Briefing matrimonio: una riunione, una scheda per ogni referente

Cos'è il briefing e cosa deve uscirne

Il briefing con i fornitori è l'ultima riunione di allineamento prima del matrimonio, e deve far uscire tre cose: lo stesso programma in mano a tutti, un documento su misura per ciascuno e un referente per ogni fornitore il giorno stesso. Se manca una delle tre, il giorno del matrimonio ti ritrovi a fare le telefonate che il briefing doveva evitare.

Non è il primo incontro con gli sposi e non è una riunione di lavoro aziendale: è un incontro con chi eseguirà il lavoro sul campo. Per questo funziona meglio breve e preparato. Arrivi con una scheda per ogni fornitore, la leggi insieme a lui, correggi sul momento quello che non torna e lasci la riunione con le risposte scritte.

Il briefing non sostituisce il timing dettagliato della giornata: lo presuppone. Se il timing non è ancora chiuso, il briefing diventa una discussione aperta e ognuno riparte con un'idea diversa. Come si costruisce quel documento lo trovi in il timing per i fornitori.

La scheda di briefing: una riga per fornitore

La scheda ha cinque colonne: fornitore, cosa deve sapere, documento da consegnare, referente il giorno del matrimonio e punti da confermare. Ogni riga la compili prima della riunione con quello che sai, e quello che non sai lo lasci scritto come «da confermare», così in sala diventa la domanda da fare.

La tabella «Scheda di briefing per fornitore», in fondo alla pagina, copre location, catering, musica, foto e video, fiorista, trasporti e celebrante o cerimoniere. Puoi adattarla togliendo le righe che non servono o aggiungendone altre, per esempio per chi cura le luci o i bambini.

Chi invitare e quando farlo

Invita al briefing chi ha un compito che dipende dagli altri, cioè location, catering, musica, foto e video, e lascia fuori chi lavora in autonomia e ha bisogno solo del suo documento. Un fiorista che consegna e monta la mattina presto, per esempio, spesso si gestisce meglio con una telefonata e una scheda scritta.

Il momento giusto dipende dalla giornata, non da una regola: quando i fornitori principali sono confermati, il programma ha un orario certo e c'è ancora il tempo di correggere. Come riferimento di prassi, lo si fa a pochi giorni dal matrimonio, ma se la location ha vincoli di accesso o i fornitori vengono da lontano conviene anticiparlo e fare solo un controllo breve a ridosso della data.

Il formato lo scegli tu. Una riunione unica con tutti ha il vantaggio che ognuno sente le domande degli altri, e il catering capisce subito perché la musica ha bisogno di un certo accesso. Brevi incontri separati, in sopralluogo o per telefono, funzionano quando gli orari dei fornitori non coincidono: in quel caso ogni scheda parte dalla stessa versione dei fatti e le risposte tornano in un unico documento.

• Prima: invia a ciascuno la sua scheda, con le domande aperte, perché arrivi preparato.
• Durante: leggi la scheda riga per riga e scrivi le risposte nel documento, non su un foglietto.
• Subito dopo: rimanda a tutti la versione corretta, con la data in alto.

Cosa consegnare a ciascuno: timing, tavoli, elenco per il catering

A ogni fornitore consegni solo il documento che gli serve per lavorare, non il progetto intero: il timing con le sue righe, e in più, a chi li usa, la disposizione dei tavoli o l'elenco per il catering. Un documento in più confonde, uno in meno genera una telefonata il giorno stesso.

• Location. Le righe del timing su accessi, cerimonia e riordino, la piantina della sala con i tavoli e il nome del referente di sala.
• Catering. L'elenco per il catering, con menu scelti, regimi alimentari e allergie, e il timing con le righe di aperitivo, servizio e fine serata.
• Musica. Le righe di cerimonia, aperitivo, ingresso e festa, con l'orario della prova audio e il punto dove si monta.
• Foto e video. Le righe di vestizione, cerimonia, foto di gruppo e ingresso in sala, con i momenti che gli sposi non vogliono perdere.
• Fiorista. Le righe di consegna e montaggio, il punto di scarico e, se previsto, lo spostamento delle composizioni dopo la cerimonia.

