Menú a elegir para los invitados de la boda: de la pregunta a la lista por mesa

La respuesta corta: se pregunta con la confirmación y se entrega por mesa

El plato se pregunta junto con la confirmación de asistencia, persona por persona, y se entrega al banquete como conteo por plato y por mesa. Así cada invitado contesta una sola vez y tú no persigues respuestas sueltas por tres canales.

El recorrido completo tiene cuatro pasos, siempre en este orden: primero cierras con el banquete cuántos platos ofrece y hasta qué fecha acepta el conteo; luego haces la pregunta; después recoges las respuestas en una sola lista; y por último las cruzas con el acomodo de mesas para que el servicio sepa qué plato va en cada silla.

Esta guía trata la elección del plato. Las alergias y las dietas tienen su propia guía, sobre las restricciones alimentarias de los invitados, y conviene hacer las dos preguntas en el mismo momento, aunque se anoten en columnas distintas.

Menú a elegir o menú único: qué cambia para el banquete y para ti

Con un menú único no preguntas nada sobre el plato, y con un menú a elegir te comprometes a recoger, contar y entregar una decisión por cada invitado. La diferencia de trabajo es real, y conviene decidirlo sabiendo qué implica.

El menú único es lo más sencillo. El banquete prepara una cantidad igual para todos, solo hay que atender las restricciones y no hay conteo por plato. La contrapartida es que a alguien le va a tocar un plato que no habría escogido.

El menú a elegir da más libertad a quienes vienen, sobre todo si hay invitados que no comen carne, o si quieres un plato de pescado y otro de carne. A cambio, aparece una lista más: quién eligió qué, en qué mesa está sentado y quién todavía no ha contestado. Además, muchos banquetes piden la cantidad definitiva por plato con antelación, y no suelen aceptar un cambio el mismo día.

Antes de decidirte, pregúntale al banquete tres cosas por escrito:

• ¿Cuántos platos principales puedo ofrecer sin que cambie el costo?
• ¿Hasta qué fecha puedo mandarte el conteo por plato, y hasta cuándo aceptas cambios?
• ¿Qué pasa con los invitados que no eligen: ponen ustedes un plato por defecto o me lo dicen para decidirlo yo?

Una forma de reducir trabajo sin renunciar a la elección es limitar la pregunta al plato principal. Entrada y postre se sirven iguales para todos, y el único dato por persona que necesitas es el principal.

Cuándo preguntar y qué fecha límite poner

Pregunta el plato cuando abras la confirmación de asistencia, y pon como fecha límite una anterior a la que te pide el banquete, con unos días de margen para perseguir a quien no contestó. No hay una cifra que valga para todas las bodas: la fecha de corte la fija el banquete, y por eso es lo primero que debes preguntarle.

Hay dos errores frecuentes. El primero es preguntar el plato antes de tener el menú cerrado y con nombres definitivos, porque obliga a volver a escribir a todos si algo cambia. El segundo es poner la fecha límite del invitado igual a la del banquete: entonces los que contestan tarde te dejan sin tiempo para recordarles y para entregar la lista.

Una secuencia que funciona es esta:

1. Cierra el menú con el banquete y anota su fecha de corte para el conteo.
2. Abre la confirmación de asistencia con la pregunta del plato ya incluida.
3. Pon la fecha límite de tus invitados unos días antes de la fecha de corte del banquete.
4. Cuando se cumpla la fecha límite, revisa quién falta y escríbeles tú, uno por uno.
5. Con todas las respuestas, cruza el plato con la mesa y arma la lista.

Si la confirmación de asistencia todavía no está abierta, la guía sobre la confirmación de asistencia te ayuda a decidir cuándo y cómo abrirla.

Cómo redactar la pregunta en la invitación o en el sitio web

Una buena pregunta nombra los platos con una frase corta, pide una respuesta por persona y dice hasta cuándo se puede contestar. Lo que más confunde a un invitado es una lista larga de ingredientes, o una pregunta que parece valer para toda la familia.

Estas frases sirven para el sitio web de la boda, para un mensaje o para decirlas por teléfono. Los datos entre paréntesis los completas tú:

• “Para la cena habrá dos platos principales: salmón a las hierbas o risotto de champiñones. ¿Cuál prefiere cada persona de tu invitación? Respóndenos antes del (fecha).”
• “Hola, familia (apellido). Para la cena pueden elegir entre (plato 1) y (plato 2). Escriban el nombre de cada persona y el plato que le gustaría. Respóndannos antes del (fecha).”
• “¿Qué plato eliges? Marca una opción. Si no tienes preferencia, dinos y te asignamos el que más se parezca a tu gusto.”
• “Si algún plato no es para ti por una alergia o una dieta, cuéntanos con calma en la nota de abajo.”

