Fragen an die Hochzeitslocation: die Checkliste für die Besichtigung

Die kurze Antwort: zwölf Fragen, die über die Location entscheiden

Frag bei jeder Besichtigung zuerst nach Termin, Gesamtkosten, Catering-Regeln und Schluss der Feier, denn an diesen Punkten scheitern die meisten Locations oder werden unerwartet teuer.

1. Ist mein Wunschtermin frei, und gibt es eine Option, wenn ich noch nicht zusagen kann?
2. Feiern wir allein in der Location oder findet am selben Tag eine zweite Veranstaltung statt?
3. Für wie viele Gäste ist der Raum zum Sitzen gedacht, und wie viel Platz bleibt dann zum Tanzen?
4. Was passiert bei Regen, wenn Trauung oder Sektempfang draußen geplant sind?
5. Was kostet die Miete, und was ist darin enthalten (Tische, Stühle, Geschirr, Reinigung)?
6. Gibt es einen Mindestumsatz, und wie wird er berechnet?
7. Wie hoch ist die Anzahlung, wann ist die Restzahlung fällig und wie lauten die Stornobedingungen?
8. Darf ich einen eigenen Caterer wählen, oder gibt es eine feste Küche?
9. Was kosten Getränke: Pauschale, Abrechnung nach Verbrauch oder Korkgeld für mitgebrachten Wein und Sekt?
10. Bis wann darf Musik laufen, und bis wann müssen alle gehen?
11. Wann kann aufgebaut werden, und wann muss alles wieder draußen sein?
12. Wie kommen die Gäste an, und wo können sie schlafen?

Die übrigen zehn Fragen der Checkliste vertiefen diese zwölf. Du musst sie nicht alle stellen, aber du solltest wissen, welche du bewusst weglässt.

So gehst du in die Besichtigung

Geh mit einer ungefähren Gästezahl, deinem Wunschtermin und einer Budgetgrenze in die Besichtigung, sonst kann dir niemand ein belastbares Angebot machen.

Der Betrieb kann nur dann sagen, ob der Saal passt, wenn er weiß, mit wie vielen Gästen du rechnest. Eine Spanne reicht („zwischen 60 und 80“), aber sag sie offen. Genauso wichtig ist ein zweiter Termin, falls dein Wunschdatum belegt ist. Und bring jemanden mit, der nicht verliebt in den Raum ist: Zu zweit sieht man Schönheit, die dritte Person sieht die Steckdosen.

Schreib mit, während du fragst. Am Tag der Besichtigung wirkt jede Antwort klar, eine Woche und drei Locations später verschwimmt alles. Wie du die Antworten ordnest, steht im letzten Abschnitt. Wenn du noch ganz am Anfang stehst, hilft dir Hochzeit planen: wo anfangen?, die Location in die richtige Reihenfolge zu bringen. Wann welche anderen Dienstleister dran sind, zeigt Wann welche Dienstleister buchen?.

Termin, Exklusivität und Kapazität

Klär zuerst, ob dein Termin frei ist und ob du die Location für dich allein hast, bevor du über Details sprichst.

Manche Betriebe feiern am selben Wochenende zwei Hochzeiten oder lassen im Restaurant nebenan den normalen Betrieb laufen. Das muss kein Ausschlusskriterium sein, aber du solltest es wissen, bevor du dir die Kulisse für deine Trauung ausmalst. Frag auch, ob es eine Option gibt: Manche Orte halten einen Termin für einige Tage unverbindlich, andere nicht.

Bei der Kapazität zählt nicht die Zahl auf der Website, sondern das, was auf deinen Plan passt. Eine Location, die „bis 120 Personen“ angibt, meint oft eine Bestuhlung ohne Tanzfläche. Lass dir zeigen, wie der Raum bei deiner Gästezahl aussieht: wo die Tische stehen, wo getanzt wird, wo das Büfett oder die Bar Platz findet. Wenn du runde Tische planst, schau in Tischordnung mit runden Tischen, wie viel Platz die Tische tatsächlich brauchen.

Und dann der Regen. Wer draußen heiraten oder anstoßen will, braucht einen Plan B, der nicht nur auf dem Papier existiert. Frag, ob dieselbe Gästezahl im Innenraum Platz hat, wer entscheidet, ob die Feier draußen stattfindet, und bis wann diese Entscheidung fallen muss.

