Ultima settimana prima del matrimonio: cosa fare giorno per giorno

La risposta breve: confermare, consegnare, delegare

Nell'ultima settimana le cose da fare sono tre: confermare per iscritto con ogni fornitore, consegnare ciò che si stampa e si porta, e delegare tutto il resto a persone precise.

Se hai già letto la pagina su cosa fare un mese prima, qui non ricominciamo: partiamo da una lista invitati chiusa e da un numero già dato al ristorante, e guardiamo solo i sette giorni che restano. Il filo è semplice. All'inizio della settimana si parla con i fornitori, a metà si stampa, verso la fine si danno gli incarichi, e l'ultimo giorno si fa pochissimo.

Una regola aiuta più di tutte: ogni cosa ha un nome accanto. Una voce senza il nome di chi la fa, la sera prima, la fai tu. In fondo alla pagina c'è la tabella completa, con una colonna per chi se ne occupa e una per spuntare.

Sette, sei e cinque giorni prima: conferme e numeri finali

Dal settimo al quinto giorno si telefona o si scrive a ogni fornitore per avere una conferma scritta di data, ora e luogo, e si controlla con il ristorante il numero finale.

Il numero degli invitati di solito è già stato comunicato, perché il contratto lo chiede con un certo anticipo. Ora serve solo verificare che sia ancora giusto: se all'ultimo momento qualcuno ha dato forfait o si è aggiunto, il ristorante va avvisato subito, non la sera prima. Guarda la tua lista: chi è segnato come presente, chi ha esigenze alimentari, chi arriva da lontano. L'app non scrive agli invitati, quindi se qualcuno non ha ancora risposto lo chiami tu, oppure lo chiede un testimone.

A ogni fornitore chiedi la stessa cosa: a che ora arriva, dove si ferma, chi è la persona da chiamare il giorno stesso. Scrivi le risposte in un unico posto. Nel programma della giornata dell'app trovi gli orari, le tappe e chi fa cosa; se vuoi costruirlo con calma, c'è la guida al programma del matrimonio.

• Fotografo, musica, fiori, auto: conferma scritta con ora di arrivo e luogo.
• Ristorante o location: numero finale, orario dell'aperitivo, eventuali menu speciali.
• Saldi: rileggi il contratto di ciascuno e segna cosa si paga prima, cosa il giorno stesso e chi lo porta.

Quattro e tre giorni prima: tableau, segnaposto e programma stampati

A quattro o tre giorni dal matrimonio si stampa tutto ciò che si porta in sala: il tableau, i segnaposto, i numeri dei tavoli e il programma.

È il momento giusto perché la disposizione dei tavoli, ormai, non dovrebbe più cambiare. Se manca una conferma, resta un posto in sospeso, ma il resto è fermo. Nell'app si stampano i segnaposto, i numeri dei tavoli, il programma e la checklist delle cose da fare. La piantina della sala si stampa in scala, in A4 o in Letter, e puoi aggiungere l'elenco alfabetico degli invitati con il loro tavolo e una scheda per ogni tavolo: utile per chi fa l'accoglienza.

Su come impostare la disposizione trovi le guide al tableau e al tavolo degli sposi. Se il tableau lo fa un grafico o un tipografo, questo è l'ultimo giorno utile per ritirarlo con calma: chiedi quando è pronto e chi va a prenderlo.

• Tableau: ritirato o stampato, controllato nome per nome.
• Segnaposto e numeri dei tavoli: in una scatola, con una copia in più della lista.
• Programma della giornata: una copia per i testimoni, una per chi ti aiuta, una per ciascun fornitore che ne ha bisogno.
• Piantina della sala: stampata per chi allestisce.

Due giorni prima: incarichi a testimoni e amici, e la borsa del giorno

Due giorni prima si danno gli incarichi a testimoni, famiglia e amici, ciascuno con un orario e un luogo, e si prepara la borsa di ciò che serve il giorno del sì.

Delegare funziona se l'incarico sta in una frase: «alle 14:30 porta i segnaposto in sala e consegnali a chi fa l'allestimento». «Pensaci tu» non funziona, perché nessuno sa di cosa. Nell'app ci sono le schede di missione per i parenti e gli amici che ti aiutano il giorno del sì: ognuno sa cosa deve fare e a che ora, e tu non lo ripeti a voce dieci volte. Scegli poche persone, non venti, e a ciascuna dai al massimo due cose.

• Testimoni: le fedi, il programma, il numero da chiamare in caso di imprevisto, che non sia il tuo.
• Famiglia: accoglienza dei parenti, trasporti di chi non guida, i bambini.
• Amici: un oggetto da portare o un luogo da raggiungere, con l'ora.
• Un referente per i fornitori: una sola persona a cui rispondono quando arrivano.

La borsa si prepara in una volta sola, una per ciascuno, con tutto quello che serve dal mattino alla sera: documenti, fedi, ciò che indossi, il caricabatterie del telefono, un cambio, qualcosa da mangiare. Un elenco scritto evita di tenere tutto a mente.

Il giorno prima: poco, e poi dormire

Il giorno prima si fa poco: si controlla la borsa, si affidano le fedi e i documenti a una persona e si smette di organizzare.

Se ti viene in mente una cosa nuova, scrivila su un foglio e passala a un testimone, che ci pensa lui. Non è il giorno per telefonare a tutti: ogni fornitore è già stato confermato per iscritto. Ritira ciò che manca, fai portare in sala quello che va portato, e lascia il resto. La sera, prova a cenare presto e con calma, e a mettere la sveglia con un margine, con un piano B per i trasporti.

• Fedi e documenti in una busta, affidata a una persona precisa.
• Programma stampato consegnato a testimoni e a chi ti aiuta.
• Sveglia, colazione e trasporti decisi.
• Il telefono a un'altra persona, o almeno in mano a qualcuno che risponde per te.

Cosa non fare più nell'ultima settimana

Nell'ultima settimana non si inizia nulla di nuovo: niente fornitori da cambiare, niente decorazioni da aggiungere, niente tableau da rifare per un solo nome.

Il tavolo dei dolci a tema, la playlist in tre versioni, il biglietto per ciascun invitato: sono idee belle e a sette giorni diventano peso. Chiediti se una cosa si chiude in un pomeriggio e se qualcuno può farla al posto tuo. Se la risposta a una delle due è no, la lasci fuori. Lo stesso vale per i cambiamenti all'ultimo momento sulla disposizione dei tavoli: sposta una persona solo se un vincolo lo richiede davvero, per esempio due invitati che non possono sedere vicini.

• Niente cambi di fornitore, anche se un amico ne consiglia uno migliore.
• Niente incarichi senza nome: o li assegni, o li togli dalla lista.
• Niente lavoro la sera prima: se è ancora da fare, passa a un testimone.