Fragen an den Caterer für die Hochzeit: Checkliste und Vergleichstabelle

Die kurze Antwort: fünf Blöcke von Fragen, alle Antworten schriftlich

Frag jeden Caterer in fünf Blöcken, nämlich nach dem Leistungsumfang, nach Menü und Probeessen, nach Allergien, nach dem Ablauf am Hochzeitstag und nach Zahlungen und Fristen, und lass dir die Antworten schriftlich bestätigen.

1. Was steckt im Angebot: Geschirr, Besteck, Gläser, Personal, Getränke, Aufbau und Abbau?
2. Wie sieht das Menü aus: Auswahl, Probeessen, Essen für Kinder und für Dienstleister?
3. Wie gehen Küche und Service mit Allergien und Ernährungsformen um, und wie übergibst du die Liste?
4. Wie läuft der Tag ab: Ankunft, Aufbau, Servierzeiten, Mitternachtssnack, Ende?
5. Wann wird was bezahlt, und bis wann musst du die endgültige Gästezahl nennen?

Der Grund für das Schriftliche ist banal: Drei Wochen und drei Gespräche später weiß niemand mehr, welcher Caterer das Geschirr „natürlich“ dabeihatte und welcher es extra berechnet. Ein Satz in einer E-Mail reicht, damit beide Seiten dasselbe meinen.

Die Fragen ergänzen die Fragen an die Hochzeitslocation. Dort klärst du, ob du überhaupt einen eigenen Caterer mitbringen darfst. Hier geht es darum, was der Caterer leistet, wenn die Antwort ja lautet, oder was die hauseigene Küche anbietet, wenn sie Pflicht ist.

Was im Angebot enthalten ist: Geschirr, Personal, Getränke, Auf- und Abbau

Lass dir als Erstes Posten für Posten sagen, was im Preis pro Person steckt und was zusätzlich berechnet wird, denn die Unterschiede zwischen zwei Angeboten liegen selten im Essen selbst.

Ein Caterer kann nur Speisen liefern, ein anderer bringt Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche, Servicepersonal und Küchenpersonal gleich mit. Beides kann ein gutes Angebot sein, aber es sind zwei verschiedene Leistungen. Wenn du Angebote vergleichen willst, brauchst du dieselbe Liste für beide. Frag deshalb einzeln nach: Wer stellt Geschirr, Besteck und Gläser, und gehört das Spülen dazu? Gibt es Tischdecken und Servietten? Wie viele Servicekräfte sind eingeplant, und für wie viele Gäste?

Dann die Getränke. Manche Caterer rechnen eine Pauschale pro Person ab, andere nach Verbrauch, wieder andere liefern gar keine Getränke und überlassen sie der Location. Frag, was die Pauschale umfasst (Sektempfang, Wein zum Essen, Bar am Abend, Softdrinks, Kaffee), wie lange sie gilt und was passiert, wenn der Abend länger dauert als geplant. Bei Abrechnung nach Verbrauch frag, ob die Rechnung eine Obergrenze hat und wie ungeöffnete Flaschen behandelt werden.

Auch Auf- und Abbau gehören in den Vergleich. Wann kommt das Team, wie viel Platz braucht es in der Küche oder im Zelt, und wer räumt am Ende auf? Frag außerdem nach Fahrtkosten, Zuschlägen für Abend, Wochenende oder Feiertage und nach der Entsorgung von Müll und Resten. Nichts davon ist unseriös, aber es sollte nicht erst auf der Schlussrechnung auftauchen.

Bitte außerdem um eine Aufstellung statt einer Gesamtzahl. Wenn ein Angebot nur „pro Person“ ausweist, kannst du nicht erkennen, ob der Preis für Essen, Service oder beides gilt. Frag, ob Steuern im genannten Preis enthalten sind oder noch dazukommen, und wie lange das Angebot gilt, also bis zu welchem Datum es verbindlich ist.

Menü, Probeessen, Essen für Kinder und Dienstleister

Frag, wie viel Auswahl du beim Menü hast und ob es vor der Entscheidung ein Probeessen gibt, denn das Menü ist der Teil, den deine Gäste am deutlichsten wahrnehmen.

