Menüwahl und Allergien der Gäste abfragen: einmal fragen, pro Person
Frag Menüwahl, Ernährungsweise und Allergien am besten genau einmal, nämlich zusammen mit der Rückmeldung und für jede Person einzeln. So hast du die Antwort am Namen und musst später nicht hinterhertelefonieren. Unten findest du eine Tabelle mit Formulierungen für Antwortkarte, Hochzeitswebsite und Nachfrage per Nachricht.
Wie fragt man Menüwahl und Allergien ab?
Stell die Frage in derselben Antwort, in der die Gäste zu- oder absagen, mit festen Optionen für jedes Gericht und einem freien Feld für Allergien und Unverträglichkeiten.
Der Caterer will meist bis zu einem festen Datum wissen, wer was isst. Wenn du die Menüfrage getrennt von der Zusage stellst, verdoppelst du die Arbeit: Du jagst erst den Zusagen hinterher und danach noch einmal den Essenswünschen. Wer in einem Zug antwortet, vergisst nichts, und du bekommst beides am selben Namen.
Dazu gehört eine zweite Regel: pro Person fragen, nicht pro Einladung. Dann bleibt auch bei Paaren und Familien jede Wahl einzeln zuordenbar. Wie die Rückmeldung selbst aufgebaut ist, steht im Leitfaden zur Rückmeldung zur Hochzeit.
Vorliebe, Ernährungsweise, Allergie: drei verschiedene Fragen
Trenne diese drei Dinge schon beim Fragen, denn der Caterer behandelt sie ganz unterschiedlich.
- Vorliebe: „Ich nehme lieber den Fisch.“ Das ist die eigentliche Menüwahl, und ändern lässt sich die Wahl, solange die Frist des Caterers nicht abgelaufen ist.
- Ernährungsweise: vegetarisch, vegan, ohne Schweinefleisch. Das ist eine feste Entscheidung der Person und gehört in eine eigene Option, nicht in ein Freitextfeld.
- Allergie oder Unverträglichkeit: Nüsse, Gluten, Laktose, Schalentiere. Hier geht es um die Gesundheit der Person. Das Feld sollte frei beschreibbar sein, damit die Person selbst sagen kann, worum es geht.
Die Trennung hat einen praktischen Grund. Wer „vegetarisch“ und „Nussallergie“ im selben Feld schreibt, wird vom Küchenteam schnell überlesen. Als eigene Angaben stehen beide sauber nebeneinander.
Wann fragen: mit der Rückmeldung, nicht danach
Der beste Zeitpunkt für die Menüfrage ist die Rückmeldung selbst, weil die Gäste dann ohnehin gerade überlegen, ob und wie sie kommen.
Eine spätere Extra-Runde („Wisst ihr schon, was ihr essen wollt?“) kostet dich Wochen, denn ein Teil der Gäste antwortet nie auf eine zweite Nachricht. Frag den Caterer deshalb früh, bis wann er die Zahlen braucht, und leg die Rückmeldefrist ein gutes Stück davor. Dann bleibt dir Zeit zum Nachhaken.
Gibt es nur ein festes Menü, entfällt die Wahl. Die Frage nach Ernährungsweise und Allergien bleibt trotzdem, denn auch ein festes Menü braucht in der Küche eine Ausweichlösung. Schreib dazu auf Karte oder Website einen Satz, der sagt, was fest ist und wo Platz für Besonderheiten ist.
Wer im Menü gar keine Wahl lässt, nennt auf der Einladung trotzdem die Gänge. Das hilft Gästen mit Unverträglichkeiten, rechtzeitig zu melden, dass sie etwas Eigenes brauchen.
Formulierungen für Karte, Website und Nachricht
Je nach Weg braucht die Frage eine andere Form, die Tabelle unten zeigt sechs Varianten zum Abwandeln.
Auf der gedruckten Karte ist wenig Platz, deshalb gehören Kästchen für die Gerichte und eine Zeile für Allergien dorthin. Auf der Hochzeitswebsite lässt sich die Wahl pro Person als Auswahlfeld stellen. Die Nachfrage per Nachricht schreibst du am besten an eine einzelne Person, kurz und mit einer Frist, ohne Druck.
