Gäste nur zur Party einladen: so klappt es mit Abendgästen
Gäste erst am Abend einzuladen ist bei Hochzeiten in Deutschland üblich und gut machbar, wenn Uhrzeit und Rahmen klar auf der Einladung stehen. Entscheidend sind drei Dinge: nach welcher Frage du die Kreise trennst, wie du es schreibst und was die Abendgäste ab ihrer Ankunft erwartet. Unten findest du dazu eine Tabelle, Kreis für Kreis.
Ist es in Ordnung, Gäste nur zur Party einzuladen?
Ja, Abendgäste sind ein etablierter Weg, mehr Menschen dabeizuhaben, als beim Essen Platz oder Budget zulassen. Die meisten nehmen es gelassen, solange sie vorher wissen, ab wann sie erwartet werden und was sie vorfinden.
Verletzt fühlen sich Menschen selten, weil sie erst am Abend kommen. Sie ärgern sich, wenn die Einladung unklar ist, wenn sie zum Essen erscheinen, obwohl sie erst zur Party gedacht waren, oder wenn sie im Nachhinein merken, dass der Nachbar von nebenan zum Essen eingeladen war. Klare Kreise und eine eindeutige Einladung lösen fast alles.
Die Seite hier beantwortet das Wie: wen du einlädst, wie du es formulierst, wie der Abend aussieht und was du Caterer und Location als Zahl nennst. Was Tagesgäste und Abendgäste sind, steht kurz in der Gästeliste-Anleitung.
Wer wird Abendgast? Eine Frage pro Kreis
Teile deine Gäste in Kreise und entscheide pro Kreis, nicht pro Person: So bleibt es fair und du musst dich später nicht für Einzelfälle rechtfertigen.
Fang bei den Menschen an, ohne die du dir den Tag nicht vorstellen kannst. Sie sitzen beim Essen. Danach kommen die Kreise, bei denen du dich fragst, ob die Person dich wirklich kennt oder eher deinen Terminkalender. Für jeden Kreis hilft eine einzige Frage, zum Beispiel: „Würde ich mit dieser Person auch zu zweit essen gehen?“ Oder bei Kollegen: „Wäre ich enttäuscht, wenn sie nicht beim Essen säße, oder freue ich mich einfach, wenn sie später dazukommt?“
Die Tabelle unten ist ein Richtwert aus der Praxis, keine Statistik und keine Regel. Bei dir können Kollegen enge Freunde sein oder Vereinsfreunde die zweite Familie. Entscheidend ist, dass du die Frage pro Kreis beantwortest und dann konsequent bleibst.
- Beim Essen: Menschen, die den Tag mittragen, enge Familie, enge Freunde, oft auch Trauzeugen und ihre Begleitung.
- Zum Standesamt oder zur Trauung: meist ein kleinerer Kreis als beim Essen. Das Standesamt findet oft in kleinerer Runde statt, frag beim Standesamt nach, wie viele Plätze der Trauraum hat.
- Erst am Abend: Kollegen, Nachbarn, Vereinsfreunde, Freunde der Eltern, Bekannte, die du gern dabeihättest, aber nicht beim Essen am Tisch.
Die Einladung: zwei Versionen und eine klare Uhrzeit
Die sicherste Lösung sind zwei Versionen der Einladung: eine für Tagesgäste mit dem ganzen Programm und eine für Abendgäste, auf der nur der Abend steht.
Wenn du keine zweite Karte drucken lassen möchtest, reicht auch eine Zusatzkarte, die bei Tagesgästen fehlt, oder bei Abendgästen eine Einladung, auf der das Programm vor dem Abend gar nicht erscheint. Wichtig ist, dass die Uhrzeit in einer eigenen Zeile steht und nicht im Fließtext versteckt ist. Die Zeit sollte das Erste sein, was ein Abendgast sieht.
