allergeni e porta il nome dell'invitato?
4. Aggiungi i fornitori che il catering deve sfamare (fotografo, musicisti, tecnici), in una riga a parte e con il menu concordato con il catering stesso.
5. Scrivi la data della versione in alto e chiedi al catering una conferma di lettura breve.

Dopo l'invio, ogni modifica segue la regola del timing: la fai nella fonte, cambi la data e rimandi solo ciò che è cambiato, con una frase che lo dice. Per il documento gemello, quello con gli orari per tutti i fornitori, vedi il timing da mandare ai fornitori.

Farlo in MyWedding Pro

In MyWedding Pro il tableau catering parte dal progetto del matrimonio: gli invitati rispondono sul mini-sito, tu aggiungi le risposte raccolte a voce, e la lista catering mostra per tavolo o per momento menu, regimi, allergie e posto di ciascuno. La stampi o la esporti in CSV, anche per un matrimonio che segui come planner.

La disposizione dei tavoli è nello stesso progetto: tavoli, posto di ogni invitato, regole «sempre insieme» e «mai insieme», posizionamento automatico, e si stampa in scala, in A4 o in Letter. Anche il budget per poste vive nel progetto: vedi il budget condiviso con gli sposi.

Se segui più matrimoni nella stessa stagione, un modello di colonne uguale per tutti ti evita di reinventare l'elenco ogni volta: ne parliamo in gestire più matrimoni insieme. Per l'insieme degli strumenti di una planner, vedi un gestionale per wedding planner. La prova dura 14 giorni, e la carta si inserisce solo quando crei il tuo primo vero matrimonio.