Die Formulierungen sind Anregungen. Passe sie an deinen Ton und an die Gänge deines Menüs an. Die Felder in Klammern setzt du selbst ein.
Pro Person statt pro Einladung: Kinder und Paare mit unterschiedlicher Wahl
Frag jede Person einzeln, auch wenn mehrere auf einer Einladung stehen, weil ein Paar selten dasselbe isst und eine Familie fast nie.
Auf einer Antwortkarte für eine Familie reicht deshalb ein Kästchen pro Gericht nicht. Gib jeder Person auf der Karte eine eigene Zeile mit Namen, oder lass die Eltern die Namen der Kinder selbst eintragen. Ohne Namen weißt du später nicht, wessen Teller welcher ist.
Kinder. Kinder essen oft nicht das Menü der Erwachsenen. Frag, ob sie die Kinderportion möchten, eine halbe Portion des Hauptgangs oder etwas ganz Eigenes, und trage das mit dem Alter ein. Ob und wie der Caterer Kinderportionen anbietet, steht im Angebot oder lässt sich erfragen.
Paare mit unterschiedlicher Wahl. Das ist normal und braucht keine Erklärung. Wichtig ist nur, dass der Name an der Wahl hängt. Das zahlt auch auf den Sitzplan ein: Wenn du später Tische planst, siehst du, wer wo sitzt, und der Caterer weiß, welches Gericht an welchen Platz gehört.
Begleitung. Hast du jemandem eine Begleitung erlaubt, bitte die Person, die Wahl der Begleitung gleich mit anzugeben. Sonst fehlt am Ende genau diese eine Zeile.
Wer nicht antwortet: selbst nachhaken, dann eine Standardwahl
Wer bis zur Frist nicht antwortet, bekommt eine kurze persönliche Nachfrage von dir, und erst danach legst du eine Standardwahl fest.
Die Nachfrage schreibst oder sprichst du selbst. Das geht per Nachricht, Anruf oder beim nächsten Treffen. Ein Satz genügt: „Wir brauchen bis (Datum) von dir die Menüwahl. Magst du uns kurz Bescheid geben?“ Nenn den Grund: Der Caterer braucht die Zahlen.
Kommt auch darauf nichts, entscheide dich für eine Standardwahl, am besten das Gericht, das die meisten vertragen. Notiere dir, dass diese Wahl nicht von der Person kam. So wirst du am Hochzeitstag nicht überrascht, wenn jemand etwas anderes möchte, und kannst rechtzeitig mit der Küche sprechen.
Ganz wichtig bei Allergien: Eine fehlende Angabe bedeutet nicht „keine Allergie“. Frag bei Gästen, die du kaum kennst, nach, ob es etwas gibt, das die Küche wissen muss. Das spart im Zweifel einen unangenehmen Moment am Tisch.
Was der Caterer von dir bekommt
Dein Caterer braucht die Gesamtzahl der Gäste, die Zahl pro Gericht und die Angaben zu Ernährungsweise und Allergien, am besten pro Tisch geordnet.
Frag den Caterer früh, in welcher Form er die Angaben haben möchte und bis wann. Manche wollen eine einfache Liste, andere eine Aufstellung pro Tisch. Wie viele Gäste am Abend dazukommen, ist eine zweite Zahl, die du getrennt nennst, mehr dazu bei den Abendgästen.
Die Basis dafür ist die Gästeliste: Wenn dort jede Person mit Namen, Zu- oder Absage und Essenswunsch steht, lässt sich daraus jede Aufstellung zusammenstellen. Besondere Fälle, etwa eine schwere Allergie, besprichst du am besten selbst und persönlich mit dem Caterer.
In MyWedding Planner: Menüwahl am Namen
Im Bereich Essen von MyWedding Planner legst du Menüs an und trägst für jeden Gast die Wahl, die Ernährungswünsche und Allergien ein.
Die Rückmeldung online läuft über die veröffentlichte Hochzeitswebsite. Gäste antworten dort pro Person oder pro Gruppe und wählen dabei ihr Essen. Die Antworten füllen die Gästeliste, die Essen-Übersicht und den Sitzplan. Die Website veröffentlichen kannst du mit dem Vollzugang; in der kostenlosen Testversion bereitest du sie vor.