Manche Caterer bieten feste Menüs an, andere stellen mit dir Gang für Gang zusammen, wieder andere arbeiten mit Buffet oder Foodtruck. Frag nach dem Format, das zu deiner Gästezahl und zum Raum passt. Ein Menü mit Auswahl am Tisch braucht mehr Service als ein Buffet, und ein Buffet braucht Platz und Wege. Frag auch, wie viele Gänge es gibt, wie die Reihenfolge von Reden und Essen am besten klappt und ob das Menü saisonal ist. Wenn dein Hochzeitstermin eine bestimmte Jahreszeit hat, kann der Caterer dir sagen, was dann gut ist und was nicht.

Das Probeessen ist kein Luxus. Frag, ob es eines gibt, wie viele Personen kommen dürfen, ob es mit dem Preis verrechnet wird und ob du Gerichte tauschen oder anpassen kannst. Bring jemanden mit, der ehrlich ist. Ein Probeessen zeigt dir nicht nur den Geschmack, sondern auch, wie warm das Essen ankommt und wie der Teller angerichtet wird.

Dazu kommen zwei Gruppen, die gern vergessen werden. Kinder essen oft anders: kleinere Portionen, andere Gerichte, früher am Abend. Frag nach einem eigenen Kindermenü und nach dem Preis dafür. Mehr zur Idee eines eigenen Tisches steht in Kindertisch auf der Hochzeit. Und die Dienstleister, die den ganzen Tag arbeiten (Fotografie, DJ, Band), brauchen ebenfalls etwas zu essen. Frag, ob es dafür ein günstigeres Menü gibt, wann es serviert wird und wo diese Personen sitzen.

Allergien und Ernährungsformen: wie die Liste übergeben wird

Frag den Caterer, in welcher Form er Allergien und Ernährungswünsche haben möchte und bis wann, denn eine Liste in einer WhatsApp-Nachricht am Vorabend ist keine Übergabe.

Vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, halal, koscher: Kaum eine Gästeliste kommt ohne mindestens eine dieser Angaben aus. Frag, welche davon der Caterer ohne Aufpreis abdeckt, wo er Zuschläge nimmt und ob er für Allergien eigene Teller vorbereitet. Wichtig ist auch, wie die Küche zwischen „mag ich nicht“ und „vertrage ich nicht“ unterscheidet. Bei einer echten Allergie muss das Team wissen, ob eine Spur reicht, um ein Problem zu verursachen, und wie es Kreuzkontakt in der Küche vermeidet.

Frag danach, wie der Service die Angaben am Tisch erkennt. Bekommen Gäste mit besonderem Menü eine Kennzeichnung auf der Tischkarte, eine Farbe auf dem Teller oder eine Ansage vom Service? Und wer ist am Abend die Ansprechperson, falls jemand kurzfristig etwas sagt?

Wie du die Angaben von deinen Gästen überhaupt einsammelst, steht in Allergien und Menüwahl abfragen. In MyWedding Planner trägst du die Menüs im Bereich Essen ein, wählst für jede Person das Gericht und vermerkst Ernährungswünsche und Allergien. Es gibt eine Catering-Ansicht, und die Liste lässt sich als CSV-Datei exportieren, pro Gast oder pro Tisch, zum Beispiel für den Caterer. Der Export gehört zum Vollzugang und ist in der kostenlosen Testversion nicht möglich.

Ablauf am Tag: Ankunft, Servierzeiten, Mitternachtssnack, Abbau

Lass dir vom Caterer einen Zeitplan für den Hochzeitstag geben und gleiche ihn mit deinem eigenen Ablauf ab, denn Küche und Service müssen wissen, wann Reden, Torte und Tanz geplant sind.

Frag, wann das Team ankommt, wann es mit dem Aufbau fertig ist und wann der Sektempfang oder das Kaffee-und-Kuchen-Buffet beginnt, falls der Caterer das übernimmt. Frag, wie lange das Abendessen dauern soll und wie viel Zeit zwischen den Gängen liegt. Reden zwischen den Gängen verlängern den Abend, und die Küche muss darauf reagieren können, ohne dass der Hauptgang kalt wird.

