Function Sheet für die Hochzeit: was hineingehört, wer es liefert und bis wann

Die kurze Antwort: ein Dokument, feste Abschnitte, eine gültige Fassung

Ein Function Sheet für eine Hochzeit besteht aus sechs festen Abschnitten: Kopfdaten und Ansprechpersonen, Zeitablauf, Gäste und Menüs, Allergien und Sonderwünsche, Aufbau und Technik sowie Änderungsstand und Freigabe.

Der Begriff kommt aus der Hotellerie und Gastronomie und heißt dort oft auch Veranstaltungsablauf oder F&B-Ablauf. Gemeint ist immer dasselbe: Die Person in der Küche, die Servicekraft am Buffet und die Technik an der Anlage lesen dieselbe Seite und müssen nichts erraten. Das Function Sheet ist deshalb nicht dein interner Plan, sondern die Fassung für die Menschen, die liefern.

Es unterscheidet sich vom Regieplan durch den Blickwinkel. Der Regieplan beschreibt den Tag für alle Beteiligten, das Function Sheet beantwortet die Fragen von Location und Caterer: Wie viele Gedecke, wann wird serviert, was bekommt wer, wo steht was. Wenn du beides führst, nimmst du die Zeiten aus demselben Ablauf und streichst im Function Sheet alles, was Küche und Service nichts angeht.

• Kopfdaten: Datum, Ort, Paar, Ansprechpersonen mit Handynummer am Tag.
• Zeitablauf: Empfang, Essen, Reden, Torte, Party, Ende.
• Gäste und Menüs: Zahl der Gedecke, Menüwahl, Kinder, Dienstleisteressen.
• Allergien: wer, was, an welchem Tisch.
• Aufbau und Technik: Tische, Bühne, Strom, Mikrofon, Anlieferung.
• Änderungsstand: Datum der Fassung, wer hat freigegeben.

Kopfdaten und Ansprechpersonen: wer am Tag erreichbar ist

Oben auf die erste Seite gehören Datum, Name des Paares, Location mit Adresse und für jede Seite eine Ansprechperson, die am Hochzeitstag wirklich ans Telefon geht.

Das klingt banal, ist aber der Abschnitt, der am Tag selbst am häufigsten gebraucht wird. Die Küche will wissen, wen sie anruft, wenn die Torte zu spät kommt. Die Location braucht eine Nummer, wenn die Trauung länger dauert. Trage deshalb nicht nur dich ein, sondern pro Bereich eine Person: Location, Caterer, Technik, Musik, Fotografie. Wenn du selbst am Tag nicht an jeder Stelle bist, steht dort auch, wer aus dem Kreis von Familie und Freunden bestimmte Aufgaben übernimmt.

Ergänze Lieferwege und Zugang: Wo darf die Floristik, wo der Caterer anliefern, wann ist die Location für den Aufbau offen? Das gehört in die Kopfdaten und nicht in den Fließtext weiter hinten, weil alle es zuerst nachschlagen.

Zeitablauf: Empfang, Essen, Reden, Party

Im Zeitablauf stehen nur die Zeitpunkte, an denen Küche, Service oder Technik etwas tun müssen, mit Uhrzeit und einem Satz dazu.

Bei einer Hochzeit in Deutschland sind das meist Sektempfang, gegebenenfalls Kaffee und Kuchen, Einzug zum Abendessen, die Folge der Gänge oder das Buffet, Reden zwischen den Gängen, Anschneiden der Hochzeitstorte, Eröffnungstanz, Party und ein Mitternachtssnack. Nicht jeder Teil kommt in jeder Hochzeit vor, also schreib nur hinein, was geplant ist. Zu jeder Zeile gehört, wer etwas tun muss: „18:30 Uhr, Einzug, Service schenkt Aperitif nach“ ist besser als „18:30 Uhr, Einzug“.

Plane Puffer ein und schreib sie auch auf. Eine Rede, die zehn Minuten länger dauert, verschiebt das Essen. Der Caterer will deshalb wissen, ob der Hauptgang an eine feste Uhrzeit gebunden ist oder auf ein Zeichen von dir ausgegeben wird. Dieses Zeichen und die Person, die es gibt, gehören ins Function Sheet.

Den Zeitablauf musst du nicht zweimal pflegen. Im Hochzeitsprojekt hältst du den Ablauf des Tages mit Uhrzeiten, Programmpunkten und der Frage, wer was übernimmt. Für Freunde und Familie, die am Hochzeitstag helfen, lassen sich dort Einsatzpläne anlegen. Für das Function Sheet übernimmst du aus diesem Ablauf nur die Zeilen, die für Küche, Service und Technik gelten.

Gäste, Menüs, Allergien, Kinder und Dienstleisteressen

Der Abschnitt zu Gästen und Menüs nennt die verbindliche Zahl der Gedecke, die Menüwahl pro Person oder Tisch, alle Allergien und Ernährungswünsche sowie die Mahlzeiten für Kinder und Dienstleister.

Die Zahl der Gedecke ist das, woran der Caterer abrechnet und einkauft. Schreib deshalb genau, was gilt: Tagesgäste, Abendgäste, Kinder, Dienstleister. Abendgäste kommen oft erst zur Party und essen nur den Mitternachtssnack. Ohne diese Trennung kalkuliert die Küche mit der falschen Zahl.