Hat dir jemand per Telefon oder Nachricht geantwortet, trägst du die Antwort selbst ein. Du siehst außerdem, wer noch nicht geantwortet hat, und hakst selbst nach. Die App verschickt keine Nachrichten an Gäste.
Für den Caterer gibt es eine Catering-Ansicht und einen CSV-Export, pro Gast oder pro Tisch. Der Export ist Teil des Vollzugangs; in der Testversion wird er abgelehnt.
Die Menüfrage je nach Weg
| Weg | Formulierung | Hinweis |
|---|---|---|
| Gedruckte Antwortkarte | Wir kommen mit (Namen). Bitte kreuzt für jede Person an: Fleisch, Fisch, vegetarisch oder vegan. Allergien und Unverträglichkeiten: (Zeile zum Ausfüllen). | Eine Zeile pro Person mit Namen, nicht ein Kästchen pro Einladung. Antwortfrist deutlich vor dem Termin des Caterers. |
| Hochzeitswebsite | Wer von euch ist dabei? Wählt für jede Person ein Gericht und tragt Allergien oder Unverträglichkeiten ein, falls es welche gibt. | Auswahl pro Person als feste Optionen, das Allergiefeld frei beschreibbar. Veröffentlichen lässt sich die Website mit dem Vollzugang. |
| Nachfrage per Nachricht | Hallo (Vorname), wir brauchen bis (Datum) noch deine Menüwahl für die Hochzeit. Magst du uns kurz sagen, was du isst und ob es etwas gibt, das die Küche wissen muss? | Eine Person pro Nachricht, kurze Frist, mit Grund. Nur du fragst nach, die App schickt nichts. |
| Kinderteller | Für Kinder bieten wir (Kinderportion oder halbe Portion) an. Bitte nenne uns Namen und Alter und sag, ob dein Kind etwas Bestimmtes isst. | Frag den Caterer, welche Kinderportionen er anbietet und bis zu welchem Alter. |
| Allergiefeld | Gibt es etwas, das du nicht isst oder nicht verträgst? Schreib es hier in deinen eigenen Worten auf. | Freies Feld, getrennt von der Ernährungsweise. Nie ein Versprechen, dass etwas allergenfrei ist. Das beurteilt die Küche. |
| Essen für Dienstleister | Fotografie, Musik und Technik essen mit. Bitte sag uns, welche Menüs und Besonderheiten du brauchst. | Vorab mit jedem Dienstleister klären, ob ein Essen im Vertrag steht, und die Zahl dem Caterer nennen. |
Formulierungen zum Abwandeln. Die Angaben in Klammern setzt du selbst ein.
Häufige Fragen
Soll ich die Menüwahl schon auf der Save-the-Date-Karte abfragen?
Nein, dafür ist es zu früh. Zu diesem Zeitpunkt wissen viele noch nicht, ob sie kommen. Frag die Menüwahl zusammen mit der Rückmeldung zur Einladung ab.
Wie frage ich Allergien ab, ohne Gäste zu überfordern?
Mit einer einzigen offenen Frage: „Gibt es etwas, das du nicht isst oder nicht verträgst?“ Ein freies Feld ist besser als eine lange Liste, weil Gäste so selbst benennen, was wichtig ist.
Was, wenn ein Gast erst am Hochzeitstag eine Allergie nennt?
Sprich sofort mit dem Servicepersonal oder dem Caterer, ohne eine Zusage zu machen. Ob die Küche kurzfristig etwas anbieten kann, entscheidet sie selbst. Frag deinen Caterer vorab, wie er mit solchen Fällen umgeht.
Muss ich für Kinder eine eigene Menüwahl abfragen?
Ja, am besten mit Namen und Alter. Kinder essen oft eine eigene Portion oder etwas anderes als Erwachsene. Wie der Caterer sie berechnet, klärst du im Angebot.
Wie lange vor der Hochzeit braucht der Caterer die Zahlen?
Das legt jeder Caterer selbst fest und steht meist im Vertrag oder im Angebot. Frag ihn früh danach und plane deine Rückmeldefrist deutlich davor.
Kann ich Menüwahl und Allergien auch selbst eintragen, wenn Gäste per Telefon antworten?
Ja. In MyWedding Planner trägst du eine Antwort, die du anders erhalten hast, selbst ein und siehst, wer noch nicht geantwortet hat. Nachhaken musst du selbst.