Choix du plat des invités : comment le demander, le récolter et le transmettre au traiteur

La réponse courte : avec la réponse à l'invitation, puis par table

On demande le choix du plat au moment où l'invité dit s'il vient, puis on le transmet au traiteur sous forme de décompte par plat et de liste par table. Chaque étape évite un problème précis : la question posée à part est oubliée, et un décompte sans table oblige les serveurs à deviner.

1. Décider du format avec le traiteur. Combien de plats au choix, quelle date limite pour le décompte, quel format de liste.
2. Poser la question une seule fois. Sur le carton-réponse ou sur la page de réponse en ligne, à côté de « je viens ».
3. Relancer ceux qui n'ont pas choisi. C'est toi qui t'en charges, puis tu décides d'un plat par défaut pour les derniers.
4. Placer et transmettre. Une fois le plan de table arrêté, tu envoies une liste où chaque invité a son plat et sa table.

Si tu cherches d'abord la méthode pour les allergies et les régimes, elle a son propre guide : les régimes alimentaires des invités. Ici, on s'occupe du choix entre les plats.

Menu au choix ou menu unique : ce que ça change

Un menu unique ne demande rien aux invités, alors qu'un menu au choix t'oblige à récolter une réponse par personne et à la suivre jusqu'au service. C'est une vraie charge de plus pour toi, en échange d'un repas qui correspond mieux à chacun.

• Menu unique. Aucune collecte, un décompte simple pour le traiteur. Les seuls cas à traiter à part sont les régimes et les allergies.
• Deux ou trois plats au choix. Le traiteur te demande le nombre exact par plat, et souvent la liste par table pour servir sans erreur. Tu récoltes un choix par invité adulte, et tu décides pour les enfants.
• Choix seulement pour le plat principal. Un compromis courant : entrée et dessert identiques pour tous, deux options en plat. La collecte reste légère.

Avant de te décider, demande à ton traiteur ce que le choix change à son devis et à son organisation en cuisine. Certains imposent un nombre maximal de plats différents, d'autres demandent une date de décompte plus précoce quand il y a du choix. Ce sont des conditions de ton contrat, pas des règles générales : vérifie auprès de lui.

Quand demander et quelle date limite fixer

Demande le choix du plat dès l'invitation, et fixe ta date limite de réponse plusieurs semaines avant la date où ton traiteur veut son décompte. Cette marge est ton temps de relance : sans elle, tu découvres les manquants le jour où il faut tout envoyer.

Remonte le calendrier à partir de la date du traiteur, que ton devis ou ton contrat indique. Si ce n'est pas écrit, demande-lui dès la signature. Puis recule : date de décompte, moins le temps de relancer et de trancher pour les silencieux, moins le temps de finaliser le plan de table. C'est ce total qui donne ta date limite à imprimer sur le carton.

Si tu collectes en ligne, le choix du repas se règle avec la réponse de présence : les réponses en ligne se font sur le mini-site publié, par personne ou par foyer, avec le choix du repas, et elles remplissent la liste d'invités, les repas et le plan de table. Les réponses en ligne détaillent la mise en place. Quant à la date d'envoi des invitations, elle dépend de ton calendrier global : le choix du plat n'y change rien.

Formuler la question : carton-réponse et page en ligne

Écris la question avec les noms exacts des plats et une case par personne, jamais « viande ou poisson » en vrac pour tout un foyer. Plus l'invité reconnaît ce qu'on lui sert, plus sa réponse est fiable.

Sur le carton-réponse, quelques lignes suffisent :

Sur une page en ligne ou dans un message, tu peux être plus chaleureux et plus précis :

• « Pour le dîner, nous proposons deux plats : (plat 1) et (plat 2). Lequel préfères-tu ? »
• « Vous venez à deux ? Indiquez le plat de chacun, sans oublier les enfants. »
• « Un régime ou une allergie ? Dis-le-nous juste après, c'est important pour la cuisine. »

Décris chaque plat en quelques mots (viande, poisson, végétarien) plutôt qu'avec le seul nom du chef : un invité qui ne sait pas ce que contient « le suprême aux agrumes » répondra au hasard. Et sépare toujours le choix du plat de la question sur les allergies, pour que cette dernière ne se perde pas dans une case commune.

