Allergenliste für den Caterer: Vorlage für Wedding Planner

Die kurze Antwort: eine Zeile pro Gast, ein Kreuz pro Hauptallergen

In die Allergenliste für den Caterer gehören für jeden Gast mit einer Angabe der Tisch, der Name, der Programmpunkt, das gewählte Menü, die Ernährungsweise, die betroffenen Hauptallergene und ein kurzer Hinweis im Wortlaut des Gastes.

Der Caterer liest die Liste in der Küche und im Service, oft von verschiedenen Personen und unter Zeitdruck. Deshalb muss sie ohne Rückfrage lesbar sein: eine Zeile, ein Gast, feste Spalten, immer dieselbe Reihenfolge. Was du als Wedding Planner in Nachrichten, Gesprächen und Antwortkarten gesammelt hast, landet hier an einer Stelle.

Die Liste ersetzt weder das Gespräch mit dem Caterer noch die Rücksprache mit dem Gast. Wie der Caterer mit den Angaben umgeht und was er dafür braucht, klärt er selbst. Deine Aufgabe ist, dass die Angaben vollständig, eindeutig und aktuell bei ihm ankommen.

• Zuordnung: Tisch und Platz oder Programmpunkt, damit die Küche weiß, wohin der Teller geht.
• Person: Vorname und Nachname so, wie sie auf der Tischkarte stehen.
• Menü und Ernährungsweise: was der Gast gewählt hat, zum Beispiel vegetarisch oder vegan.
• Allergene: ein Kreuz oder die Nummer des Hauptallergens aus der Liste unten.
• Hinweis: der Wortlaut des Gastes und der Stand der Rückfrage.

Die Vorlage: eine Tabelle, die der Caterer ohne Rückfragen liest

Die Vorlage unten hat sieben Spalten und eine Zeile pro Gast, sortiert nach Tisch; für jedes betroffene Hauptallergen steht dort die Nummer aus der Liste im nächsten Abschnitt.

Die Nummern haben einen praktischen Grund: Eine Spalte pro Allergen würde die Tabelle auf dem Papier so breit machen, dass sie nur noch quer und in kleiner Schrift lesbar ist. Mit Nummern bleibt die Zeile kurz, und die Küche hat die Liste der 14 Hauptallergene mit denselben Nummern auf derselben Seite. Wer lieber ankreuzt, legt die Nummern als Kopfzeile über eine breitere Tabelle und setzt ein Kreuz in die passende Spalte. Beides sagt dasselbe aus.

Die Beispielzeilen verwenden erfundene Vornamen und beschreiben nichts Medizinisches. In der Spalte „Hinweis“ steht nur, was der Gast selbst angegeben hat, und ob du noch nachfragen musst. Eine Einschätzung, wie ernst eine Angabe ist, gehört dort nicht hinein. Das klären der Gast und der Caterer.

Die 14 Hauptallergene: die Liste, nach der du die Spalte füllst

Das zuständige Bundesministerium nennt auf seiner Seite zur Allergenkennzeichnung 14 Hauptallergene, und genau diese Reihenfolge und Benennung nutzt du für die Nummern in der Vorlage.

1. Glutenhaltiges Getreide (Weizen, Roggen, Gerste, Hafer)
2. Krebstiere und daraus gewonnene Erzeugnisse
3. Eier und daraus gewonnene Erzeugnisse
4. Fische und daraus gewonnene Erzeugnisse
5. Erdnüsse und daraus gewonnene Erzeugnisse
6. Sojabohnen und daraus gewonnene Erzeugnisse
7. Milch und daraus gewonnene Erzeugnisse (einschließlich Laktose)
8. Schalenfrüchte (Mandeln, Haselnüsse, Walnüsse und weitere)
9. Sellerie und daraus gewonnene Erzeugnisse
10. Senf und daraus gewonnene Erzeugnisse
11. Sesamsamen und daraus gewonnene Erzeugnisse
12. Schwefeldioxid und Sulphite
13. Lupinen und daraus gewonnene Erzeugnisse
14. Weichtiere und daraus gewonnene Erzeugnisse

Die Bezeichnungen sind hier gekürzt wiedergegeben; die vollständigen Formulierungen mit allen Zusätzen stehen in der Quelle des Ministeriums. Aus der Liste leitest du nichts über Pflichten des Caterers ab. Sie dient dir nur als gemeinsame Sprache: Wenn auf deiner Liste „Nr. 8“ steht, weiß jede Küche, welches Hauptallergen gemeint ist.

Nicht jede Angabe eines Gastes passt in diese Liste. Wer etwas anderes nicht verträgt, zum Beispiel eine bestimmte Frucht oder ein Gewürz, bekommt kein Kreuz, sondern einen Eintrag in der Spalte „Hinweis“ im Wortlaut des Gastes. So geht nichts verloren, und du ordnest nichts falsch zu.