Drei Formulierungen als Anregung, die du in deine eigenen Worte übersetzen kannst:
- „Wir feiern am 12. Juni und möchten den Abend gern mit dir verbringen. Die Party beginnt um 20 Uhr, Torte und Tanz warten auf dich.“
- „Du bist herzlich zu unserer Feier am Abend eingeladen. Ab 20 Uhr gibt es Musik, Torte und einen Snack zum Schluss.“
- „Nach dem Essen im kleinen Kreis feiern wir mit allen, die uns wichtig sind. Komm ab 20 Uhr dazu, wir freuen uns auf dich.“
Die App druckt keine Einladungen. Die Texte schreibst du selbst und lässt sie bei deiner Druckerei drucken. Wie du Antworten sammelst, steht im Leitfaden zur Rückmeldung.
Der Abend: wann Abendgäste kommen und was sie erwartet
Abendgäste kommen am besten dann, wenn das Essen vorbei ist und die Feier in Fahrt kommt, in vielen Fällen etwas vor dem Eröffnungstanz.
Als Richtwert: Plane für die Ankunft ein Zeitfenster von etwa einer halben bis einer Stunde ein, damit nicht alle gleichzeitig an der Tür stehen. Wann genau das ist, hängt von deinem Ablauf ab. Schau dazu in den Ablaufplan und leg den Beginn für den Abend so, dass Reden und Essen abgeschlossen sind.
Was Abendgäste an dem Abend erwartet, sollte nicht nach Resteverwertung wirken. Drei Dinge machen den Unterschied:
- Ein Empfang: ein Getränk in die Hand, ein kurzer Gruß von dir, ein Platz zum Ankommen.
- Ein Programmpunkt, der ihnen gehört: der Anschnitt der Hochzeitstorte oder der Eröffnungstanz, wenn möglich zu dem Zeitpunkt, an dem die meisten da sind.
- Essen für später: ein Mitternachtssnack, zum Beispiel Currywurst, Gulaschsuppe oder Laugenbrezeln. Das sättigt alle, auch die, die nach dem Essen schon wieder Hunger haben.
Sag Abendgästen außerdem, was sie zum Dresscode wissen müssen, ob es Parkplätze gibt und wie sie nach Hause kommen. Besonders bei abgelegenen Locations entscheidet das darüber, ob sie bis zum Ende bleiben.
Zählen: zwei Zahlen fürs Catering, ein Sitzplan nur fürs Essen
Für Caterer und Location brauchst du zwei Zahlen: die Zahl der Gäste beim Essen und die Zahl der Gäste am Abend.
Die Gäste beim Essen bestimmen Gedecke, Menüwahl, Unverträglichkeiten und die Größe der Tafel. Die Zahl am Abend bestimmt vor allem Getränke, Mitternachtssnack, Garderobe und Platz auf der Tanzfläche. Frag beim Caterer nach, wie er Abendgäste abrechnet, denn viele Caterer und Locations haben dafür eigene Pauschalen oder Konditionen.
Der Sitzplan ist nur für das Essen nötig. Für den Abend reichen meist Stehtische und freie Sitzgruppen, an denen sich später alle setzen können, die nach dem Tanzen eine Pause brauchen. Plane lieber ein paar Plätze zu viel für später ein als gar keine.
Heikle Fälle: Begleitung, Kinder und die Frage „Warum nicht zum Essen?“
Heikel wird es selten bei der Liste, sondern bei den Ausnahmen, deshalb lohnt es sich, vorher eine Haltung zu haben.
Begleitung. Entscheide, ob die Begleitung eines Abendgastes mit eingeladen ist, und schreib es auf die Einladung, zum Beispiel mit dem Namen. Wenn du bei den Tagesgästen eine Begleitung erlaubst, wirkt es seltsam, sie bei den Abendgästen zu streichen. Bleib in beiden Fällen bei derselben Linie.
Kinder. Für Kinder ist der Abend oft zu spät. Sag in der Einladung ausdrücklich, ob Kinder willkommen sind und bis wann es eine Betreuung oder einen ruhigen Bereich gibt. Wenn Kinder beim Essen dabei sind, gilt dasselbe für die Abendgäste mit Kindern.
„Warum nicht zum Essen?“ Wenn jemand fragt, sag ehrlich und freundlich, dass das Essen im kleinen Kreis stattfindet und du dich freust, wenn die Person am Abend dabei ist. Eine ausführliche Begründung brauchst du nicht, und eine Ausrede wie „es war leider kein Platz“ hält selten, wenn die Person später das Gegenteil sieht. Wenn die Kreise wirklich knapp sind, hilft dir der Leitfaden zum Thema Gästeliste.
