Teilplanung anbieten: so grenzt du sie von Komplettplanung und Tageskoordination ab

Die kurze Antwort: was Teilplanung ist

Teilplanung bedeutet, dass du als Wedding Planner einen vorab festgelegten Teil der Hochzeitsplanung übernimmst und das Paar den Rest selbst erledigt.

Die Komplettplanung begleitet ein Paar vom Anfang der Planung bis zum Hochzeitstag, und du trägst die Verantwortung für das Gesamtbild. Die Koordination am Hochzeitstag beginnt erst kurz vor dem Fest: Das Paar hat die Hochzeit geplant, du übernimmst den Tag und die Abstimmung mit den Dienstleistern. Die Teilplanung liegt dazwischen. Du suchst dir aus, welche Bausteine du abdeckst, etwa Location und Dienstleister oder Ablauf und Gäste, und das Paar weiß genau, was bei ihm bleibt.

Der Begriff ist in der Branche nicht genormt. Manche Planerinnen nennen dasselbe „Teilplanung“, andere „Planung nach Wahl“ oder „Beratung und Planung“. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass du in deiner Leistungsbeschreibung jede Aufgabe einer Seite zuordnest.

Komplettplanung, Teilplanung und Koordination im Vergleich

Die drei Formate unterscheiden sich vor allem darin, wer wann einsteigt und wer am Ende die Verantwortung für den Gesamtablauf trägt.

Die Tabelle am Ende der Seite zeigt die einzelnen Leistungen. Die Werte lauten „übernimmt die Planerin“, „übernimmt das Paar“ oder „nach Absprache“. „Nach Absprache“ steht überall dort, wo die Teilplanung je nach Paar anders aussieht: Das ist kein Mangel, sondern der Kern des Formats. Aus dieser Spalte entsteht deine Leistungsbeschreibung, denn jede Zeile mit „nach Absprache“ musst du pro Paar entscheiden und aufschreiben.

Lies die Spalte der Teilplanung von oben nach unten und frag dich bei jeder Zeile, ob du sie dir als eigenen Baustein vorstellen kannst. Wenn zwei Zeilen immer zusammen gebucht werden, gehören sie wahrscheinlich in denselben Baustein. Wenn eine Zeile bei jedem zweiten Paar anders beantwortet wird, ist sie ein Kandidat für eine Zusatzleistung.

Typische Bausteine einer Teilplanung

Ein Baustein ist eine zusammenhängende Gruppe von Aufgaben, die du übernimmst und die am Ende ein sichtbares Ergebnis hat.

Drei Bausteine kommen in der Praxis häufig vor, und sie lassen sich kombinieren:

• Location und Dienstleister: Du schlägst Locations und Dienstleister vor, holst Rückmeldungen ein und begleitest die Entscheidung. Das Ergebnis: Location, Catering, Fotografie und Musik sind gebucht.
• Ablauf und Tag: Du entwirfst den Ablauf des Hochzeitstags, stimmst ihn mit den Dienstleistern ab und koordinierst am Tag selbst. Das Ergebnis: Ablauf steht und ist verteilt.
• Gäste und Sitzplan: Du betreust Gästeliste, Rückmeldungen, Menüwahl und Sitzplan. Das Ergebnis: Zahlen sind bestätigt, Sitzplan ist fertig.

Kombinierst du „Ablauf und Tag“ mit „Gäste und Sitzplan“, ähnelt das Paket einer späten Komplettplanung. Kombinierst du nur „Ablauf und Tag“, bist du bei der Koordination am Hochzeitstag. Die Übergänge sind fließend, und genau deshalb lohnt es sich, die Bausteine einzeln zu benennen: Das Paar sieht, was es bekommt, und du siehst, wann du das Format wechselst.

Halte Bausteine klein genug, dass ein Paar zwei davon wählen kann, und groß genug, dass jeder ein Ergebnis hat. „Ein bisschen Beratung zur Location“ ist kein Baustein, „Location-Vorauswahl mit Besichtigungsbegleitung und Entscheidungshilfe“ schon.

Einstieg und Übergabepunkte festlegen

Bei der Teilplanung legst du vor dem Start fest, ab welchem Punkt du einsteigst und an welchen Punkten Aufgaben zwischen dir und dem Paar wechseln.

