Hochzeit planen: wo anfangen?

Die ersten drei Zahlen, bevor du irgendetwas besichtigst

Budget, ungefähre Gästezahl und Zeitraum sind die drei Entscheidungen dieser Woche, weil sich jede Location, jedes Angebot und jede Absprache danach richtet. Ohne sie vergleichst du Dinge, die gar nicht zusammenpassen.

Du musst nichts davon genau wissen. Eine grobe Spanne reicht völlig: ein Betrag als Obergrenze, eine Schätzung wie „eher 40 als 100“ und eine Jahreszeit. Alle drei Zahlen dürfen sich später noch verschieben. Wichtig ist nur, dass sie am Anfang überhaupt auf dem Tisch liegen.

Der Grund für diese Reihenfolge ist einfach: Eine Location kostet je nach Größe und Tag sehr unterschiedlich, und ein Standesamt kann dir erst helfen, wenn du ungefähr weißt, wann du heiraten möchtest. Wer zuerst besichtigt, verliebt sich in einen Ort und rechnet danach rückwärts.

Budget grob festlegen

Leg zuerst einen Gesamtbetrag fest und kläre, wer wie viel beiträgt, bevor du eine einzige Location anschreibst. Das ist das unbequemste Gespräch am Anfang und das, das später am meisten Streit erspart.

Rede mit den Menschen, die sich eventuell beteiligen möchten, bevor du Zahlen im Kopf festlegst. Eltern, die etwas dazugeben, haben oft eigene Vorstellungen, und es ist besser, die früh zu kennen. Danach verteilst du den Betrag grob auf Posten: Location und Catering sind meist die größten, Fotografie, Musik, Kleidung und Dekoration folgen.

In der App legst du das Budget pro Posten an und siehst für jeden, was geplant, was schon gebucht und was noch offen ist. Zahlungen mit Fälligkeitsdatum und Anhängen (zum Beispiel ein Angebot als PDF) hängen am jeweiligen Posten. Wie du die Posten sinnvoll aufteilst, steht im Ratgeber Hochzeitsbudget planen.

Gästezahl schätzen, nicht festlegen

Für den Anfang brauchst du eine Zahl, die auf zehn genau stimmt, keine fertige Gästeliste. Schreib jede Person auf, die unbedingt dabei sein soll, und zähl dann Gruppen: Familie, Freunde, Kollegen.

Zähl dabei nach Einladungen, nicht nach Köpfen. Ein Paar mit zwei Kindern ist eine Einladung, aber vier Gedecke. Diese Unterscheidung brauchst du später ohnehin beim Catering und beim Sitzplan. Die Liste in der App ist deshalb nach Gruppen aufgebaut, mit Kategorien wie Familie und Freunde und der Angabe, ob jemand erwachsen ist oder ein Kind.

Trenn die Schätzung in „sicher“ und „vielleicht“. Mit der ersten Zahl planst du die Location, mit der zweiten den Puffer. Wie du die Liste später sauber aufbaust, zeigt der Ratgeber Gästeliste anlegen.

Zeitraum und Wochentag festlegen

Such dir einen Zeitraum von zwei, drei Monaten statt eines Datums, denn das Datum ergibt sich aus der Location. Entscheidend ist die Jahreszeit, nicht der genaue Tag.

Der Wochentag verändert vieles. Beliebte Locations sind an Samstagen im Sommer oft früh ausgebucht, ein Freitag oder ein Termin außerhalb der Hauptsaison gibt dir mehr Auswahl. Das gilt in ähnlicher Weise für Fotografie, Musik und Catering. Ob das für deine Wunschtermine zutrifft, merkst du nur durch Anfragen, deshalb bleib beim Zeitraum flexibel und frag die Locations direkt nach freien Terminen.

Denk auch an die Menschen, die unbedingt dabei sein sollen: Wenn jemand aus der engsten Familie nur zu bestimmten Zeiten kann oder weit anreisen muss, ist das ein Grund, den Zeitraum früh abzusprechen. Sobald das Datum feststeht, trägt die App deine Aufgaben automatisch rückwärts ab diesem Tag ein, sortiert nach Themen. Du siehst sie als Liste, nach Monaten oder im Kalender.

