Tageskoordination einer Hochzeit: die Übergabeliste für das Paar
Wenn du nur die Tageskoordination übernimmst, brauchst du vom Paar rund vier bis acht Wochen vor der Hochzeit eine feste Menge an Unterlagen und Informationen. Diese Seite gibt dir die Liste mit Frist und Zweck für jede Unterlage, dazu die Fragen für den Übergabetermin, die Lücken aufdecken. Du kannst die Tabelle heute noch ans Paar schicken.
Die kurze Antwort: was die Übergabe ist
Die Übergabe zur Tageskoordination ist der Moment, in dem das Paar dir alles gibt, was es für seinen Hochzeitstag geplant und gebucht hat, damit du den Tag führen kannst, ohne selbst geplant zu haben.
Bei einer Hochzeit, die das Paar allein vorbereitet hat, liegen die Informationen verstreut: Zusagen in einer Tabelle, Zeiten in Mails der Dienstleister, der Ablauf in Notizen im Handy. Deine erste Aufgabe ist deshalb nicht der Tag selbst, sondern das Einsammeln. Gib dem Paar eine Liste mit Fristen, dann weiß es, was du brauchst, und du erkennst früh, was fehlt.
Aus der Praxis kommt die Empfehlung, die Übergabe vier bis acht Wochen vor der Hochzeit zu legen und in einem festen Gespräch abzuschließen. Das ist keine Norm und kein Branchenstandard. Es hängt davon ab, wann du gebucht wirst und wie weit das Paar ist. Rückt der Termin näher, kürzt du die Fristen und fragst die wichtigsten Punkte zuerst ab: Ansprechpersonen der Dienstleister, Zeiten und Notfallnummern.
Das Format unterscheidet sich von der Teilplanung: Du planst nicht mit, sondern übernimmst einen fertigen Stand. Wie du beide Formate gegeneinander abgrenzt, steht unter Teilplanung anbieten.
Die Übergabeliste: Unterlagen, Fristen, Zweck
Die Tabelle am Ende der Seite nennt 17 Unterlagen, jeweils mit einer empfohlenen Frist in Wochen vor der Hochzeit, dem Zweck und einer Spalte zum Abhaken.
Die Fristen sind Empfehlungen aus der Praxis, keine Vorgaben. Passe sie an deinen Einstieg an. Wichtig ist die Reihenfolge: Zuerst kommen die Dinge, ohne die du nicht anfangen kannst (Dienstleisterliste, Location-Regeln, Zeiten), dann alles, was sich noch ändert (Zu- und Absagen, Sitzplan), und zuletzt der Stand, den du am Tag selbst ausdruckst.
Verträge und Angebote sind dabei einfach Unterlagen, die das Paar dir übergibt. Du brauchst sie nicht, um sie zu bewerten, sondern um zu wissen, was die Dienstleister zugesagt haben: Leistungsumfang, Aufbauzeit, Ende der Leistung, Überstunden, was am Tag noch zu zahlen ist. Lass dir die Verträge als Kopie geben und lege sie zur jeweiligen Dienstleisterkarte.
Der Übergabetermin: Fragen, die Lücken aufdecken
Im Übergabetermin gehst du die Unterlagen nicht noch einmal durch, sondern stellst die Fragen, deren Antwort in keiner Unterlage steht.
Plane dafür eine ruhige Stunde, am besten vor Ort oder per Video, mit beiden aus dem Paar. Gehe die Tabelle vorher durch und markiere, was fehlt. Im Gespräch klärst du dann vor allem diese Punkte:
- Wer zahlt was am Tag? Gibt es Restzahlungen in bar oder per Überweisung, Trinkgeld, Überstunden? Wer hat den Umschlag, und wer übergibt ihn wem?
- Wer hat das letzte Wort? Wenn der Ablauf wackelt, entscheidest du, oder das Paar, oder eine Vertrauensperson? Schreib den Namen auf.
- Plan B bei Regen: Wo findet die Trauung oder der Sektempfang statt, wenn das Wetter nicht mitspielt? Bis wann wird entschieden, und wer sagt es den Dienstleistern?
- Wer darf was anfassen? Welche Dekoration baut wer auf und ab, und wer räumt am Ende die Geschenke und Karten weg?
- Wer ist wo erreichbar? Trauzeugen, Eltern, Fotografie, Musik: Wer hat welche Handynummer, und wer ist am Tag für welche Frage zuständig?
- Was darf nicht passieren? Gibt es Familienkonstellationen, Allergien, Überraschungen oder Programmpunkte, die das Paar vor Gästen verbergen möchte?
