Fragebogen fürs Erstgespräch mit dem Hochzeitspaar: 30 Fragen in sechs Blöcken

Die kurze Antwort: sechs Blöcke, rund 30 Fragen

Für das Erstgespräch reichen sechs Blöcke mit je etwa fünf Fragen: Eckdaten, Gäste, Budgetrahmen, Stil und No-Gos, bereits gebuchte Dienstleister und die Zusammenarbeit selbst.

Mehr Fragen machen den Bogen nicht besser, sondern lassen das Paar nach der Hälfte aufgeben. Jede Frage unten hat einen Zweck: Sie beeinflusst dein Angebot, die Reihenfolge der ersten Aufgaben oder die Frage, wer am Ende entscheidet. Was du später ohnehin im Gespräch klärst, gehört nicht in den Bogen.

• Eckdaten: Datum, Ort, Art der Trauung, mehrere Termine.
• Gäste: ungefähre Zahl, Kinder, wer zu welchem Teil des Tages kommt.
• Budgetrahmen: Gesamtrahmen, Prioritäten, was schon bezahlt ist.
• Stil und No-Gos: Stimmung, Dresscode, was auf keinen Fall passieren soll.
• Dienstleister: was gebucht ist, was fehlt, was persönlich geregelt wurde.
• Zusammenarbeit: Ansprechperson, Kanal, wer bei Uneinigkeit entscheidet.

Vor dem Gespräch ausfüllen lassen oder gemeinsam durchgehen?

Schick den Fragebogen vorab, wenn du im Gespräch über Stil und Zusammenarbeit sprechen willst, und geh ihn live durch, wenn das Paar noch kaum Entscheidungen getroffen hat.

Vorab ausgefüllt spart er dir die Fakten (Datum, Ort, Gästezahl), und das Gespräch dreht sich um das, was sich nicht ankreuzen lässt: Wie stellt sich das Paar den Tag vor, und wo gehen die beiden unterschiedlich an die Sache heran? Live durchgegangen taugt er als Gesprächsleitfaden, vor allem wenn die Antworten noch offen sind. Dann schreibst du mit und schickst die Zusammenfassung am selben Tag zurück.

MyWedding Pro hat keinen Fragebogen-Baukasten. Den Bogen führst du in dem Formular- oder Textwerkzeug, das du ohnehin benutzt. Die Antworten trägst du anschließend selbst ins Hochzeitsprojekt ein; die Tabelle unten zeigt dir, wohin welche Antwort gehört.

Block 1: Eckdaten, bevor irgendetwas angeboten wird

Datum, Ort und Art der Trauung bestimmen fast alles, was danach kommt, deshalb stehen sie ganz oben.

Frag nach dem festen Datum und nach einem Ausweichdatum, denn Verfügbarkeit von Location und Dienstleistern hängt oft an genau einem Wochenende. Frag auch, ob die Location schon gebucht ist oder noch gesucht wird: Das ist der Unterschied zwischen „Planung ab Tag eins“ und „Planung ab der Location-Suche“, und dein Angebot sieht entsprechend anders aus.

Die Art der Trauung (standesamtlich, freie Trauung, kirchlich oder eine Kombination) entscheidet, wie viele Termine der Tag hat. Gibt es einen Polterabend, ein Frühstück am Tag danach oder eine Trauung an einem anderen Tag als die Feier? Dann ist es kein Tag, sondern ein Wochenende, und nicht jeder Gast kommt zu jedem Teil.

Block 2: Gäste, nur so genau wie nötig

Für das Erstgespräch brauchst du keine fertige Gästeliste, sondern eine ungefähre Zahl, eine Obergrenze und die Frage, wer zu welchem Teil des Tages eingeladen ist.

Die Gästezahl ist die Zahl, die dein Angebot am stärksten bewegt, also frag nach der Schätzung und nach der Grenze, die das Paar nicht überschreiten will. Kinder sind eine eigene Frage: Wie viele kommen, wie alt sind sie, und gibt es ein Programm für sie? Davon hängen Menü, Tischordnung und manchmal die Betreuung ab.

Frag außerdem nach den Konstellationen, die du kennen musst: getrennte Familien, Streit, Menschen, die nicht nebeneinander sitzen sollten. Solche Antworten gibt kaum ein Paar in einem Formular, das auch andere lesen könnten. Formuliere die Frage deshalb offen und biete an, sie im Gespräch zu klären.

Block 3: Budgetrahmen und Prioritäten

Frag nach dem Gesamtrahmen, nach der Reihenfolge der Prioritäten und danach, was schon bezahlt ist, nicht nach einer Aufschlüsselung.