Con la segunda frase se habla a un grupo, y por eso va en plural. En el resto de las frases se le habla a cada persona de forma individual, porque cada una elige por sí misma.

En MyWedding Planner, cuando el sitio web de la boda está publicado, los invitados responden por persona o por grupo y eligen su comida. Esas respuestas llenan la lista de invitados, las comidas y la distribución de mesas. Al responder en línea, cada invitado puede además escribir una nota libre sobre su régimen alimentario, como una alergia o ser vegetariano. La publicación del sitio va incluida en el pago único; durante la prueba gratuita lo preparas, pero no se publica.

Si prefieres preguntar por mensaje o con una invitación impresa, usa las mismas palabras y recibe las respuestas tú. Después las registras tú en tu lista, porque la app no manda mensajes a tus invitados: eres tú quien comparte el enlace y quien recuerda.

Invitados que no eligen: plato por defecto y recordatorio

Con quien no elige, primero le recuerdas tú y, si sigue sin contestar, le asignas el plato por defecto que acordaste con el banquete. Es mejor tener esa regla definida desde el principio que decidirla la víspera con la lista a medias.

Para el recordatorio, lo normal es un mensaje breve, con la misma pregunta y la fecha límite otra vez. Por ejemplo: “Hola, (nombre). Nos falta saber qué plato eliges para la cena: (plato 1) o (plato 2). ¿Nos lo confirmas antes del (fecha)? Gracias”. Ten a mano a quienes no contestaron: tienes que ver quién falta, porque nadie más lo hará por ti.

En MyWedding Planner puedes ver quién todavía no ha respondido y registrar tú una respuesta que te llegó por teléfono o por mensaje. El recordatorio no sale de la app: lo mandas tú, por el canal que usas con esa persona.

Para el plato por defecto conviene elegir el menos arriesgado, el que menos gente rechaza, y confirmarlo con el banquete. Si tienes a alguien con una restricción que no encaja con ese plato, esa persona no recibe ese plato: se le pregunta de forma directa.

Niños: menú infantil, a decidir con el banquete

Para los niños pregunta primero al banquete si ofrece un menú infantil y qué incluye, y solo después se lo preguntas a los padres. Cada banquete decide qué edades entran en ese menú y si cambia el costo, y eso no se puede suponer.

Una vez que sepas esa regla, la pregunta a los padres es corta: “¿Tu hijo o hija comerá el menú infantil o el mismo plato que los adultos? Dinos su edad y si tiene alguna alergia”. Es un dato por persona, igual que para un adulto, y se anota en la misma lista.

En MyWedding Planner cada persona de la lista tiene su tramo de edad (adulto, adolescente, niño o bebé). El menú infantil es un acuerdo entre tú y el banquete, así que confirma con él cómo prefiere recibir esa cuenta.

Los bebés suelen no ocupar un plato; aun así, avisa al banquete cuántos hay, por si necesita una silla o algo especial para ellos.

Entregar la lista al banquete: conteo por plato y por mesa

Al banquete se le entregan dos cosas: el total por plato y la lista por mesa, con el nombre de cada invitado y el plato que le toca. El total sirve para que cocinen la cantidad correcta y la lista por mesa sirve para que el servicio ponga cada plato frente a la persona que lo eligió.

La lista por mesa depende de que el acomodo esté casi cerrado. Si todavía mueves invitados de una mesa a otra, espera a tenerlo definido antes de enviarla, porque cada cambio de lugar la deja desactualizada. La guía de acomodo de mesas te ayuda a cerrarlo, y la de la mesa de los novios cubre la mesa de la pareja, que también cuenta en el conteo.

El apartado de comidas de MyWedding Planner guarda los menús, el plato que elige cada invitado, sus restricciones y alergias, y tiene una vista para el catering. Desde ahí se puede exportar un archivo CSV por invitado o por mesa. Esa exportación está reservada al pago único: durante la prueba gratuita se rechaza. Abre el archivo antes de mandarlo y revisa que traiga lo que tu banquete necesita; si prefiere otro formato, pregúntale cuál.

Antes de mandar la lista, repasa estos cinco puntos:

1. Todos los invitados que confirmaron asistencia tienen un plato elegido, o el plato por defecto está marcado.
2. La suma de platos por mesa coincide con el número de asientos ocupados de esa mesa.
3. Las alergias y las dietas están en su columna, con el nombre de la persona.
4. Los niños, los bebés y los proveedores que comen en el banquete están contados aparte.
5. El total por plato es el mismo en el resumen y en la lista por mesa.

Cuando mandes la lista, pide al banquete que te confirme por escrito que la recibió y hasta cuándo acepta cambios. Si alguien cambia de plato después, corrige su fila y avisa solo lo que cambió: nombre, mesa, plato anterior y plato nuevo. Es un mensaje corto que el banquete agradece.