Angaben einmal abfragen und bei Unklarem nachfassen

Frage die Angaben bei der Rückmeldung der Gäste ab, einmal, an einer Stelle, und trage Nachträge in dieselbe Liste ein, statt sie in Chats verstreut zu lassen.

In MyWedding Pro antworten die Gäste auf der Hochzeitswebsite des Paares, ohne ein Konto anzulegen: Zusage, Menüwahl und Allergien. Jede Antwort landet in der Gästeliste, die das Paar und du einsehen. Du musst die Angaben also nicht aus Nachrichten zusammensuchen, sondern findest sie dort, wo auch die Zusagen stehen.

Gäste, die lieber anrufen oder dir eine Nachricht schreiben, trägst du selbst ein. Du kannst die Antwort eines Gastes (Zusage, Menü, Ernährungsweise) in der Gästeliste des Projekts erfassen. Damit liegt die Telefonzusage der Tante genauso in der Liste wie die Antwort, die sie selbst abgegeben hätte.

Fasse nach, wenn eine Angabe offen bleibt. Das sind typische Fälle:

• Ein Gast schreibt nur „Allergie“ oder „verträgt vieles nicht“, ohne zu sagen, was gemeint ist.
• Eine Angabe passt in keine Zeile der 14 Hauptallergene und braucht einen Wortlaut im Hinweis.
• Bei einer Zusage für zwei Personen steht eine Angabe, aber nicht, für wen sie gilt.
• Der Gast hat ein Menü gewählt, das zu seiner Angabe nicht passt.

Schreib dem Gast kurz und konkret: „Du hast bei der Rückmeldung eine Allergie angegeben. Magst du mir sagen, worauf der Caterer achten soll?“ Schreib nicht, was du vermutest. Die Antwort des Gastes kommt in den Hinweis, mit Datum, und die Zeile ist damit erledigt.

Nach Tisch und nach Programmpunkt sortieren

Sortiere die Liste zuerst nach Tisch, damit der Service den Teller an den richtigen Platz bringt, und bilde zusätzlich eine Fassung pro Programmpunkt, wenn nicht alle Gäste bei allem dabei sind.

Bei vielen Hochzeiten essen nicht alle Gäste zu jedem Zeitpunkt mit. Zum Sektempfang kommen vielleicht alle, zum Abendessen die Tagesgäste, zum Mitternachtssnack die, die noch da sind. Eine Allergie ist an jedem dieser Punkte relevant, aber nicht jede Küchenstation braucht jede Zeile. Der Blick pro Programmpunkt zeigt, welche Gäste an welcher Stelle versorgt werden.

In MyWedding Pro erstellst du die Catering-Liste nach Tisch oder nach Programmpunkt: mit den gewählten Menüs, den Ernährungsweisen, den Allergien und dem Platz jedes Gastes. Der Sitzplan liegt im selben Projekt, mit Tischen, dem Platz jedes Gastes und den Regeln „immer zusammen“ und „nie zusammen“.

Den Aufbau des gesamten Tagesdokuments für Location und Caterer, in das die Allergenliste als Anlage gehört, beschreibt die Seite zum Function Sheet. Dort findest du auch, wie du Gästezahlen und Zeiten mit der Küche abstimmst. Auf dieser Seite bleibt es bei der Liste selbst.

Übergabe an den Caterer und letzte Änderungen

Übergib dem Caterer eine datierte Fassung als Ausdruck oder als CSV-Datei, frage nach, wie er sie lieber bekommt, und ersetze sie bei jeder Änderung vollständig durch eine neue.

Die Catering-Liste in MyWedding Pro lässt sich drucken oder als CSV-Datei exportieren, auch für ein Projekt, das du als Wedding Planner führst. Frag den Caterer, welche Form er in der Küche und im Büro nutzt, und gib ihm genau diese. Ein Ausdruck ist für den Pass in der Küche praktisch, eine CSV-Datei für den, der sie in seine eigene Planung einliest.

Für die letzten Änderungen gilt eine einfache Regel: Es gibt immer nur eine gültige Fassung. Meldet sich ein Gast spät, trägst du die Angabe ein, setzt ein neues Datum oben auf die Liste und schickst die komplette Liste noch einmal, mit dem Satz, was sich gegenüber der letzten Fassung geändert hat. So muss der Caterer nicht zwei Dokumente vergleichen.

• Frag den Caterer, bis wann er die Liste spätestens braucht, und trage den Termin in deinen Projektplan ein.
• Gib die Liste mit dem Menüplan zusammen weiter, damit Menü und Angabe in einem Dokument stehen.
• Nimm am Hochzeitstag einen Ausdruck mit, auch wenn der Caterer die Datei hat.
• Wenn eine andere Person am Tag die Koordination übernimmt, gehört die Liste in die Übergabe zur Tageskoordination.

Welche Fragen du dem Paar im ersten Gespräch zu Essen und Gästen stellst, damit später keine Überraschungen in der Liste stehen, zeigt der Fragebogen fürs Erstgespräch.