Regieplan für die Hochzeit: Aufbau, Spalten und Vorlage
Was ein Regieplan ist und was er nicht ist
Ein Regieplan ist der Ablaufplan hinter den Kulissen. Die Gäste lesen „14 Uhr Trauung, 15 Uhr Sektempfang“. DJ, Fotografie, Catering und Location brauchen mehr: wann sie ankommen, wann sie aufbauen, wer ihre Ansprechperson vor Ort ist, wer ihnen das Zeichen gibt, wie lange etwas dauert und was bei Regen passiert.
Der Regieplan ist deshalb weder das Programm, das auf den Tischen liegt, noch die Aufgabenliste für die Monate davor. Er ist die Fassung für alle, die am Hochzeitstag arbeiten, und er sorgt dafür, dass alle dieselbe Uhrzeit meinen. Weil „Ablaufplan“ beides meinen kann, trennt diese Seite die Fassungen: Das Programm ist das, was die Gäste lesen, der Regieplan ist der Ablaufplan für die Dienstleister.
Derselbe Moment des Tages sieht in beiden Fassungen so aus:
- Programm für die Gäste: „14 Uhr Trauung“.
- Regieplan: „13:30 DJ prüft Mikrofon und Musik am Trauort. 13:45 Fotografie in Position. 14:00 bis 14:45 Trauung, der Einzug beginnt auf dein Zeichen. 14:45 Auszug, Gratulation und Gruppenfotos.“
Beide Zeilen sind erfunden und zeigen nur den Unterschied.
Regieplan Hochzeit: die Spalten, die zählen
Die Tabelle „Regieplan-Vorlage: die Spalten“ weiter unten zeigt alle Spalten auf einen Blick. Drei davon entscheiden darüber, ob der Plan am Hochzeitstag trägt: eine Dauer statt nur einer Startzeit, eine Ansprechperson mit Handynummer pro Dienstleister und eine Spalte für Plan B.
Uhrzeit und Dauer
Eine Startzeit allein sagt nicht, wann etwas vorbei ist. Mit Beginn und Dauer sieht jeder, ob der Sektempfang um 15 Uhr wirklich eine Stunde hat, bevor es um 16 Uhr Kaffee und Kuchen gibt. Rechne Wege und Umbauten ein: Auch das Umstellen der Stühle nach der Trauung braucht Zeit, selbst wenn es in keinem Programm steht.
Wer, wo und unter welcher Nummer
Jede Zeile bekommt einen Ort und eine zuständige Person. Am Hochzeitstag zählt die Nummer, unter der du jemanden wirklich erreichst: pro Dienstleister eine Ansprechperson vor Ort, nicht nur die Büronummer. Frag vor dem Versand kurz nach, ob die Handynummer weitergegeben werden darf.
Technik, Material und Hinweise
Strom, Mikrofon, die Musik für den Einzug, Anlieferung, Gläser: Was ein Dienstleister für seinen Einsatz braucht, steht in der Zeile, in der er es braucht, und nicht in einer langen E-Mail davor. Alles, was in keine Spalte passt, kommt in eine Spalte für Hinweise.
Ablaufplan für Dienstleister: wer bekommt welche Fassung
Schreib einen vollständigen Regieplan, aber gib nicht jedem alles. Jeder Dienstleister bekommt den Auszug, den er braucht, damit der Plan lesbar bleibt:
- DJ oder Band: Trauung und Sektempfang, wenn Ton gebraucht wird, dazu Einzug, Reden, Eröffnungstanz und Party, jeweils mit der genauen Uhrzeit und der Person, die das Zeichen gibt.
- Fotografie und Video: Getting Ready, Gratulation und Gruppenfotos, Paarfotos zur goldenen Stunde, Anschneiden der Torte und Eröffnungstanz, dazu wann sie wo sein müssen.
- Catering: Sektempfang, Kaffee und Kuchen, Abendessen, die Reden zwischen den Gängen und der Mitternachtssnack, dazu die endgültige Gästezahl.
- Location: Zugang und Aufbau, Zeiten für Anlieferung und Abbau und die Nachtruhe. Frag die Location, ab wann sie gilt.
Dazu kommt eine Seite mit den Ansprechpersonen, die für den Tag nötig sind. Gib den Regieplan an die Dienstleister, nicht an die Gäste: Aufbau, interne Absprachen und Handynummern gehören weder in das Programm, das auf den Tischen liegt, noch auf die Hochzeitswebsite.
