Check-list traiteur de mariage pour wedding planner : quoi transmettre, et quand

Que doit transmettre une wedding planner au traiteur, et à quel moment ?

Une wedding planner transmet au traiteur, en trois temps, ce qui lui permet de produire puis de servir : le cadre dès la signature (temps forts, lieu, interlocuteurs), le détail avant la dégustation (menus, régimes, contraintes de service), et le chiffre définitif suivi de la liste par table. Ce sont des repères de pratique, pas une règle : le contrat du traiteur, ses propres échéances et le rythme du mariage fixent les vraies dates.

Une information n'a de valeur pour le traiteur que si elle est datée et attribuée. Un effectif sans l'indication « confirmé par les mariés le (date) » se rediscute au pire moment. Dans la check-list de cette page, chaque ligne précise donc qui fournit l'information (les mariés, le lieu, vous ou le traiteur) et le document où elle se retrouve : fiche technique, conducteur, liste d'invités ou fiche du prestataire.

Les listes de questions que l'on trouve en ligne sont écrites pour les couples : elles servent à choisir un traiteur. Vous, vous l'avez déjà choisi, ou vous l'avez fait choisir. Votre sujet est l'inverse : vérifier que le traiteur a tout reçu, et que vous avez tout reçu de lui.

Quelle check-list suivre, de la signature au jour J ?

La check-list traiteur ci-dessous suit cinq moments : après la signature, avant la dégustation, au chiffre définitif, la semaine du mariage et le jour J. Elle est faite pour être copiée dans votre outil de suivi, puis cochée mariage par mariage, avec la colonne « Fait » pour garder la trace de ce qui est réglé.

Lisez-la en sachant qu'elle ne fixe aucun délai : si votre traiteur demande les régimes plus tôt, ou si le lieu impose une visite avant toute décision, suivez ce qu'ils demandent. Le tableau vous dit quoi ne pas oublier, pas quand le faire dans l'absolu.

Quels effectifs donner au traiteur pour le chiffre définitif ?

Le chiffre définitif n'est pas un seul nombre : c'est un effectif par temps fort, auquel s'ajoutent les enfants et les prestataires à nourrir. Le traiteur produit pour le cocktail, pour le dîner et, s'il y en a un, pour le brunch du lendemain, et ces trois nombres ne sont presque jamais identiques.

Dans la liste d'invités, chaque invité est convié à certains temps forts seulement, ce qui donne cet effectif par moment sans refaire le calcul à la main : celles et ceux qui viennent au vin d'honneur mais pas au dîner n'entrent que dans le premier nombre. Les enfants se comptent à part, avec leur tranche d'âge, parce que le menu qui leur est destiné n'est pas celui des adultes.

• Par temps fort : cocktail ou vin d'honneur, dîner, soirée tardive, brunch du lendemain. Un nombre pour chacun, avec la date à laquelle les mariés l'ont confirmé.
• Enfants : combien, de quelles tranches d'âge, quel menu prévu (celui du traiteur pour enfants ou une portion adulte).
• Prestataires à nourrir : photographe, vidéaste, DJ ou groupe, équipe qui monte le décor. Demandez à chacun s'il mange, à quel moment et s'il a un régime. Le contrat de chaque prestataire dit parfois déjà ce qui est prévu : vérifiez avant de supposer.
• Marge convenue : si le traiteur facture sur un effectif garanti et qu'un écart est toléré, notez la règle telle qu'elle est écrite dans son devis, sans la déduire.

Quelle liste de menus, de régimes et d'allergies le traiteur attend-il ?

Le traiteur attend une liste par table, où chaque invité apparaît avec son temps fort, son menu choisi, son régime et son allergie éventuelle. C'est cette liste, plus que le total des menus, qui lui permet de dresser le bon plat devant la bonne personne.

Dans MyWedding Pro, les invités répondent sur le mini-site du mariage, sans compte à créer : présence, choix du menu, allergies. Chaque réponse arrive dans la liste d'invités, que les mariés et vous consultez. Quand un invité répond par téléphone ou par un proche, vous saisissez vous-même sa réponse (présence, menu, régime) dans la liste d'invités du projet.