La disposizione dei tavoli è il documento che più cambia fino all'ultimo, quindi si consegna con la data e si riconsegna se cambia. Per impostarla trovi un metodo in la disposizione dei tavoli. L'elenco per il catering ha le sue regole, spiegate in il tableau per il catering.

In MyWedding Pro, nel progetto di ogni matrimonio, il programma della giornata ha gli orari, i momenti principali e chi fa cosa. La lista catering è per tavolo o per momento: menu scelti, regimi, allergie e la posizione di ogni invitato, e la stampi oppure la esporti in CSV, anche per il matrimonio di una planner. La disposizione dei tavoli è visiva, con tavoli, posto di ogni invitato e regole «sempre insieme» e «mai insieme», e si stampa in scala, in A4 o in Letter.

I punti da non dimenticare: accessi, allestimenti, referenti

I punti che non devono restare impliciti al briefing sono tre: come e a che ora si accede alla location, quando inizia ciascun allestimento e chi risponde al telefono il giorno stesso per ogni fornitore. Sono le tre cose che sembrano ovvie e che nessuno ha scritto, e quelle che al mattino costano una telefonata.

Sugli accessi chiedi alla location dove si parcheggia, da dove entra chi scarica, chi apre i cancelli e a che ora, e se ci sono limiti o indicazioni da rispettare. Per quello che riguarda regole e autorizzazioni del luogo, la risposta ufficiale è quella della location o dell'ente competente: non scriverle nella scheda come se fossero tue, riportale come ti sono state date e indica da chi.

Sugli orari di allestimento fai scrivere a ogni fornitore, per iscritto, a che ora arriva e quanto gli serve secondo lui. Un montaggio che per te è breve può essere lungo per chi lo fa, e due fornitori che hanno bisogno dello stesso spazio alla stessa ora si scoprono solo mettendo gli arrivi uno accanto all'altro.

Sui referenti scrivi un solo nome e un solo numero per fornitore, quello di chi sarà davvero sul posto, che non sempre è il titolare con cui hai parlato per mesi. Metti lo stesso elenco in mano a tutti, perché il catering possa chiamare il tecnico delle luci senza passare da te.

Dopo il briefing: una sola versione aggiornata

Dopo il briefing esiste una sola versione di riferimento, con la data in alto, e ogni modifica passa da te e dà origine a una nuova versione. Se un fornitore cambia qualcosa a voce, lo riporti nel documento e rimandi la versione solo a chi è toccato dal cambiamento, con una frase che dice cosa è cambiato.

Il giorno stesso della riunione manda a tutti il riepilogo: le decisioni prese, le domande ancora aperte e chi doveva rispondere entro quando. Così ciò che nasce in sala non si perde: spesso la riunione serve proprio a far emergere le cose che prima nessuno aveva detto.

Se segui più matrimoni nella stessa stagione, tenere le schede con le stesse colonne ti evita di reinventare il metodo ogni volta. Come si organizza il lavoro su più matrimoni lo trovi in gestire più matrimoni contemporaneamente.

Coinvolgere gli sposi senza appesantirli

Agli sposi basta mandare un riepilogo breve dopo il briefing: le decisioni prese, le poche cose che richiedono una loro risposta e a chi rivolgersi se hanno dubbi. Non hanno bisogno di rileggere le schede dei fornitori e non devono sentirsi responsabili di orari che hai già definito con chi lavora.

Chiedi loro, prima della riunione, solo ciò che non puoi decidere tu: i momenti che non vogliono perdere, le persone da avvisare in caso di imprevisto e chi, tra amici e parenti, può dare una mano il giorno stesso. In MyWedding Pro, per chi aiuta il giorno del matrimonio ci sono le schede di missione, con il compito scritto.

In MyWedding Pro inviti gli sposi dalla scheda del loro matrimonio, e loro vedono tutto il progetto del loro matrimonio (invitati e risposte, budget, disposizione dei tavoli, programma, fornitori) e possono completarlo. Nel progetto, ogni fornitore ha la sua scheda con stato (contattato, preventivo ricevuto, confermato, rifiutato) e documenti allegati: un fornitore ancora «contattato» a ridosso della data va chiuso prima del briefing.

Per l'insieme degli strumenti che servono a una wedding planner, vedi il gestionale per wedding planner. La prova di MyWedding Pro dura 14 giorni, e la carta si inserisce solo quando crei il primo vero matrimonio.