Plan B und Puffer einplanen
Es regnet, die Trauung findet drinnen statt, der Sektempfang zieht in den Saal: Ein vorbereiteter Plan B entscheidet darüber, ob du in Ruhe umschalten kannst. Schreib ihn vor dem Hochzeitstag, nicht an dem Morgen, an dem du ihn brauchst. Lege vorab fest, bis wann du entscheidest, zum Beispiel am Vorabend oder zwei Stunden vor der Trauung, und wer die Entscheidung an die Dienstleister weitergibt.
Plane außerdem Puffer ein, vor allem zwischen zwei Programmpunkten, die von derselben Person abhängen. Soll die Fotografie nach den Gruppenfotos sofort beim Sektempfang sein, der Weg dorthin dauert aber zehn Minuten, gehört das in die Zeile. Ein Plan ohne Luft hält bis zur ersten Verspätung.
Findet das Standesamt an einem anderen Tag statt als die Feier, bekommt auch dieser Tag seinen eigenen, kurzen Regieplan: Treffpunkt, Uhrzeit, wer dabei ist, Fotografie danach. Wie der Termin dort abläuft, frag beim Standesamt nach.
Regieplan-Vorlage für die Hochzeit: was MyWedding Pro dafür liefert
In MyWedding Pro entsteht der Ablauf im Bereich „Ablauf“ jedes Projekts, die Seite heißt „Tagesablauf“. Er ist die Grundlage, auf der du den Regieplan aufbaust. Was die App dafür bietet und was nicht, steht hier ohne Umschweife.
Was du in der App hast
- Einen Ablauf-Vorschlag: Bei einem Projekt in deutscher Sprache kommt der Tagesablauf vorstrukturiert, vom Vortag bis zum Tag danach, mit den Programmpunkten einer Feier am Nachmittag (Trauung um 14 Uhr, Sektempfang, Kaffee und Kuchen, Abendessen, Eröffnungstanz, Party). Uhrzeiten, Dauer und Einträge lassen sich ändern.
- Einträge mit den Spalten, die du brauchst: Titel, Uhrzeit, Dauer in Minuten, genauer Ort und Details, dazu die Markierung „Höhepunkt“, die einen Eintrag im Ablauf fett setzt.
- Plan A, B und C: Du legst Einträge in Plan B oder C an, zum Beispiel für Regen, und wechselst im Ablauf zwischen den Plänen.
- Mehrere Tage: Vortag, Hochzeitstag und Tag danach, und mit „Tag hinzufügen“ weitere, etwa ein eigener Tag fürs Standesamt.
- Die goldene Stunde: Mit dem Hochzeitsdatum und einer Location, deren Adresse die App gefunden hat, berechnet sie Sonnenaufgang, goldene Stunde, Sonnenuntergang und Nacht und zeigt sie im Ablauf des Hochzeitstags.
- Aufgaben an Einträgen: Du hängst Aufgaben an einen Eintrag und weist sie Personen aus deinem Helferteam zu, deren Handynummer dabeisteht.
- Einsatzpläne fürs Helferteam: Unter „Druckvorlagen“ druckst du ein Blatt pro Person, an die du delegiert hast, mit Aufgaben, Terminen und einer Nummer für den Notfall.
- Kontakte: Unter „Dienstleister“ pflegst du pro Dienstleister Ansprechperson, E-Mail, Telefon, Notizen und Anhänge.
Was du selbst schreibst
Einen fertigen Regieplan für Dienstleister erzeugt die App nicht. Der Ausdruck „Programm für den Hochzeitstag“ ist für die Gäste gemacht: Er zeigt für einen Tag und Plan A Uhrzeit, Titel, Details und Ort der Einträge, die du auswählst, aber keine Dauer, keine Zuständigkeiten und keine Nummern. Auch die Hochzeitswebsite zeigt den Gästen nur Uhrzeit, Titel, Details und Ort, und unter „Website“ wählst du, welche Einträge dort erscheinen. Prüfe das, bevor du die Website teilst: Interne Einträge wie Aufbau oder Getting Ready gehören nicht dorthin. Einen Link, mit dem Dienstleister den Ablauf ansehen können, gibt es nicht, einen solchen Link gibt es nur für den Sitzplan. Und die App schickt nichts an Dienstleister: Du gibst den Regieplan selbst weiter.