Schreibe die Antworten noch im Gespräch in die Unterlagen und schicke dem Paar am selben Tag eine Zusammenfassung. Was nicht bestätigt wird, gilt als offen.
Dienstleister kontaktieren und Zeiten abgleichen
Melde dich bei jedem Dienstleister einmal selbst, stelle dich als Ansprechperson für den Tag vor und gleiche Ankunft, Aufbau und Ende mit dem ab, was im Vertrag steht.
Frag nicht nur, wann jemand kommt, sondern was vorher da sein muss: Strom, Zugang zur Location, Parkplatz, ein Tisch, eine Steckdose, ein Raum zum Umziehen. Viele Verzögerungen am Hochzeitstag entstehen nicht durch Dienstleister, die zu spät sind, sondern durch Dinge, die niemand gefragt hat.
Die Location verdient ein eigenes Gespräch. Hier stehen oft die Regeln, die den Ablauf bestimmen: bis wann Musik gespielt wird, ob Kerzen erlaubt sind, wo das Catering aufbauen darf, bis wann alles ausgeräumt sein muss. Frag nach schriftlichen Hausregeln und lege sie in die Unterlagen.
Notiere zu jedem Dienstleister, wann du dich zuletzt gemeldet hast und was bestätigt ist. Bei Unstimmigkeiten zwischen der Aussage des Dienstleisters und dem, was das Paar dir gegeben hat, entscheidet der Vertrag, und du gibst die Differenz an das Paar zurück.
Aus den Unterlagen den Regieplan bauen
Der Regieplan entsteht, indem du alle bestätigten Zeiten in eine Reihenfolge bringst und jedem Eintrag eine Person zuordnest, die ihn am Tag verantwortet.
Fange mit den festen Zeiten an: Trauung, Beginn der Leistung der Dienstleister, Ende der Location. Rechne von dort rückwärts und vorwärts. Wenn das Paar schon einen Ablauf hat, nimm ihn als Entwurf und prüfe jede Zeile gegen die Zeiten der Dienstleister. Meist passt die Pufferzeit bei Fahrten, Gruppenfotos und dem Wechsel von Sektempfang zu Abendessen nicht.
Wie ein Regieplan für Dienstleister aufgebaut ist und worin er sich vom Programm für Gäste unterscheidet, steht unter Regieplan Hochzeit. Für die Zusammenstellung aller Kontakte und Zuständigkeiten auf einer Seite hilft das Function Sheet.
Schicke das Ergebnis dem Paar zur Freigabe, bevor du es an die Dienstleister gibst. Was das Paar nicht gesehen hat, kann am Tag zu Rückfragen führen, die du nicht beantworten kannst.
Ein gemeinsamer Stand statt Mails mit Anhängen
In MyWedding Pro arbeiten du und das Paar im selben Projekt, sodass die Übergabe kein Paket aus Anhängen ist, sondern ein Stand, den beide sehen.
Du lädst das Paar über die Karte seiner Hochzeit ein. Die Einladungs-E-Mail trägt den Namen deiner Firma. Im Projekt sieht das Paar alles, was zu seiner Hochzeit gehört: Gäste und Rückmeldungen, Budget, Sitzplan, Ablauf und Dienstleister. Es kann alles ergänzen, trägt also seine Gäste und Dienstleister selbst ein, während du mitliest und nachfragst.
Zu jedem Dienstleister gibt es eine Karte mit einem Status (angefragt, Angebot erhalten, gebucht, aussortiert) und angehängten Dokumenten. Dort legst du Verträge und Angebote ab, die das Paar dir gegeben hat. Den Ablauf des Tages findest du als Tagesablauf mit Zeiten, Höhepunkten und Zuständigkeiten, dazu Einsatzpläne für Familie und Freunde, die am Tag helfen.
Eine Folge solltest du kennen: Es gibt im Projekt keinen Bereich, den das Paar nicht sieht. Interne Notizen oder Margen hältst du deshalb außerhalb fest. Andere Hochzeiten, deine Vorlagen und dein Abo sieht das Paar nicht. Mehr dazu, wie sich ein solcher Zugang für Paare einrichten lässt, steht unter ein Planungsportal für Paare.
Zum Ausprobieren registrierst du dich ohne Karte und siehst dir eine Beispielhochzeit an (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Projekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten. Währenddessen wird nichts abgebucht. MyWedding Pro ist ein Abo, monatlich kündbar.