Bei der Menüwahl hilft es, wenn die Antworten schon geordnet vorliegen. Die Gäste melden Anwesenheit, Menüwahl und Allergien auf der Hochzeitswebsite des Paares zurück, ohne Konto, und jede Antwort landet in der Gästeliste, die das Paar und du einsehen. Das Hochzeitsprojekt führt dazu eine Catering-Liste: nach Tisch oder nach Programmpunkt, mit gewähltem Menü, Ernährungswünschen, Allergien und dem Platz jedes Gastes. Du druckst sie aus oder exportierst sie als CSV-Datei, auch für eine Hochzeit, die du als Wedding Planner betreust. Die fertige Liste hängst du dem Function Sheet an, statt sie abzutippen.

Kinder und Dienstleister brauchen eigene Zeilen. Kinder bekommen oft einen Kinderteller oder kleinere Portionen, manchmal früher, als der Rest isst. Fotografie, DJ und Videografie essen häufig mit, aber nicht immer am Tisch und nicht zur selben Zeit. Frag im Vertrag oder beim Caterer nach, was für Dienstleister vorgesehen ist, und trag es mit Zahl und Zeitpunkt ein.

Aufbau, Tische und Technik

Der Abschnitt Aufbau sagt, wie die Räume gestellt werden, wer wann was liefert und was die Technik an Strom, Mikrofon und Platz braucht.

Hier steht die Tischform (runde Tische, Tafel, U-Form), die Zahl der Tische mit Nummern und der Sitzplan. Im Hochzeitsprojekt legst du den Sitzplan visuell an: Tische, den Platz jedes Gastes und Regeln wie „immer zusammen“ und „nie zusammen“; das Platzieren der Gäste kann das Projekt automatisch übernehmen. Gedruckt wird er maßstabsgetreu, in A4 oder Letter. Diesen Ausdruck legst du dem Function Sheet bei, damit Service und Location denselben Stand haben wie das Paar.

Dazu kommen alle Dinge, die nicht auf dem Tisch stehen: Bühne oder Tanzfläche, Platz für Band oder DJ, Steckdosen und Stromkreise, Mikrofon für die Reden, Beamer für eine Diashow, Platz für Torte und Geschenketisch. Schreib auf, wer was mitbringt und wer es aufbaut. Frag die Location nach Regeln zu Musik und Ruhezeiten und trag die Uhrzeit ein, die dir die Location nennt.

Getränke sind ein eigener Punkt. Gibt es eine Getränkepauschale, wird Wein mitgebracht und ein Korkgeld berechnet oder bringt jemand eigene Getränke? Das entscheidet, was Service und Bar am Abend tun, und es gehört mit Preisen und Zeitraum in die Absprache, nicht ins Function Sheet. Im Dokument steht nur, wer was ausschenkt und ab wann.

Änderungsstand und Freigabe: damit nur eine Fassung gilt

Jede Seite des Function Sheets trägt Datum und Versionsnummer, und am Ende steht, wer die Fassung freigegeben hat.

Das Hauptproblem ist nicht ein fehlender Abschnitt, sondern eine alte Fassung, die noch in der Küche liegt. Schreib deshalb oben „Stand: (Datum), Version 3“ und schick bei jeder Änderung die neue Datei mit einem Satz dazu, was sich geändert hat. Bitte Location und Caterer, den Empfang kurz zu bestätigen. Die Bestätigung kann eine E-Mail-Antwort sein; wichtig ist, dass du später nachlesen kannst, wer welchen Stand kannte.

Als Richtwert gilt: Die erste vollständige Fassung geht einige Wochen vor der Hochzeit an Location und Caterer, die verbindliche Gästezahl und die Allergien folgen zum Termin aus dem Vertrag, und in der letzten Woche ändert sich nur noch, was sich nicht vermeiden lässt. Die genauen Fristen stehen in den Verträgen mit Location und Caterer; halte dich an diese und nicht an unseren Richtwert.

Bis zur Hochzeit ist das Function Sheet ein lebendiges Dokument, danach ein Nachweis. Hat der Caterer etwas anders gemacht, als es im freigegebenen Stand steht, hast du eine belastbare Grundlage für das Gespräch.

Was aus dem Hochzeitsprojekt kommt und was in deinem Dokument bleibt

MyWedding Pro hat keine Vorlage für ein Function Sheet; das Dokument schreibst du in deinem eigenen Textwerkzeug, und aus dem Hochzeitsprojekt holst du die Daten, die dort ohnehin liegen.

Das sind die Catering-Liste mit Menüs, Ernährungswünschen, Allergien und Plätzen, der Sitzplan als Ausdruck und der Ablauf des Tages mit Programmpunkten. Was du dazuschreibst, sind Ansprechpersonen, Pufferzeiten, Absprachen zu Technik und Getränken sowie der Änderungsstand. Das Projekt versendet nichts an Gäste, Location oder Caterer: Du schickst das Function Sheet mit den Anlagen selbst.

Was im Projekt steht, sieht auch das Paar. Interne Notizen und deine Marge lassen sich dort nicht eintragen, sie bleiben in deinen eigenen Unterlagen. Wann du welchen Schritt der Planung angehst, steht im Projektplan in Phasen. Welche Fragen du dem Paar im Erstgespräch stellst, damit Gästezahl und Ablauf von Anfang an stimmen, findest du im Fragebogen fürs Erstgespräch, und einen Überblick über die Funktionen gibt Software für Hochzeitsplaner.

Zum Ausprobieren: Du kannst dich ohne Karte registrieren und ein Beispielhochzeitsprojekt ansehen (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Hochzeitsprojekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten; währenddessen wird nichts abgebucht. Danach läuft MyWedding Pro als monatliches Abo ohne Mindestlaufzeit.