Kosten und Vertrag: Miete, Mindestumsatz, Anzahlung, Storno

Lass dir alle Kosten schriftlich auflisten, auch die kleinen, denn bei Locations steckt das Geld oft in Posten, die in der ersten Zahl nicht auftauchen.

Frag zuerst, was die Miete einschließt. Sind Tische, Stühle, Geschirr, Gläser, Tischdecken, Endreinigung und Personal dabei oder kommt das einzeln dazu? Manche Betriebe rechnen mit einer Raummiete, andere verlangen stattdessen einen Mindestumsatz, den du über Essen und Getränke erreichen musst. Frag in jedem Fall nach, wie dieser Mindestumsatz berechnet wird, ob die Miete darauf angerechnet wird und was passiert, wenn weniger Gäste kommen als geplant.

Dann die Zahlungen. Wann ist eine Anzahlung fällig, wann die Restzahlung, und ab wann gilt das Datum als verbindlich? Besonders wichtig sind die Stornobedingungen: Was passiert, wenn du absagen musst oder der Termin sich verschiebt? Und was gilt, wenn die Gästezahl sinkt? Bis wann kannst du sie anpassen?

Frag außerdem nach den Nebenkosten: Strom, Heizung oder Klimaanlage, Müllentsorgung, Parkplätze, Sicherheitsdienst, Schlüsselübergabe außerhalb der Bürozeiten. Nichts davon ist ungewöhnlich, aber es sollte nicht erst auf der Schlussrechnung stehen.

Zur Rechtsfrage: Das hier ist eine Fragenliste und kein Rechtsrat. Lies den Vertrag in Ruhe durch, bevor du unterschreibst, und lass ihn bei Unsicherheit von einer Fachperson prüfen. Wie sich die Kosten in dein Gesamtbudget einfügen, erklärt Hochzeitsbudget.

Essen und Getränke: eigener Caterer, Korkgeld, Kuchen

Frag früh, ob du deinen Caterer selbst wählen darfst, denn davon hängt ab, wie viel Spielraum du bei Menü und Preis hast.

Manche Locations arbeiten nur mit der eigenen Küche, andere mit einer Liste zugelassener Caterer, wieder andere lassen dir freie Wahl. Keine dieser Regeln ist schlecht. Schlecht ist nur, sie erst nach der Zusage zu erfahren. Wenn du einen Caterer ins Auge gefasst hast, nenn ihn gleich bei der Besichtigung und frag, ob es dafür eine Gebühr gibt.

Bei Getränken gibt es drei übliche Modelle: eine Getränkepauschale pro Person, Abrechnung nach Verbrauch oder die Möglichkeit, eigene Getränke mitzubringen. Im letzten Fall heißt die Gebühr Korkgeld. Lass dir erklären, was genau eingeschlossen ist (Sektempfang, Wein zum Essen, Bar am Abend), und wie lange die Pauschale gilt.

Für Kaffee und Kuchen am Nachmittag gilt dasselbe. Darfst du Kuchen von Familie und Freunden mitbringen, oder gibt es eine Kuchengebühr? Gibt es Kühlmöglichkeiten, Geschirr und Personal zum Servieren? Wie das Kuchenbüfett bei vielen Hochzeiten funktioniert, steht in Kaffee und Kuchen bei der Hochzeit.

Frag zuletzt, wie die Küche mit Allergien und besonderen Ernährungswünschen umgeht und ob es für Kinder eine eigene Auswahl gibt.

Ablauf und Technik: Schluss der Feier, Lautstärke, Strom, Aufbau

Frag nach der genauen Uhrzeit, zu der Musik und Feier enden müssen, denn diese Grenze bestimmt, ob dein Abend so aussehen kann, wie du ihn dir vorstellst.

Wie früh Schluss sein muss, hängt von der Gemeinde und von der Location ab, und drinnen und draußen kann es verschiedene Regeln geben. Lass dir deshalb von der Location konkret sagen, was bei ihr gilt, und frag nach, ob es Ausnahmen gibt und ob die Nachbarschaft bekannt ist. Eine Zahl aus dem Internet hilft dir nicht weiter, die Antwort kann nur der Betrieb oder die Gemeinde geben.

