Wedding Planner werden: wie du startest und was du dafür brauchst

Wedding Planner werden: drei Aufgaben, nicht ein Werkzeug

Wer Hochzeiten plant, arbeitet am Ende meist mit mehreren Werkzeugen statt mit einem, weil die Arbeit aus drei Aufgaben besteht. Verkaufen heißt, aus Anfragen Buchungen zu machen: Angebot, Vertrag, Anzahlung. Das Geschäft zu führen umfasst alles drumherum: Buchhaltung, Kalender, Ablage. Die Hochzeit zu organisieren heißt, die Planung jedes einzelnen Paars im Griff zu behalten: Gäste, Budget, Dienstleister, Sitzplan und Tagesablauf.

Für jede dieser Aufgaben gibt es Software, und manche Produkte decken mehrere ab. Am Anfang brauchst du aber für keine ein eigenes Produkt. Software bildet eine Methode ab, die du schon hast, sie liefert dir keine. Bei den ersten Hochzeiten zählt vor allem, alle nach derselben Methode zu planen.

Ein Test, bevor du etwas kaufst: Kannst du das Problem benennen, das dieses Werkzeug löst, und ist es dir schon zweimal passiert? Wenn nicht, kann es warten.

Selbstständig als Wedding Planner: was du vor dem ersten Paar klärst

Bevor du dein erstes Paar annimmst, brauchst du fünf Dinge:

• Klarheit darüber, was du anbietest. Komplettplanung, Teilplanung oder nur die Koordination am Hochzeitstag? Das legst du fest, bevor du Preise nennst.
• Eine Anfragenliste. Wer hat geschrieben, wann hast du geantwortet, was kommt als Nächstes. Am Anfang reichen eine Tabelle oder ein Postfach mit Markierungen.
• Einen Vertragsentwurf. Lass ihn von einer Rechtsberatung prüfen, bevor er zu einem Paar geht.
• Eine Möglichkeit, die Anzahlung zu erhalten, am besten auf einem Geschäftskonto, getrennt vom privaten.
• Eine Möglichkeit, den Vertrag zu unterschreiben und abzulegen, damit beide Seiten die endgültige Fassung haben.

Wenn sich die Anfragen häufen, lohnt sich ein CRM, also ein Werkzeug, das Anfragen, Angebote, Verträge und Zahlungen an einem Ort bündelt. Das ist eine andere Aufgabe, als die Hochzeit selbst zu organisieren, und es ist nicht das, was MyWedding Pro macht.

Gewerbeanmeldung, Kleinunternehmerregelung, Versicherung: was diese Seite nicht beantwortet

Dieser Teil ist trocken und hängt von keinem Programm ab. Ob du ein Gewerbe anmelden musst, ob die Kleinunternehmerregelung für dich in Frage kommt, wie du dich versicherst und was in deiner Lage steuerlich gilt, hängt von dir und deiner Tätigkeit ab. Diese Seite nennt dazu keine Fristen, Schwellen oder Beträge, weil sie das nicht beantworten kann.

Arbeitest du in Deutschland, frag vor deinem ersten bezahlten Auftrag bei der IHK und bei einer Steuerberatung nach und lass dich zu Versicherungen beraten. In Österreich und in der Schweiz gelten andere Regeln und andere Stellen: Frag dort bei der zuständigen Stelle deines Landes.

Bei den Werkzeugen zählen drei Gewohnheiten mehr als jede App. Halte das Geld des Geschäfts getrennt vom privaten Geld. Nutze einen einzigen Kalender für Termine mit Paaren, Besuche bei Dienstleistern und Fristen. Und lege Verträge, Angebote und Zahlungsbelege in einem Cloud-Ordner ab, den auch jemand anderes öffnen kann, falls du einmal ausfällst.

Nichts davon ist Rechts- oder Steuerberatung.