Ein Paar, das seinen Rahmen nennt, ohne dass du nachbohren musst, wird sich später auch trauen, „das passt nicht“ zu sagen. Die Prioritäten sind der eigentliche Gewinn: Wenn Essen und Musik vorn liegen und Floristik hinten, weißt du, an welchen Posten du bei einem Angebot zu eng wirst. Frag nach einer Reihenfolge, nicht nach „allem wichtig“.

Klär auch, wer zahlt. Beteiligen sich Eltern oder Familie, und wollen sie mitreden? Das ist eine Frage der Zusammenarbeit, die am Budget hängt, und sie erspart dir später Gespräche zu dritt, die du nicht eingeplant hattest.

Block 4: Stil und No-Gos

Frag bei Stil nach drei Wörtern für die Stimmung und nach den No-Gos, denn eine Verbotsliste sagt oft mehr als eine Wunschliste.

Drei Wörter zwingen zur Entscheidung, und die Abweichung zwischen den beiden Antworten zeigt dir, wo das Paar noch nicht einig ist. Dresscode, Jahreszeit, drinnen oder draußen und ein Plan B bei Regen sind greifbare Fragen. Bei den No-Gos geht es um Reden, Spiele, Musik, Fototermine und alles, was das Paar schon auf anderen Hochzeiten erlebt hat und nicht wiederholen will.

Block 5: Bereits gebuchte Dienstleister

Frag, was gebucht ist, was als Nächstes fehlt und welche Dienstleister Familie oder Freunde sind, denn das entscheidet, wo du koordinierst und wo du nur anfragst.

Hat das Paar schon Verträge oder Angebote, bitte um die Unterlagen, bevor du etwas empfiehlst. So siehst du, was enthalten ist, bevor du etwas doppelt vorschlägst. Frag auch nach Wunschdienstleistern und nach Ausschlüssen: Ein Paar, das einer Fotografie schon abgesagt hat, will diesen Namen nicht noch einmal von dir lesen.

Ein Freund, der als DJ auflegt, oder ein Onkel mit Foodtruck gehört in dieselbe Liste wie jeder gebuchte Betrieb. Wer am Tag zuständig ist, ändert sich nicht, nur weil niemand eine Rechnung schreibt.

Block 6: Zusammenarbeit, der Block, den fast alle vergessen

Frag, wer die Ansprechperson ist, über welchen Kanal du schreibst und wer bei Uneinigkeit entscheidet, bevor das erste Angebot raus ist.

Das klingt nach Formalie und ist der Block, der später Nerven spart. Wenn zwei Menschen heiraten und beide mitreden, brauchst du eine Adresse für die Einladung ins Projekt und eine Antwort auf die Frage, wer das letzte Wort hat, wenn es um Budget, Gästeliste oder Musik geht. Frag auch, wie oft Austausch gewünscht ist, und wer aus Familie oder Freundeskreis am Tag helfen soll.

Frag zum Schluss offen: „Was soll ich wissen, damit es zwischen uns gut läuft?“ Manches Paar hat schlechte Erfahrungen mit einer früheren Zusammenarbeit oder mit einer Familie, die mitplant, und sagt es nur auf diese Frage.

Was aus dem Fragebogen ins Hochzeitsprojekt geht, und was draußen bleibt

Die Antworten tippst du selbst ins Hochzeitsprojekt ein, und alles, was dort steht, sieht das Paar auch.

Ein neues Hochzeitsprojekt legst du mit den Vornamen des Paares an. Es startet mit deinen Modellen: deinen Aufgaben, deren Fristen sich nach dem Hochzeitsdatum richten, und deinen Budgetposten. Das Datum aus dem Fragebogen ist damit die erste Antwort, die du wirklich brauchst. Gäste, Budget, Sitzplan, Ablauf und Dienstleister füllst du danach aus den Antworten oder lässt das Paar sie selbst ergänzen; mehr zum Zugang steht in Kundenportal für Paare.

Das Paar lädst du über die Karte seiner Hochzeit ein. Die Einladungs-E-Mail trägt den Namen deiner Agentur. Im Projekt sieht das Paar alles: Gäste und Antworten, Budget, Sitzplan, Ablauf und Dienstleister. Andere Hochzeiten, deine Modelle und dein Abo sieht es nicht.

Das gilt auch für die Fragen im Bogen. Wenn du ehrliche Antworten zu Familienkonstellationen oder zu Geldfragen willst, frag sie im Gespräch und notiere sie bei dir, nicht im gemeinsamen Projekt. Wie du mehrere Paare nebeneinander führst, beschreibt mehrere Hochzeiten gleichzeitig, und für den Ablauf am Tag lohnt der Blick in den Regieplan. Eine Übersicht der Funktionen findest du unter Software für Wedding Planner.

Zum Ausprobieren: Du kannst dich ohne Karte registrieren und ein Beispielhochzeitsprojekt ansehen (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Hochzeitsprojekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten; währenddessen wird nichts abgebucht.