Frag nach den Aufbauzeiten: Wann darfst du oder dein Dekoteam in den Raum, und wann muss alles wieder draußen sein? Wer räumt auf, wer hat den Schlüssel, und wie kommen große Dinge wie Technik, Blumen oder die Hochzeitstorte hinein?

Technik ist der Punkt, der bei Besichtigungen am häufigsten untergeht. Wie viele Steckdosen gibt es, und wo? Ist eine Musikanlage vorhanden, oder bringen DJ oder Band eigene mit? Gibt es einen Platz, an dem die Technik stehen kann, ohne dass das Kabel quer durch den Raum läuft? Gibt es WLAN, falls du Fotos teilen oder einen Livestream nutzen willst? Und wo ist die Küche im Verhältnis zum Saal, damit das Essen warm ankommt?

Lass dir auch zeigen, wo Toiletten, Garderobe und ein ruhiger Platz für das Paar sind. Bei einem Raum, den du für deine Hochzeit umbaust, solltest du außerdem erfahren, was du an Dekoration anbringen darfst (Kerzen, Nägel, Klebeband, Konfetti).

Anreise und Übernachtung

Frag, wie deine Gäste zur Location kommen und wo sie schlafen können, denn eine schöne Location nützt wenig, wenn die Hälfte der Gäste abends nicht mehr nach Hause kommt.

Prüf die Anreise ehrlich: Gibt es einen Bahnhof oder eine Haltestelle in der Nähe, fährt abends noch etwas, und reicht der Parkplatz für die Autos deiner Gäste? Wenn die Location abgelegen ist, frag nach einem Shuttle oder nach Taxiunternehmen, die den Ort kennen. Auch Fahrgemeinschaften unter den Gästen können helfen.

Bei Übernachtung gibt es drei Fälle: Die Location hat eigene Zimmer, es gibt Hotels in der Nähe, oder die Gäste müssen weiter weg. Frag, ob ein Zimmerkontingent möglich ist, bis wann es abgerufen werden muss und wer bei nicht belegten Zimmern zahlt. Frag auch, ob das Paar am Hochzeitsabend vor Ort schlafen kann und ob ein Frühstück oder Brunch am Tag danach möglich ist.

Denk außerdem an Gäste, die schlecht zu Fuß sind. Gibt es Treppen, Kies oder lange Wege? Ist die Location barrierefrei zugänglich, und gibt es entsprechende Toiletten?

Nach der Besichtigung: Antworten notieren und Angebote vergleichen

Halte die Antworten noch am selben Tag fest, und zwar pro Location an einer Stelle, sonst vergleichst du später Erinnerungen statt Angebote.

Die Checkliste unten hat dafür eine Spalte. Schreib dort ein, was der Betrieb gesagt hat, und markier, was du schriftlich bestätigt haben möchtest. Für den Vergleich von zwei oder drei Locations legst du dir eine einfache Tabelle an, mit den Locations in den Spalten und diesen Zeilen: Termin und Option, Mietpreis und Inhalt, Mindestumsatz, Anzahlung und Storno, Caterer-Regel, Getränkemodell, Schluss der Feier, Aufbau und Abbau, Anreise, Übernachtung, dein Bauchgefühl. Damit siehst du auf einen Blick, wo sich die Angebote wirklich unterscheiden.

In MyWedding Planner legst du für jede Location eine Dienstleisterkarte an. Du setzt den Status (Angefragt, Angebot erhalten, Gebucht oder Aussortiert) und hängst das Angebot als Dokument an. So hast du Antworten, Angebot und Stand an einer Stelle.

Sobald du dich entschieden hast, überträgst du die Zahlungen ins Budget. Dort siehst du je Posten, was geplant, was gebucht und was noch zu zahlen ist, und trägst Zahlungen mit Fälligkeit und Beleg ein. Und wenn der Raum feststeht, zeichnest du ihn im Sitzplan mit Tischen und Hindernissen nach und setzt die Gäste per Drag-and-drop. Mehr dazu in Sitzplan für die Hochzeit.