Hochzeit in 3 Monaten planen: der Plan für 12 Wochen

Die kurze Antwort: machbar, wenn drei Dinge früh feststehen

Eine Hochzeit in drei Monaten ist machbar, wenn in den ersten zwei Wochen der Termin beim Standesamt, die Location und eine Gästezahl feststehen. Diese drei Entscheidungen hängen aneinander, und fast alles andere richtet sich nach ihnen.

Der Preis der kurzen Zeit ist nicht Qualität, sondern Auswahl. Du bekommst nicht jeden Wunschtermin und nicht jede Wunschlocation, und du entscheidest schneller. Dafür fällt vieles weg, was bei einem langen Vorlauf Wochen frisst: Du vergleichst weniger Angebote, ziehst keine Gästeliste über ein Jahr nach und lässt Details weg, die niemand vermisst.

Der Plan unten teilt die zwölf Wochen in vier Blöcke. Woche 1 bis 2: festlegen. Woche 3 bis 6: buchen und einladen. Woche 7 bis 10: Rückmeldungen einsammeln, Menü und Sitzplan klären. Woche 11 bis 12: Ablauf, Zuständigkeiten, Drucksachen. Wer die Reihenfolge einhält, hat am Ende keine Lücken.

Woche 1 bis 2: Standesamt, Gästezahl, Location

In den ersten beiden Wochen klärst du, wann geheiratet wird, wo gefeiert wird und wie viele Gäste kommen. Ohne diese drei Angaben kann dir kein Dienstleister ein Angebot machen.

Standesamt anfragen. Rechtlich gilt in Deutschland: Die Anmeldung der Eheschließung erfolgt bei einem Standesamt, in dessen Bezirk eine der beiden Personen ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat (§ 12 Personenstandsgesetz, Gesetzestext). Eine Frist, bis wann du dich anmelden musst, steht dort nicht. Welche Nachweise das Amt verlangt und welche Trautermine in deinem Zeitraum frei sind, frag beim Standesamt nach. Außerhalb Deutschlands fragst du beim zuständigen Amt.

Gästezahl festlegen. Du brauchst keine fertige Liste, aber eine Obergrenze. Schreib die Namen auf, die sicher dabei sind, und eine zweite Gruppe von Namen, die du einladen würdest, wenn Platz ist. Plane mit der vollen Zahl, bis die Rückmeldungen da sind.

Location anfragen. Schreib mehrere Locations gleichzeitig an, statt sie nacheinander zu besichtigen, und frag direkt nach freien Terminen in deinem Zeitraum. Ein Freitag, ein Sonntag oder ein Termin außerhalb der Hauptsaison gibt dir meist mehr Auswahl als ein Samstag im Sommer. Entscheide dich unter den ersten zwei oder drei freien Angeboten. Wer in dieser Phase noch vergleicht, verliert die Wochen, die später fehlen.

Planungsteam einladen. In der App kannst du eine oder mehrere Personen ins Planungsteam einladen. Sie bekommen eine E-Mail mit der Einladung und planen dann mit; sie sind keine Gäste der Hochzeit. Bei zwölf Wochen lohnt sich das ab Tag eins, weil Anfragen und Absprachen parallel laufen können.

Woche 3 bis 6: Dienstleister, Einladungen, Budget

In diesem Block buchst du, was nur einmal pro Termin zu vergeben ist, und verschickst die Einladungen, damit die Gäste sich den Tag freihalten. Die Reihenfolge der Buchungen steht ausführlich im Ratgeber Wann welche Dienstleister buchen.

Dienstleister. Zuerst Catering, dann Fotografie und Musik, danach Trauung durch eine Traurednerin oder einen Trauredner, falls du eine freie Trauung möchtest. Hat deine Location eigenes Catering, entfällt der erste Punkt. In der App legst du für jeden Dienstleister einen Eintrag an, mit Status von „Angefragt“ über „Angebot erhalten“ bis „Gebucht“ oder „Aussortiert“, und hängst das Angebot als Dokument an. So siehst du auf einen Blick, bei wem du noch auf eine Antwort wartest.

Einladungen. Bei drei Monaten Vorlauf ist ein Save the Date überflüssig: Du schickst gleich die Einladung. Nenne Datum, Ort, Uhrzeit der Trauung und eine Frist für die Rückmeldung. Du verschickst sie selbst, die App versendet keine Einladungen und keine Erinnerungen an Gäste. Auf Wunsch gibst du den Link zur Hochzeitswebsite mit (das Veröffentlichen gehört zum Vollzugang, in der Testversion bereitest du sie nur vor).

Budget. Leg das Gesamtbudget fest und verteile es auf Posten wie Location, Catering, Fotografie, Musik, Outfit und Dekoration. Die App zeigt pro Posten, was geplant, gebucht und noch zu zahlen ist, und Zahlungen mit Fälligkeitsdatum lassen sich zum Posten eintragen. So behältst du im Blick, was schon bezahlt ist und was noch kommt.

Outfits. Fang in diesem Block an, nicht erst im letzten. Änderungen und Anproben brauchen Zeit, und ein Termin beim Schneider ist manchmal das, was am längsten dauert.