Übergabe Tageskoordination
| Unterlage | Vom Paar bis | Wofür | Erhalten |
|---|---|---|---|
| Liste aller Dienstleister mit Ansprechperson und Handynummer | 8 Wochen vorher | Du weißt, wen du am Tag anrufst | Datum eintragen |
| Verträge und Angebote der Dienstleister als Kopie | 8 Wochen vorher | Leistungsumfang, Zeiten und offene Zahlungen prüfen | Datum eintragen |
| Hausregeln und Ansprechperson der Location | 8 Wochen vorher | Musikende, Aufbau, Dekoregeln, Zugang | Datum eintragen |
| Bestätigte Termine: Trauung, Standesamt, Kirche | 8 Wochen vorher | Feste Zeiten für den Regieplan | Datum eintragen |
| Bisheriger Ablauf des Paares | 6 Wochen vorher | Entwurf für den Regieplan | Datum eintragen |
| Ankunfts- und Aufbauzeiten der Dienstleister | 6 Wochen vorher | Zeiten gegen den Ablauf prüfen | Datum eintragen |
| Gästeliste mit Zu- und Absagen | 6 Wochen vorher | Zahlen für Catering, Sitzplan und Anreise | Datum eintragen |
| Menüwahl, Allergien und Ernährungswünsche | 4 Wochen vorher | Abgleich mit dem Catering am Tag | Datum eintragen |
| Entwurf des Sitzplans | 4 Wochen vorher | Aufbau, Tischkarten, Sonderwünsche | Datum eintragen |
| Plan B bei Regen mit Entscheidungstermin | 4 Wochen vorher | Wechsel des Ortes ohne Hektik | Datum eintragen |
| Programmpunkte der Trauzeugen und Familie (Reden, Spiele) | 4 Wochen vorher | Zeiten und Technik im Ablauf einplanen | Datum eintragen |
| Personen, die am Tag helfen, mit Aufgaben | 3 Wochen vorher | Zuständigkeiten im Regieplan | Datum eintragen |
| Notfallkontakte (Familie, Arzt, Location) | 3 Wochen vorher | Schnelle Hilfe, wenn etwas passiert | Datum eintragen |
| Wer zahlt was am Tag, mit Umschlägen und Beträgen | 2 Wochen vorher | Restzahlungen und Trinkgeld klären | Datum eintragen |
| Liste der Dinge, die mitgebracht werden (Deko, Geschenke, Karten) | 2 Wochen vorher | Transport und Aufbau planen | Datum eintragen |
| Letzter Stand der Zu- und Absagen | 1 Woche vorher | Endgültige Zahlen an das Catering | Datum eintragen |
| Freigabe des Regieplans durch das Paar | 1 Woche vorher | Version, die du an die Dienstleister gibst | Datum eintragen |
Empfohlene Fristen in Wochen vor der Hochzeit, aus der Praxis, keine Norm. Passe sie an deinen Einstieg an und trage in die letzte Spalte das Datum ein, an dem du die Unterlage erhalten hast.
Häufige Fragen
Wann sollte das Paar die Unterlagen für die Tageskoordination abgeben?
Als Empfehlung aus der Praxis vier bis acht Wochen vor der Hochzeit, die wichtigsten Kontakte und Verträge möglichst früh. Es gibt dafür keine Norm. Wenn du spät gebucht wirst, fragst du zuerst nach Ansprechpersonen, Zeiten und Notfallnummern.
Welche Unterlagen brauche ich vom Paar mindestens?
Mindestens die Liste der Dienstleister mit Ansprechperson, ihre Verträge als Kopie, die Zeiten für Trauung und Aufbau, die Hausregeln der Location, die Gästeliste mit Zu- und Absagen und den bisherigen Ablauf. Mit diesen sechs Dingen kannst du anfangen.
Was ist der Unterschied zwischen Tageskoordination und Teilplanung?
Bei der Tageskoordination übernimmst du einen fertig geplanten Stand und führst den Tag. Bei der Teilplanung planst du vorher einzelne Bausteine mit. Die Grenze ziehst du in deiner Leistungsbeschreibung.
Soll ich die Dienstleister selbst anrufen?
Ja, einmal vor dem Tag. Du stellst dich als Ansprechperson vor und gleichst Ankunft, Aufbau und Ende mit dem Vertrag ab. So hast du eine Nummer und eine Zusage, wenn am Tag etwas schiefgeht.
Sieht das Paar im Projekt alles, was ich eintrage?
Ja. Im Projekt gibt es keinen Bereich, den das Paar nicht sieht. Interne Notizen oder Margen gehören deshalb nicht hinein. Andere Hochzeiten, deine Vorlagen und dein Abo bleiben für das Paar unsichtbar.
Kann ich Verträge im Projekt ablegen?
Du kannst sie der Karte des Dienstleisters als Dokument anhängen. So liegen Vertrag und Kontakt an einer Stelle, und das Paar sieht, was du siehst.