Praktisch heißt das: Du baust den Ablauf in der App, weil du dort Zeiten, Pläne und Aufgaben an einem Ort hast, und überträgst die Zeilen in ein eigenes Dokument mit den Spalten aus der Tabelle unten. Das Paar sieht im Projekt denselben Ablauf und hat auf den Inhalt dieselben Rechte wie du. Gib an die Dienstleister deshalb nur die Fassung weiter, die du freigegeben hast.
Fassungen, Änderungen und der Versand
Schick eine Fassung rechtzeitig vorher, damit Rückfragen Zeit haben, und eine letzte, wenn die endgültige Gästezahl und die Wetterprognose für Plan B feststehen. Frag deine Dienstleister, wie viel Vorlauf sie brauchen.
Gib jeder Fassung ein Datum im Dateinamen und schreib in die Nachricht dazu, was sich geändert hat, damit niemand mit einem alten Stand arbeitet. Und halte den aktuellen Plan am Hochzeitstag ausgedruckt bereit.
Regieplan-Vorlage: die Spalten
| Spalte | Was hineinkommt | Beispiel |
|---|---|---|
| Beginn | Die Uhrzeit, zu der etwas anfängt, im 24-Stunden-Format | 14:00 |
| Dauer oder Ende | Wie lange es dauert, damit der Anschluss stimmt | 45 Min. |
| Programmpunkt | Was passiert, in einem kurzen Satz | Trauung |
| Ort | Raum, Bereich oder Adresse | Trauort im Garten |
| Zuständig | Wer es macht oder das Zeichen gibt | DJ spielt den Einzug, du gibst das Zeichen |
| Ansprechperson und Handynummer | Wer vor Ort erreichbar ist. Frag vorher nach, ob die Nummer weitergegeben werden darf | Eine Person pro Dienstleister |
| Technik und Material | Strom, Mikrofon, Musik, Gläser, Anlieferung | Mikrofon für die Trauung, Titel für den Einzug |
| Plan B | Was bei Regen oder Verzögerung stattdessen passiert | Trauung im Saal, Stühle umstellen |
| Hinweis | Alles, was in keine andere Spalte passt | Gruppenfotos vor dem Sektempfang |
Zum Nachbauen in jedem Tabellenprogramm oder Textdokument. Die Beispiele sind erfundene Zeilen, keine Vorgaben.
Häufige Fragen
Was ist ein Regieplan für eine Hochzeit?
Der Ablaufplan hinter den Kulissen, den du an die Dienstleister gibst: Uhrzeit und Dauer jedes Programmpunkts, Ort, zuständige Person, Ansprechperson mit Handynummer, Technik und Plan B. Das Programm für die Gäste ist kürzer und enthält nur, was sie wissen sollen.
Was ist der Unterschied zwischen Regieplan und Ablaufplan?
Beide Wörter beschreiben den Plan des Hochzeitstags. Auf dieser Seite steht „Regieplan“ für die Fassung der Dienstleister und „Programm“ für die Fassung der Gäste.
Welche Dienstleister bekommen den Regieplan?
Alle, die am Hochzeitstag arbeiten: DJ oder Band, Fotografie, Video, Catering, Location, Floristik und die Person, die die Trauung leitet. Jeder bekommt den Auszug, den er braucht, dazu die Ansprechpersonen, die für den Tag nötig sind.
Kann ich in MyWedding Pro einen Regieplan für Dienstleister ausdrucken?
Nicht als fertiges Dokument. Der Ablauf mit Uhrzeit, Dauer und Ort entsteht im Projekt, aber der Ausdruck „Programm für den Hochzeitstag“ ist für die Gäste gedacht und zeigt Uhrzeit, Titel, Details und Ort, ohne Dauer und ohne Zuständigkeiten. Den Regieplan für Dienstleister schreibst du in einem eigenen Dokument, mit den Zeiten aus der App.
Kann ich Dienstleistern einen Link zum Ablauf geben?
Nein. Einen Link zur Ansicht ohne Anmeldung gibt es für den Sitzplan, den du zum Beispiel dem Caterer gibst, nicht für den Ablauf.
Sieht das Paar den Ablauf im Projekt?
Ja, sobald es Zugang hat. Das Paar sieht im Projekt denselben Ablauf und hat auf den Inhalt dieselben Rechte wie du. Gib an die Dienstleister nur die Fassung weiter, die du freigegeben hast.
Wann schicke ich den Regieplan an die Dienstleister?
Eine Fassung rechtzeitig vorher, damit Rückfragen Zeit haben, und eine letzte, wenn die endgültige Gästezahl und die Wetterprognose für Plan B feststehen. Frag deine Dienstleister, wie viel Vorlauf sie brauchen.