O que fazer um mês antes do casamento: a lista semana a semana

A resposta curta: neste mês você fecha, não começa

Um mês antes do casamento, o trabalho é fechar números, horários e pagamentos, e não abrir frentes novas. Tudo o que depende de uma decisão grande (local, buffet, fotógrafo, trajes) já devia estar resolvido; o que sobra são respostas, ajustes e conferências.

A sensação de que tudo ficou para o fim é comum e tem uma causa simples: nesse mês várias tarefas pequenas chegam juntas, e todas dependem de outra pessoa responder. As confirmações destravam o número do buffet, o número do buffet destrava o mapa de mesas, o mapa de mesas destrava os impressos. Por isso a ordem importa mais que a velocidade.

A ordem que funciona é esta: na semana 4, confirmações e cobrança de quem não respondeu; na semana 3, mapa de mesas, número final e restrições alimentares; na semana 2, roteiro do dia com os fornecedores e tarefas para quem vai ajudar; na semana 1, impressos, saldos e entregas. A tabela mais abaixo traz tudo em uma só vista.

Semana 4 (dias 30 a 22): confirmações e cobrança

Na primeira semana do mês, o foco é saber quem vem e quem ainda não respondeu. Abra a lista de convidados, veja quem está aguardando e comece a cobrar, do jeito mais leve para o mais direto.

Primeiro um lembrete geral, escrito para todos os pendentes e com data e canal de resposta. Depois uma mensagem individual para quem continuar em silêncio. Por fim, uma ligação feita por alguém próximo da pessoa. O roteiro completo, com três mensagens prontas e a divisão das ligações, está no guia sobre convidados que não confirmam.

O app não envia nada aos convidados: nem e-mail, nem SMS, nem WhatsApp. A cobrança é de vocês dois (ou de quem vocês escolherem para ligar). O que o app faz é concentrar as respostas: quando alguém avisa por telefone ou mensagem, você anota a resposta na lista de convidados e vê quem ainda não respondeu.

• Anote cada resposta no mesmo dia em que ela chega, com o número de pessoas do convite.
• Pergunte, junto com a presença, se há restrição alimentar. Isso poupa uma segunda rodada de mensagens.
• Peça a pais, irmãos ou padrinhos que liguem para o lado deles da lista, e peça o retorno no mesmo dia.

Semana 3 (dias 21 a 15): mapa de mesas, número final e restrições

Na terceira semana você passa o número final ao buffet e monta o mapa de mesas com os confirmados. A data limite do número final está no contrato do buffet; se ainda não souber qual é, pergunte logo, porque ela manda no resto da semana.

Com a lista fechada, o mapa de mesas deixa de ser um rascunho. Monte a planta do salão, defina as mesas e acomode os convidados. Se a dúvida é quantas mesas cabem e de que tamanho, o guia quantas mesas para 100 convidados traz a conta. Se a dúvida é onde sentam vocês dois e as famílias, veja a mesa dos noivos. No app, as regras entre convidados (quem precisa ficar junto, quem é melhor separar) ajudam o posicionamento automático a respeitar essas escolhas.

No mesmo movimento, feche as refeições. O app permite registrar o cardápio escolhido por convidado, regimes e alergias, e tem uma visão para o buffet. Envie ao buffet a lista de restrições com o número final, e confirme com ele como quer receber a informação. O guia sobre restrições alimentares mostra como organizar isso sem esquecer ninguém.

Ainda nesta semana, peça a cada fornecedor o valor que falta pagar e a data de cada pagamento. Assim a semana 1 não traz surpresas. O guia sobre sinal e parcelas dos fornecedores explica como organizar essas datas.

Semana 2 (dias 14 a 8): roteiro do dia e tarefas para quem ajuda

Na segunda semana você monta o roteiro do dia, com horários e responsáveis, e confirma esse roteiro com cada fornecedor. É a semana em que o casamento passa de lista de tarefas a sequência de horas.

No app, o roteiro do dia reúne horários, momentos-chave e quem faz o quê. Monte uma primeira versão, mande a parte de cada um para o fornecedor correspondente e peça confirmação de chegada, de montagem e de saída. Se quiser entender como organizar essa sequência, o guia sobre o cronograma do dia do casamento mostra o caminho.

Em seguida, distribua tarefas para padrinhos, madrinhas, familiares e amigos que vão ajudar. O app tem fichas de missão para quem ajuda no dia. Para cada pessoa, vale combinar onde estar, o que levar e o que fazer. Uma tarefa bem descrita tira peso de vocês dois no dia: receber os fornecedores, cuidar da caixa de envelopes e presentes, guiar convidados de fora, guardar objetos pessoais.

• Confirme o horário de chegada de cada fornecedor e o contato de quem vai estar no local.
• Combine quem recebe e conduz cada fornecedor, para que vocês dois não sejam a primeira pessoa chamada.
• Defina quem leva o quê: alianças, livro de assinaturas, lembrancinhas, caixa para os envelopes.
• Reúna os contatos importantes em um único lugar, para quem ajuda ter a quem recorrer.

Semana 1 (dias 7 a 1): impressos, saldos e entregas

Na última semana você imprime, paga, entrega e confere. Nada de decisão grande, só execução, e por isso a semana pode ser mais calma do que parece.

Comece pelos impressos. O app gera o mapa de mesas para imprimir, em A4 ou Carta, com a lista dos convidados e a mesa de cada um; também gera cartões de lugar, números de mesa, o programa e a lista de tarefas. Imprima tudo com folga e confira nomes e mesas antes de cortar ou montar.

Depois, os saldos. Pague o que estiver combinado para esta semana, guarde os comprovantes e confira as datas que você levantou na semana 3. Se ficar alguma parcela para depois do casamento, anote quem vai pagar e quando, para não cair no colo de vocês durante a lua de mel.

Por fim, as entregas e os documentos. Leve ao local os itens que ficam lá (lembrancinhas, livro de assinaturas, decoração própria) e deixe o roteiro impresso nas mãos de quem coordena. Sobre a parte oficial, confirme no cartório o que falta: o que é preciso, em que ordem e até quando varia conforme o cartório e a cerimônia.

O que cortar se faltar tempo

Se o tempo apertar, corte primeiro o que só vocês veem e mantenha o que muda o dia dos convidados: número final, mapa de mesas, roteiro do dia e pagamentos. Todo o resto aceita uma versão mais simples ou pode esperar.

• Mantenha: número final do buffet, restrições alimentares, horários dos fornecedores, saldos e documentos do cartório.
• Simplifique: mapa de mesas por grupo (família, amigos, trabalho) em vez de lugar por lugar, e impressos em versão enxuta.
• Adie ou corte: lembrancinhas extras, decoração que ainda não existe, playlist detalhada, fotos de preparação além das essenciais.

Se a pressão vem de tarefas que ninguém marcou, abra a lista de tarefas e veja o que está por fazer. No app, as tarefas ganham data a partir da data do casamento e ficam organizadas por tema, em lista, por mês ou em calendário. Há também o catálogo “Não esqueça”, com 12 temas e centenas de ideias em português, que você adiciona como tarefa com um clique, útil para conferir se algo importante ficou de fora.