Disposizione dei tavoli per la wedding planner: dalla piantina ai nomi, fino alle consegne

Cosa fa la wedding planner sui tavoli

La wedding planner non sceglie chi siede accanto a chi: raccoglie le decisioni degli sposi, le traduce in una piantina che la sala può contenere e consegna a ciascun fornitore la parte che gli serve. Gli sposi decidono i nomi, la location mette i vincoli della sala, il catering dice come serve, e tu fai in modo che le tre cose coincidano.

In pratica il tuo lavoro sui tavoli sono quattro mosse: farti dare la piantina e le regole di sala dalla location, sentire dagli sposi le coppie e le distanze da rispettare, proporre una prima sistemazione che gli sposi correggono, poi trasformare il risultato nei documenti che escono dalle tue mani. Sono le stesse mosse su un matrimonio piccolo e su uno grande; cambia solo il numero di correzioni.

Questa pagina riguarda il lavoro della planner. Se sei una coppia e cerchi consigli su chi mettere accanto a chi, il tema è un altro; qui parliamo di metodo, di consegne e di come non perdere il filo quando più persone toccano la stessa piantina.

Dalla sala ai nomi: le fasi in ordine

Si lavora dal contenitore al contenuto: prima la sala e i suoi limiti, poi i tavoli, poi gli invitati, poi le correzioni. Invertire l'ordine, cioè partire dai nomi e scoprire dopo che la sala non regge quella forma, è il modo più sicuro per rifare tutto.

La tabella «Disposizione dei tavoli: fasi e consegne» in fondo alla pagina mette in fila le fasi: chi decide, cosa prepari tu, cosa ti serve dagli sposi e a chi va consegnato il risultato. I tempi indicati sono una prassi di lavoro, non una regola: dipendono dalla location, dal catering e da quanto gli sposi sono rapidi a rispondere.

Una buona abitudine è tenere una sola versione viva della piantina. Quando due copie girano in parallelo, una dal catering e una dagli sposi, qualcuno lavora sempre su quella vecchia.

Cosa chiedere agli sposi prima di assegnare i posti

Prima di sistemare qualcuno, chiedi agli sposi le relazioni, non i posti: chi deve stare insieme, chi è meglio che stia lontano, chi ha bisogno di un tavolo particolare. Con quelle informazioni la prima bozza la fai tu, e gli sposi la correggono invece di partire da un foglio vuoto.

• Chi sta sempre insieme. Coppie, famiglie con figli piccoli, gruppi di amici che non si dividono. In MyWedding Pro sono le regole «sempre insieme».
• Chi è meglio tenere lontano. Persone che hanno storie difficili tra loro. Le registri come regole «mai insieme», senza discuterne con nessun altro.
• Chi ha bisogno di un posto particolare. Un invitato che deve stare vicino all'uscita, una persona anziana, i genitori separati: l'argomento è delicato, quindi chiedi direttamente agli sposi come preferiscono.
• Chi presiede quali tavoli. Il tavolo degli sposi e quelli delle famiglie più vicine li decidono gli sposi, senza bisogno del tuo parere.
• Che tono vogliono dare alla sala. Tavoli per famiglia, per gruppo di amici o misti: è una scelta di clima, e cambia il modo in cui raggruppi gli invitati.

Non esiste una regola di galateo che valga per tutti: quello che per una famiglia è un affronto per un'altra è la normalità. Per questo conta più la lista di vincoli degli sposi che qualsiasi schema.

Vincoli di sala e di servizio da verificare con location e catering

I vincoli di sala si chiedono alla location e quelli di servizio al catering, prima di disegnare qualunque tavolo, perché sono loro a dire cosa la sala può ospitare. Nessuna misura vale in generale: forma e dimensione dei tavoli, spazio tra l'uno e l'altro e numero di persone per tavolo dipendono dalla sala e da come lavora il servizio.

Dalla location chiedi la piantina della sala con gli ingombri fissi (pilastri, ingressi, uscite, pista, palco) e le regole sui tavoli che la location impone. Dal catering chiedi come vuole lavorare: quali passaggi gli servono tra i tavoli, se serve un tavolo di appoggio e come vuole ricevere l'elenco degli invitati.

• Dalla location: piantina con gli ingombri, forma e dimensione dei tavoli disponibili, eventuali vincoli di sicurezza, chi sposta gli arredi e quando.
• Dal catering: come servono i tavoli, quali spazi di passaggio gli servono, a che ora vuole l'elenco definitivo, in che formato.
• Dal fotografo e dal musicista: dove si posizionano e se serve lasciare libera una zona.