Beim Standesamt nachfragen

Frag früh beim Standesamt nach, welche Termine möglich sind und wie die Anmeldung dort abläuft, denn das gibt deinem Zeitraum eine feste Grundlage. Die Regeln und Unterlagen unterscheiden sich je nach Ort und Amt, deshalb ist die Auskunft vor Ort immer die verlässliche.

Wir nennen hier bewusst keine Fristen und keine Dokumentenliste. Welche Unterlagen nötig sind, bis wann die Anmeldung möglich ist und welche Termine es für Trauungen gibt, verrät dir die Seite deines Standesamts oder ein kurzer Anruf. Schreib dir die Antworten auf, damit sie in deine Planung einfließen.

In der App ist das ein Erinnerungspunkt in deiner Aufgabenliste, keine verfolgte Behördenangelegenheit: Die App kennt keine Fristen deines Amts und prüft keine Unterlagen. Wie Standesamt und Feier zusammenhängen, liest du im Ratgeber Standesamt und Feier.

Die Location legt fast alles andere fest

Die Location ist die erste große Buchung, weil von ihr Datum, Gästezahl, Catering und Ablauf abhängen. Erst wenn sie steht, kannst du sinnvoll Fotografie, Musik und Dekoration anfragen.

Frag bei jeder Anfrage dieselben Dinge, damit du die Angebote vergleichen kannst: freie Termine in deinem Zeitraum, maximale Gästezahl, ob Catering fest vorgegeben ist, Regeln für mitgebrachte Getränke und bis wann Musik gespielt werden darf. Dieser letzte Punkt entscheidet, wie dein Abend aussehen kann, und wird gern zu spät gefragt.

Hältst du ein Angebot in der Hand, notierst du den Anbieter in deiner Dienstleisterliste und setzt den Status auf „Angefragt“, später auf „Angebot erhalten“ und „Gebucht“. Das Angebot hängst du als Dokument an. So findest du nach Wochen noch, wer was zugesagt hat.

Aufgaben verteilen, bevor es zu viele werden

Sprich früh darüber, wer sich um was kümmert, und frag in derselben Woche deine Trauzeugen, falls es welche geben soll. Je länger du alles allein im Kopf hast, desto mehr bleibt an einer Person hängen.

Teile die Bereiche zu zweit auf, zum Beispiel: eine Person kümmert sich um Budget und Dienstleister, die andere um Gäste und Einladungen. In der App kannst du eine oder mehrere Personen ins Planungsteam einladen. Sie bekommen eine E-Mail mit der Einladung und planen dann mit; sie sind keine Gäste der Hochzeit.

Ob und wie viele Trauzeugen du beim Standesamt brauchst, klärst du dort. Für die Feier selbst übernehmen sie oft eigene Aufgaben, vom Junggesellenabschied bis zur Rede. Sag ihnen früh Bescheid, damit sie ihre Zeit einplanen können.

Was noch warten kann

Dekoration, Tischkarten, Gastgeschenke, Musikwünsche und der Ablauf des Tages können warten, bis Location und Datum feststehen. Wer sie jetzt schon entscheidet, entscheidet oft zweimal.

• Dekoration und Blumen, weil sie zur Location passen müssen.
• Einladungen und Save the Date, bis das Datum verbindlich ist.
• Details wie Tischnummern, Menükarten und Playlist.
• Flitterwochen: erst planen, wenn der Hochzeitstermin steht.

Alles, was du jetzt noch nicht entscheidest, geht trotzdem nicht verloren. Die App füllt deine Aufgabenliste mit Aufgaben, die ab dem Datum rückwärts gerechnet werden, und im Katalog „Nicht vergessen“ findest du Ideen nach Themen, die du mit einem Klick als Aufgabe übernimmst. Den ganzen Weg über zwölf Monate zeigt der Ratgeber Die komplette Checkliste über 12 Monate.