À partir de là, la liste traiteur s'établit par table ou par temps fort : menus choisis, régimes, allergies, place de chaque invité. Elle s'imprime ou s'exporte en CSV, y compris pour un mariage de planner. Vous la transmettez ensuite au traiteur par le canal que vous utilisez avec lui.

Distinguez dans votre propre contrôle un régime (végétarien, sans porc, sans gluten par choix) d'une allergie (qui peut avoir des conséquences médicales). Pour une allergie, demandez à l'invité ou aux mariés de préciser en quoi elle consiste, et faites-la figurer telle quelle sur la liste plutôt qu'une reformulation. En cas de doute sur la gravité, le traiteur est celui à qui poser la question, avant le mariage.

Si vous mélangez les familles à table, relisez la liste avec le plan d'implantation à côté : une table qui regroupe plusieurs régimes demande un service plus attentif, et le traiteur préfère le savoir à l'avance.

Que demander au lieu avant d'écrire au traiteur ?

Avant d'écrire au traiteur, demandez au lieu par écrit tout ce qui touche à l'office, à l'accès et aux horaires, et ne supposez rien. Ces règles dépendent du lieu, de son installation et de son régisseur : ce qui valait pour le dernier mariage ne vaut pas forcément pour celui-ci.

• Office : existe-t-il une pièce pour dresser et réchauffer, avec quel équipement, à quelle distance de la salle ?
• Accès et livraison : par où le traiteur entre, où il décharge, où le véhicule se gare ensuite, à quelles heures il peut arriver.
• Eau, froid et déchets : arrivée d'eau, place pour le froid, évacuation des déchets, ce que le lieu met à disposition et ce que le traiteur apporte.
• Règles du lieu : ce que le lieu autorise ou refuse côté cuisine et service, y compris les horaires de fin à respecter.
• Interlocuteur du lieu : nom, numéro et rôle de la personne qui ouvre et qui valide un changement le jour même.

Les réponses se reportent dans la fiche technique du traiteur : voir la fiche technique pour les rubriques communes, et la visite technique pour ce qu'il faut relever sur place. Tant qu'une valeur n'est pas confirmée, écrivez « à confirmer par le lieu », jamais une valeur de mémoire.

Que vérifier la semaine du mariage et le jour J ?

La semaine du mariage, vous confirmez au traiteur les horaires de service calés sur le conducteur et vous vérifiez qu'il a bien la dernière version de la liste par table. Le jour J, vous vous assurez que quelqu'un est joignable sur place, côté lieu comme côté traiteur.

Les horaires viennent du conducteur : arrivée de l'équipe, mise en place, premier plat, pauses prévues pour les discours, fin du service. Une seule source de vérité évite les écarts : on décide dans le conducteur, on recopie ensuite dans la fiche du traiteur. Si les discours glissent, c'est au conducteur qu'on le corrige d'abord, puis au traiteur qu'on le dit.

Le jour même, gardez sous la main le contact du chef ou du maître d'hôtel, la liste par table imprimée et la fiche technique du traiteur. Si un invité se révèle avoir une allergie qui n'était pas sur la liste, parlez-en au traiteur sans attendre le plat : c'est le moment où la liste papier vous sert.

Où tenir la check-list traiteur de chaque mariage ?

Tenez la check-list et la liste par table dans le projet du mariage, plutôt que dans des pièces jointes qui se croisent. Dans MyWedding Pro, chaque mariage est un projet à part (invités, budget, plan de table, déroulé, prestataires, tâches), et vous pouvez en gérer sans limite de nombre.

Le traiteur y a sa fiche de prestataire, avec son statut (contacté, devis reçu, validé, refusé) et ses documents joints : vous y rangez la fiche technique, le devis et la dernière version de la liste par table. Les réponses des invités arrivent dans la liste d'invités du même projet, que les mariés consultent aussi, et la liste traiteur s'en déduit.

Si vous reprenez un mariage déjà engagé, la check-list vous sert aussi de grille d'audit : voir reprendre un mariage en coordination, qui explique comment relire les engagements pris avant votre arrivée.