Die Hochzeit selbst: was du in jeder Planung brauchst

Das ist der Teil, der sich bei jedem Paar wiederholt. Du brauchst dafür keine Spezialsoftware, aber immer dieselben Listen: Gäste mit Rückmeldung und Menüwahl, ein Budget nach Posten, eine Liste der Dienstleister, eine Aufgabenliste, vom Hochzeitsdatum aus zurückgerechnet, einen Sitzplan und einen Tagesablauf. Die Checkliste unten fasst zusammen, was beim ersten Paar bereitliegen sollte.

In Deutschland kommt eine Besonderheit dazu: Die standesamtliche Trauung findet oft an einem anderen Tag statt als die Feier, in kleiner Runde mit Trauzeugen, und die Feier folgt mit einer kirchlichen oder freien Trauung. Plane das Standesamt deshalb als eigenen Tag in den Ablauf ein. Wie der Termin dort abläuft, klärt das Paar mit dem Standesamt.

Wie du den Tagesablauf für die Dienstleister aufbaust, steht auf der Seite zum Regieplan für die Hochzeit.

Erfahrung, Weiterbildung, Verdienst: was diese Seite offenlässt

Zur Ausbildung nur so viel: Wie du dich qualifizierst, entscheidest du selbst: durch Erfahrung, durch eine Weiterbildung oder durch beides. Diese Seite empfiehlt und bewertet weder Anbieter noch Lehrgänge.

Was dir vor dem ersten bezahlten Auftrag hilft, kannst du auch ohne Lehrgang ausprobieren: eine Hochzeit im Freundeskreis planen, bei einer Hochzeit mitarbeiten, Dienstleister vor Ort kennenlernen.

Zu Verdienst und Preisen nennt diese Seite keine Zahlen, denn sie hängen von deinem Angebot, deinem Ort und deiner Erfahrung ab.

Wann die Tabelle nicht mehr reicht: die dritte Hochzeit gleichzeitig

Der Kipppunkt ist meist leicht zu erkennen: die dritte Hochzeit gleichzeitig. Drei Termine, drei Gästelisten, drei Budgets, drei Messenger-Gruppen, und kein Gedächtnis mehr, das ohne Datei weiß, wo jede steht.

Die Signale wiederholen sich von Saison zu Saison. Doppelte Tabellen, bei denen niemand weiß, welche gilt. Rückmeldungen, die über drei Kanäle kommen (die Hochzeitswebsite, eine Nachricht, ein Anruf) und von Hand in die richtige Datei müssen. Ein Sonntagabend, an dem du drei Zwischenstände schreibst, einen pro Paar, statt dich vor dem Montag zu erholen.

Das ist ein Zeichen dafür, dass dein Geschäft wächst, nicht dass etwas schiefläuft. Wie du dich in dieser Phase organisierst, steht auf der Seite Mehrere Hochzeiten gleichzeitig planen.

Wo MyWedding Pro passt

MyWedding Pro ist für die dritte Aufgabe gedacht. Du bekommst ein Projekt pro Hochzeit mit Gästen und Rückmeldungen, Budget, Sitzplan, Aufgaben Monat für Monat, Tagesablauf, Dienstleistern und einer Hochzeitswebsite für die Gäste. Deine Vorlagen für Aufgaben und Budget verwendest du in jedem neuen Projekt wieder. Es ist kein CRM: Es erstellt keine Angebote, Verträge oder Rechnungen für deine Paare. Für den Verkauf nutzt du weiter das Werkzeug deiner Wahl.

Es ist ein Monatsabo für unbegrenzt viele Hochzeiten, ohne Mindestlaufzeit. Du meldest dich ohne Karte an und siehst dir zuerst eine Beispielhochzeit an. Eine Karte brauchst du erst beim Start des Testzeitraums von 14 Tagen, abgebucht wird in dieser Zeit nichts. Kündigst du nicht vor Ablauf, wird die erste Monatszahlung automatisch abgebucht. Der Zugang deiner Paare ist im Abo enthalten. Wenn du kündigst, bleiben deine Projekte einsehbar, nichts wird automatisch gelöscht. Für deine erste Hochzeit brauchst du es nicht. Wenn es so weit ist, stehen die Einzelheiten auf der Seite von MyWedding Pro, und was das Paar in seinem Projekt sieht, erklärt die Seite zum Kundenportal für Paare.