Auch der Mitternachtssnack gehört auf die Liste. Ob Currywurst, Gulaschsuppe oder Laugenbrezeln: Frag, ob der Caterer ihn anbietet, was er kostet, ob das Personal dafür noch da ist und ab wann er serviert werden kann. Und frag, bis wann das Team bleibt, wann abgebaut wird und ob eine Überschreitung berechnet wird.

Dazu kommen Fragen zur Küche selbst. Gibt es einen Kühlplatz, Strom, Wasser, einen Platz für warme Speisen? Wenn die Location keine eigene Küche hat, muss der Caterer das mitbringen, und das kostet Zeit und Platz. Wer das klärt, solange noch nichts gebucht ist, hat später weniger Überraschungen. Wie du den ganzen Tag in einen Ablauf bringst, zeigt der Bereich Ablauf in MyWedding Planner: Du trägst Uhrzeiten, Höhepunkte und Zuständigkeiten ein und kannst dem Caterer die Zeiten für Essen und Reden nennen.

Und wenn der Caterer Tische, Servicewege oder Buffetplätze mitplanen soll, bring den Sitzplan mit. So sieht er, wo wie viele Gäste sitzen und wo Platz für Service und Buffet bleibt.

Zahlungen und Fristen: Anzahlung, Restzahlung, endgültige Gästezahl

Frag, wann die Anzahlung fällig ist, wann die Restzahlung und bis zu welchem Datum du die endgültige Gästezahl melden musst, denn an diesen drei Daten hängt dein Zahlungsplan.

Die Gästezahl ändert sich fast immer noch. Frag deshalb, bis wann du sie anpassen darfst, ob es eine Toleranz nach oben oder unten gibt und ob der Caterer nach der Frist eine Mindestmenge berechnet. Frag auch, was passiert, wenn Gäste kurzfristig absagen, krank werden oder zusätzliche Personen mitbringen.

Dazu gehören die Bedingungen für Absage oder Verschiebung. Was kostet es, wenn die Hochzeit verschoben wird? Was gilt, wenn der Caterer selbst ausfällt, und gibt es dann einen Ersatz? Lass dir diese Regeln schriftlich geben, am besten im Vertrag, und lies ihn in Ruhe. Das hier ist eine Fragenliste und kein Rechtsrat: Wenn dir etwas unklar bleibt, lass den Vertrag vor der Unterschrift von einer Fachperson prüfen.

Sobald du dich entschieden hast, überträgst du die Zahlungen ins Budget. In MyWedding Planner siehst du je Posten, was geplant, was gebucht und was noch zu zahlen ist, und trägst Zahlungen mit Fälligkeit und Beleg ein. Wie sich das Catering zu den übrigen Kosten verhält, zeigt Hochzeit: Kosten pro Gast. Wann du den Caterer im Verhältnis zu den anderen Dienstleistern buchen solltest, steht in Wann welche Dienstleister buchen?.

Antworten festhalten und die Angebote nebeneinander legen

Trag die Antworten jedes Caterers noch am selben Tag in dieselbe Tabelle ein, sonst vergleichst du später Erinnerungen statt Angebote.

Die Vergleichstabelle unten hat eine Zeile pro Frage und eine Spalte pro Caterer. Schreib in jede Zelle die Antwort in wenigen Worten, und markier, was du schriftlich bestätigt haben möchtest. Rechne nicht nur den Preis pro Person zusammen, sondern auch alles, was bei einem Caterer enthalten ist und beim anderen fehlt. Erst dann siehst du, welches Angebot wirklich günstiger oder besser ist.

In MyWedding Planner legst du für jeden Caterer eine Dienstleisterkarte an. Du setzt den Status (Angefragt, Angebot erhalten, Gebucht oder Aussortiert) und hängst das Angebot als Dokument an. So liegen Antworten, Angebot und Stand an einer Stelle. In der kostenlosen Testversion ist die Zahl der Dienstleister begrenzt.