In der App: jeder Gast nur zu bestimmten Programmpunkten
In MyWedding Planner legst du pro Gast fest, zu welchen Programmpunkten er eingeladen ist, etwa Trauung, Sektempfang, Abendessen oder Party.
So kannst du die Abendgäste in derselben Gästeliste führen wie alle anderen, statt eine zweite Tabelle zu pflegen. Die Gäste lassen sich in Gruppen anlegen, mit Kategorien wie Familie oder Freunde und mit einer Altersangabe (Erwachsene, Kinder).
Für das Essen gibt es einen eigenen Bereich mit Menüs, Menüwahl pro Gast sowie Ernährungswünschen und Allergien. Die Catering-Ansicht und der CSV-Export pro Gast oder pro Tisch geben dir die Daten, die dein Caterer braucht.
Die App verschickt keine E-Mails, SMS oder Nachrichten an Gäste. Einladungen, Erinnerungen und Nachfragen schickst du selbst.
Tagesgast oder Abendgast: Kreis für Kreis
| Kreis | Standesamt und Trauung | Essen | Party am Abend | Frage, die entscheidet |
|---|---|---|---|---|
| Enge Familie | Ja | Ja | Ja | Wäre der Tag ohne diese Person vorstellbar? |
| Weitere Familie | Je nach Platz | Meist ja | Ja | Sehe ich die Person mehrmals im Jahr? |
| Enge Freunde | Ja, wenn der Raum es zulässt | Ja | Ja | Würde ich sie auch zu zweit einladen? |
| Seltener gesehene Freunde | Eher nein | Je nach Budget | Ja | Haben wir uns in den letzten zwei Jahren getroffen? |
| Kollegen | Eher nein | Nur die engsten | Ja | Sehe ich die Person auch privat? |
| Nachbarn | Nein | Eher nein | Ja | Würde es mir fehlen, wenn sie nicht dabei sind? |
| Vereinsfreunde | Nein | Eher nein | Ja | Gehören sie zu meinem Leben außerhalb des Vereins? |
| Freunde der Eltern | Nein | Nach Absprache mit den Eltern | Ja | Wer wünscht sich diese Person dabei, wir oder die Eltern? |
Richtwerte aus der Praxis, keine Statistik. Pass sie an deine Familie und deinen Freundeskreis an.
Häufige Fragen
Wann sollten Abendgäste kommen?
Am besten dann, wenn Essen und Reden vorbei sind und die Feier beginnt, bei vielen Hochzeiten gegen 20 Uhr. Wähle einen Zeitpunkt, der zu deinem Ablaufplan passt, und nenne ihn auf der Einladung als feste Uhrzeit.
Wie viele Abendgäste sind sinnvoll?
Es gibt keine feste Zahl. Wichtig ist, dass die Location mit allen Gästen am Abend noch gut funktioniert, also Platz zum Tanzen, Sitzgelegenheiten und genug Getränke. Frag bei der Location nach, wie viele Personen am Abend zulässig sind.
Müssen Abendgäste ein Geschenk mitbringen?
Das entscheidest du. Wenn du keine Geschenke möchtest, kannst du es in einem Satz auf der Einladung sagen. Abendgäste sind bei dieser Frage nicht anders gestellt als Tagesgäste.
Dürfen Abendgäste eine Begleitung mitbringen?
Nur wenn du es auf der Einladung schreibst. Nenne am besten die Person mit Namen, dann gibt es keine Rückfragen. Wichtig ist, dass für Tagesgäste und Abendgäste dieselbe Regel gilt.
Was tun, wenn Abendgäste schon zum Essen erscheinen?
Sprich es freundlich an, sobald du es merkst, und biete einen Platz an der Bar oder im Foyer an, bis der Abend beginnt. Mit einer eigenen Uhrzeit in einer extra Zeile auf der Einladung kommt das seltener vor.
Wie viele Zahlen brauche ich für den Caterer?
Zwei: die Zahl der Gäste beim Essen und die Zahl der Gäste am Abend. Ob und wie der Caterer Abendgäste berechnet, klärst du im Angebot. Die Rückmeldungen helfen dir, beide Zahlen früh zu kennen.