Woche 7 bis 10: Rückmeldungen, Menü, Sitzplan

In der Mitte der zwölf Wochen sammelst du Rückmeldungen ein und lässt daraus Menü und Sitzplan entstehen. Wer jetzt noch nicht geantwortet hat, bekommt eine persönliche Erinnerung von dir.

Rückmeldungen. Du erinnerst die Gäste selbst, per Nachricht oder Anruf; die App tut das nicht für dich. Hat jemand dir die Antwort auf anderem Weg gegeben, trägst du sie in der Gästeliste selbst ein und siehst dort, wer noch nicht geantwortet hat. Die Rückmeldung direkt über die Hochzeitswebsite gehört zum Vollzugang.

Menü und Unverträglichkeiten. Frag mit der Rückmeldung gleich nach Ernährungswünschen, Allergien und Unverträglichkeiten, damit du das Caterer-Gespräch nicht ein zweites Mal führen musst. In der App legst du Menüs an, trägst pro Gast die Menüwahl und Ernährungswünsche ein und hast eine Catering-Ansicht. Der CSV-Export für das Catering gehört zum Vollzugang.

Sitzplan. Sobald die Zahl der Zusagen ungefähr steht, zeichnest du den Raum, setzt die Tische und platzierst die Gäste per Ziehen und Ablegen. Regeln wie „immer zusammen“ oder „nie zusammen“ lassen sich festlegen, ein automatisches Platzieren beachtet sie. Bearbeiten kannst du den Plan am Computer oder auf einem Tablet im Querformat; auf dem Handy siehst du ihn nur an. Wenn du noch ganz am Anfang stehst, hilft dir Hochzeit planen: wo anfangen bei den ersten Entscheidungen.

Woche 11 bis 12: Ablauf, Aufgaben verteilen, Drucksachen

In den letzten beiden Wochen schreibst du den Ablauf des Tages auf, verteilst die Aufgaben für den Hochzeitstag und druckst, was auf Papier gebraucht wird. Danach ist wenig zu entscheiden und viel abzuhaken.

Ablauf. Im Tagesablauf der App trägst du Uhrzeiten, Programmpunkte und die Zuständigkeiten ein: Wer macht was, wann. Sprich ihn mit Trauzeugen, Location, Fotografie und Musik durch. Lies alle Uhrzeiten einmal laut, dann fallen Lücken auf, bevor es zu spät ist.

Aufgaben am Tag selbst. Für Freundinnen, Freunde und Familie, die dir am Hochzeitstag helfen, gibt es in der App Einsatzpläne. Jede Person bekommt ihre Aufgabe, damit du am Tag selbst nicht die zentrale Anlaufstelle für jede Frage bist.

Drucksachen. Die Druckvorlagen der App umfassen Tischkarten, Tischnummern, das Programm und die Aufgabenliste. Den Sitzplan kannst du maßstabsgetreu auf A4 ausdrucken, auf Wunsch mit einer alphabetischen Gästeliste und einer Seite pro Tisch. Stell die Drucksachen früh genug zusammen, damit ein Druckfehler noch korrigiert werden kann. Eine Liste der kleinen Dinge, die gern vergessen werden, steht in der Checkliste der Kleinigkeiten.

Letzte Absprachen. Gib den Dienstleistern die endgültige Gästezahl, bestätige Anfahrtszeiten und leg eine Mappe oder ein Handy-Album mit den wichtigsten Nummern bereit. Prüf Ausweise und Unterlagen für das Standesamt, wie es dein Amt vorgibt.

Was du in drei Monaten bewusst weglässt

Bei zwölf Wochen lässt du alles weg, was nur Zeit kostet und niemandem auffällt. Das ist keine Kürzung der Feier, sondern die Voraussetzung dafür, dass die wichtigen Dinge gut werden.

• Save the Date: Du schickst gleich die Einladung.
• Selbstgemachte Dekoration in großer Menge: Wähle zwei, drei Dinge, die ein Raum wirklich verändern, und lass den Rest.
• Aufwendige Gastgeschenke: Ein kleines Detail pro Platz genügt, oder gar keines.
• Gang für Gang: Ein festes Menü oder ein Buffet nimmt Entscheidungen ab.
• Viele Programmpunkte: Ein Sektempfang, ein Abendessen, eine Party. Weitere Punkte kommen, wenn Zeit bleibt.
• Schriftliche Antworten per Post: Rückmeldungen per Nachricht sparen Wochen.
• Zwei Standorte für Trauung und Feier: Ein Ort für beides spart Fahrzeit und Absprachen.

Wenn dir bei einem dieser Punkte etwas wichtig ist, behalte ihn. Die Liste ist ein Vorschlag, kein Gebot. Entscheidend ist, dass du dich auf das Wenige beschränkst, das dir wirklich wichtig ist.

Im Katalog „Nicht vergessen“ der App findest du 12 Themen mit 287 Ideen, die du mit einem Klick als Aufgabe übernimmst. Bei kurzem Vorlauf nimmst du nur die, die du wirklich brauchst. Die Aufgaben sind vom Hochzeitsdatum aus datiert, nach Themen sortiert und lassen sich als Liste, nach Monaten oder im Kalender ansehen.