Les invités qui ne choisissent pas : plat par défaut et relance

Relance ceux qui n'ont pas choisi une fois ou deux, puis attribue un plat par défaut à ceux qui restent silencieux, en prévenant ton traiteur de ce choix. Le but n'est pas de forcer un invité, c'est que personne n'arrive à table sans assiette prévue.

Dans l'appli, tu saisis toi-même une réponse reçue par téléphone ou par message, et tu vois qui n'a pas encore répondu. L'appli n'envoie rien aux invités : c'est toi qui relances, par le canal que cette personne utilise vraiment. Relancer les invités sans réponse propose des formulations qui ne vexent personne.

• Première relance, un message court. « Il nous manque ton choix de plat pour le dîner : (plat 1) ou (plat 2) ? »
• Deuxième relance, un appel. Pour les proches et les personnes âgées, la voix résout en deux minutes ce que trois messages n'obtiennent pas.
• Le plat par défaut. Choisis celui qui convient au plus grand nombre, souvent le plus classique, et note-le comme « choix par défaut » dans ta liste pour ne pas le confondre avec un vrai choix.

Les enfants : menu enfant ou demi-portion

Pour les enfants, la décision se prend avec le traiteur, pas avec les parents : menu enfant, demi-portion du plat des adultes ou plat adapté, selon ce qu'il propose et à quel tarif. Les parents ne choisissent ensuite que ce qui existe.

• Demande les tranches d'âge. À partir de quel âge compte-t-on un enfant, quel âge relève d'une demi-portion, quel âge paie plein tarif. La règle varie d'un traiteur à l'autre.
• Présente la formule aux parents. Une ligne sur le carton ou la page : « Les enfants de moins de (âge) ont un menu à part, vous n'avez rien à choisir. »
• Note l'âge dans ta liste. La liste d'invités de l'appli porte une tranche d'âge (adulte, ado, enfant, bébé) : elle te sert à compter les menus enfant et à ne pas les mélanger avec les adultes.

Un adolescent mange souvent comme un adulte, et un bébé ne mange parfois rien du tout : si tu as ces cas, pose la question au traiteur pour savoir comment il les compte. Pour construire proprement la liste, la liste d'invités détaille les foyers et les catégories.

Transmettre au traiteur : décompte par plat et par table

Transmets au traiteur un décompte par plat, puis une liste par table où chaque invité apparaît avec son plat, à la date de son décompte définitif. Le premier lui sert à produire, la seconde aux serveurs pour servir sans demander à chacun.

Finalise ton plan de table avant d'envoyer la liste par table, ou préviens le traiteur que des places peuvent encore bouger. Si quelqu'un change de table après coup, renvoie la ligne corrigée plutôt que de compter sur un appel.

L'appli range les menus, le choix du plat par invité, les régimes et les allergies, avec une vue traiteur. Elle propose aussi un export CSV pour le traiteur, par invité ou par table. Cet export est réservé au paiement unique : pendant l'essai, il est refusé, et tu transmets alors ta liste autrement. Le fichier sort de l'appli, mais c'est toi qui l'envoies, et l'appli ne prévient pas le traiteur.

Avant d'envoyer, vérifie ces cinq points :

1. Chaque invité présent a un plat, choisi ou par défaut, et les choix par défaut sont repérés.
2. Le total par plat correspond au nombre de convives confirmés, enfants compris.
3. Chaque régime et chaque allergie signalés figurent sur la ligne de la bonne personne.
4. Le plan de table est arrêté, ou le traiteur sait que des places peuvent encore bouger.
5. Le format de la liste (par invité ou par table) est celui que le traiteur a demandé.

Demande enfin une confirmation écrite de réception. Une liste envoyée n'est pas une liste lue, et le jour du mariage, c'est ce petit mail qui t'évite une discussion en cuisine.