Se un dato sulla sicurezza o sulla capienza non è scritto da nessuna parte, non indovinarlo: chiedilo per iscritto alla location e rivolgiti al professionista competente. Qui non diamo né misure né numeri, perché cambiano da sala a sala.

Quando hai la piantina, in MyWedding Pro disegni i tavoli e collochi ogni invitato nella disposizione dei tavoli del progetto, e con il posizionamento automatico ottieni una prima bozza che tiene conto delle regole «sempre insieme» e «mai insieme». La bozza è un punto di partenza: la leggi tu, la correggono gli sposi.

Dai tavoli al tableau e ai segnaposto

Quando la disposizione è stabile, da quella stessa fonte escono i documenti che gli invitati vedranno: il tableau, i segnaposto e i numeri dei tavoli. Se ti viene chiesto di fare il tableau, prima mettiti d'accordo con gli sposi su cosa vogliono: un pannello, un cartello, una lista all'ingresso, un percorso con i numeri.

Dall'app stampi la disposizione dei tavoli in scala, in A4 o in Letter, i segnaposto, i numeri dei tavoli e il programma. Il pannello o il cartello del tableau lo realizza la tipografia o chi se ne occupa: a loro consegni i nomi con il tavolo corrispondente, dalla versione della piantina che hai appena chiuso.

Il pannello del tableau nasce dalla stessa lista di nomi e tavoli che usi per il catering, con una differenza: gli invitati cercano il proprio nome, la cucina parte dal tavolo.

Prima di mandare qualcosa in stampa, ricontrolla ortografia di nomi e cognomi e, soprattutto, l'ordine alfabetico se il tableau lo prevede. Un nome scritto male su un pannello stampato si vede per tutta la serata.

Cosa consegnare al catering

Al catering consegni la lista per tavolo, con la scelta del menu, il regime, le allergie e il posto di ogni invitato, non la piantina decorativa. Sono due documenti diversi, anche se nascono dallo stesso progetto: la piantina serve a chi allestisce, la lista a chi serve ai tavoli.

In MyWedding Pro la lista catering si legge per tavolo o per momento, con i menu scelti, i regimi, le allergie e il posto di ciascun invitato; la stampi oppure la esporti in CSV, anche per un matrimonio che segui come planner. Quale formato mandare lo decide il catering: chiediglielo prima, non dopo.

Il modello di colonne e i dettagli sulle allergie sono in il tableau per il catering. Per gli orari che accompagnano la lista, vedi il timing per i fornitori.

Le modifiche dell'ultima settimana

Nell'ultima settimana le modifiche arrivano sempre: un invitato che non viene più, un altro che si aggiunge, una coppia che si lascia. Il metodo è sempre lo stesso: cambi la fonte una volta sola e rimandi solo ciò che è cambiato, con la data della versione in alto.

1. Registra la modifica nella piantina viva, non su una copia.
2. Controlla cosa cambia a valle: il menu e l'allergia si spostano con l'invitato, il segnaposto e il tavolo sul tableau vanno rivisti.
3. Rimanda al catering la lista aggiornata, con la nuova data, e conferma con una frase quale tavolo è cambiato.
4. Se il tableau è già in stampa, avvisa subito la tipografia: più passa il tempo, più la correzione costa.
5. Dillo agli sposi: nel progetto vedono la disposizione dei tavoli e possono completarla, quindi sanno sempre qual è la versione corrente.

Se segui più matrimoni nella stessa settimana, tenere le piantine in progetti separati evita di scambiare una versione con l'altra: ne parliamo in gestire più matrimoni contemporaneamente.

Farlo in MyWedding Pro

In MyWedding Pro la disposizione dei tavoli sta nel progetto del matrimonio: tavoli, posto di ogni invitato, regole «sempre insieme» e «mai insieme», posizionamento automatico, e si stampa in scala, in A4 o in Letter. Lo stesso progetto contiene l'elenco degli invitati, la lista catering e i documenti da stampare: disposizione dei tavoli, segnaposto, numeri dei tavoli, programma e checklist delle attività.

Gli sposi vedono tutto il progetto del loro matrimonio (invitati e risposte, budget, disposizione dei tavoli, programma, fornitori) e possono completarlo; non vedono gli altri matrimoni, i modelli né l'abbonamento della planner. Per il lato economico del progetto, vedi il budget condiviso con gli sposi; per l'insieme degli strumenti, un gestionale per wedding planner.

MyWedding Pro è un abbonamento mensile, senza vincolo, con matrimoni illimitati. La prova dura 14 giorni, e la carta si inserisce solo quando crei il tuo primo vero matrimonio.