Ein Paar, das mit einem Teilpaket kommt, hat oft schon einiges erledigt: ein Datum, eine Location, vielleicht eine Gästeliste. Frag im Erstgespräch genau danach, zum Beispiel mit dem Fragebogen fürs Erstgespräch. Die Antworten zeigen dir, in welcher Phase du einsteigst. Wenn du deine Planung in Phasen denkst, hilft dir der Projektplan in acht Phasen, den Einstieg zu benennen: „Wir steigen in Phase vier ein.“

Ein Übergabepunkt ist ein Ergebnis, bei dem eine Seite fertig ist und die andere übernimmt. Beispiele: Das Paar liefert die abgestimmte Gästeliste, du übernimmst die Menüabfrage. Du lieferst den Ablaufentwurf, das Paar prüft ihn und gibt ihn frei. Schreib jeden Übergabepunkt als Satz mit einem Ergebnis auf, nicht als Tätigkeit. „Das Paar schickt die Gästeliste“ lässt sich abhaken, „das Paar kümmert sich um die Gäste“ nicht.

Der häufigste Fehler ist, dass die Übergabe in verstreuten Listen stattfindet: eine Tabelle von dir, eine Notiz des Paares, eine Chatgruppe. Dann weiß am Ende niemand, welcher Stand gilt. Ein gemeinsames Projekt, in das beide schreiben, vermeidet das. Wie du mehrere Paare mit demselben Aufbau nebeneinander führst, steht in mehrere Hochzeiten gleichzeitig planen.

Grenzen setzen: die Leistungsbeschreibung

Eine Teilplanung wird nicht zur Komplettplanung „zum halben Preis“, wenn du Bausteine, Einstieg, Termine, Übergabe und Zusatzleistungen schriftlich festhältst, bevor die Arbeit beginnt.

Der Aufwand läuft nicht deshalb aus dem Ruder, weil Paare unverschämt wären. Er läuft aus dem Ruder, weil eine mündliche Absprache jede Woche ein bisschen weiter ausgelegt wird. Wenn das Paar im dritten Monat fragt, ob du auch noch die Papeterie übernimmst, hilft dir ein Satz aus der Beschreibung: „Das gehört nicht zu den vereinbarten Bausteinen, ich kann es als Zusatzleistung anbieten.“

Das ist die Checkliste für eine Leistungsbeschreibung. Gehe sie für jedes Paar einmal durch:

• Bausteine: Welche Bausteine übernimmst du, und welches Ergebnis hat jeder?
• Einstieg: Ab welcher Phase steigst du ein, und was muss bis dahin stehen?
• Termine: Wie viele Gespräche und Besichtigungen sind enthalten, und wie lange dauern sie?
• Übergabe: An welchen Punkten übernimmt wer, und woran erkennt ihr, dass ein Punkt erledigt ist?
• Erreichbarkeit: Wann antwortest du auf Nachrichten, und über welchen Weg?
• Zusatzleistungen: Was liegt außerhalb der Bausteine, und wie wird es vereinbart?
• Hochzeitstag: Bist du dabei, oder endet deine Leistung davor?

Halte die Beschreibung kurz. Eine Seite, die das Paar wirklich liest, ist besser als fünf Seiten, die niemand öffnet.

Wie MyWedding Pro dabei hilft

In MyWedding Pro legst du für jedes Paar ein eigenes Projekt an, das mit deinen Vorlagen für Aufgaben und Budgetposten startet.

Du gibst die Vornamen des Paares ein. Das neue Projekt übernimmt deine Aufgaben, deren Fristen sich nach dem Hochzeitsdatum richten, und deine Budgetposten. Welche Bausteine bei diesem Paar zu deiner Teilplanung gehören, entscheidest du in deiner Leistungsbeschreibung und im Gespräch mit dem Paar, nicht im Programm.

Das Paar lädst du über die Karte seiner Hochzeit ein. Im Projekt sieht es alles, was zu seiner Hochzeit gehört: Gäste und Rückmeldungen, Budget, Sitzplan, Ablauf und Dienstleister. Es kann alles ergänzen. Das ist für die Übergabe praktisch, weil beide am selben Stand arbeiten. Es hat aber auch eine Folge: Es gibt im Projekt keinen Bereich, den das Paar nicht sieht, und deine internen Notizen oder Margen lassen sich dort nicht festhalten. Andere Hochzeiten, deine Vorlagen und dein Abo sieht das Paar nicht.

Der Ablauf des Hochzeitstags ist keine Vorlage von dir. Er kommt in jedem neuen Projekt fertig zum Anpassen. Wenn du „Ablauf und Tag“ als Baustein anbietest, ist das dein Ausgangspunkt, ähnlich wie beim Regieplan. Eine Übersicht darüber, was ein Werkzeug für Wedding Planner können sollte, findest du unter Software für Wedding Planner.

Zum Ausprobieren registrierst du dich ohne Karte und siehst dir ein Beispielhochzeitsprojekt an (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Projekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten. Währenddessen wird nichts abgebucht.